エクセルで重複データを確認！COUNTIF関数の使い方 [エクセル（Excel）の使い方] All About

エクセルで重複データを確認を確認する方法

顧客マスタなど、重複データしたデータが入力されていてはいけないリストがあります。そして、この重複データが入力されているかどうかを、目で追って確認するのは大変な作業になります。そこで、今回の記事では、ワークシート関数を組み合わせて、重複データのチェックを効率的に行う便利なテクニックを紹介します。

＜目次＞

重複データをチェックするには

重複データと重複していないデータ。これらの違いは「出現回数」です。重複していないデータの出現回数は「1」ですが、重複データの出現回数は「1」以外の数になります。

そこで、重複データをチェックするときに活用したい関数がCOUNTIF関数です。

COUNTIF関数は「特定のセル範囲内で、あるデータが入力されているセルの個数を数える」関数。まさに、データの出現回数を数えたい重複データチェックで利用できる関数ですね。

しかし、あるデータが出現した回数を表示しても、今度は「1」以外の数値を探す必要があります。この作業も、目で追って確認していては間違いを起こす可能性があります。

そこで、IF関数を組み合わせて、『出現回数が「1」でないときは「重複」という文字列を表示し、そうでないときは何も表示しない』といった数式を作成します。これなら、ひと目で重複しているデータを見つけることができますね。

COUNTIF関数の基本

COUNTIF関数の構文は次の通りです。

※今回の組み合わせ術とは直接関係ありませんが、COUNTIF関数の引数「検索条件」の指定方法を工夫すると、様々な活用法が考えられます。

COUNTIF関数の使い方

例えば、セルB2～B7に、次のように「Yes」と「No」が入力されています。ここで、セルB9に「=COUNTIF(B2:B7,"Yes")」と入力します。検索範囲に「セルB2～B7」を指定し、検索条件に「"Yes"」、つまり「『Yes』と入力されているセル」を指定します。

すると、COUNTIF関数を入力したセルに「Yes」と入力されているセルの個数「4」が表示されます。

しかし、検索の条件となっている「Yes」が関数の中に記述されているので、何のデータが入力されているセルの個数なのかがわかりづらいですね。また、「No」が入力されているセルの個数を求めたいとき、また同じように関数を入力する必要があるので、少々面倒です。

そこで、今度は、セルA9に「Yes」と入力して、検索条件にセルA9を指定します。これなら、何のデータの個数を求めているかわかりやすくなります。

また、範囲に指定したセル範囲を絶対参照に変換すれば、セルA10に「No」と入力し、オートフィルを使ってセルB10に関数を入力すれば、簡単に「No」が入力されているセルの個数「2」を求めることができます。

アンケート集計などに便利なCOUNTIF関数

COUNTIF関数は、アンケート集計などで利用できます。例えば、次のサンプルでは、セル範囲B3～D6にアンケート結果が入力されていて、セル範囲B10～D12にはアンケートの集計結果を表示するCOUNTIF関数が入力されています。

今回の組み合わせ術とは直接関係がありませんが、複合参照の復習にもなるので、簡単に入力している数式について紹介しておきましょう。

セルB10には、セル範囲B3～B6を検索範囲とし、「セルA10の入力データの左から1文字目」の文字列が入力されているセルの個数を求める数式「=COUNTIF(B$3:B$6,LEFT($A10,1))」が入力されています。

LEFT関数については、ガイド記事「文字列の取り出し自由自在」をご覧下さい。

ここでは、複合参照を利用してセル範囲を記述しているので、集計結果を表示したいその他のセルにオートフィルで数式を入力できます。COUNTIF関数の「範囲」に指定した「B$3:B$6」は「3行目～6行目」の指定だけが固定されているので、C11のセルであれば、オートフィルにより「C$3:C$6」となり、Q2のアンケート結果範囲が参照されます。

複合参照については、ガイド記事「オートフィルのための数式作成（後編）」をご覧下さい。

また、COUNTIF関数の「検索条件」に指定した「LEFT($A10,1)」は「A列」の指定だけが固定されているので、C11のセルであれば、オートフィルにより「LEFT($A11,1)」と入力され、「2：普通」の集計条件を参照できます。

重複データをCOUNTIF関数でカウントしよう

ここでは、次のような顧客マスタデータをサンプルとして、重複データをチェックする方法を解説します。

ひとまず、顧客名について重複をチェックしてみましょう。

重複をチェックする範囲はセルB4～B10です。しかし、今後、マスタデータが増えていく可能性もあるので、ここでは、B列全体をチェック範囲とします。そして、B列の各行のセルを検索条件に指定して、「各行のセルに入力されているデータ」が入力されているセル、つまり重複データをB列内で検索して、そのセルの個数を求めます。個数は関数を入力したセルに表示されます。

この数式を各行にコピーすれば、各行のデータについて、検索範囲内に入力されている個数を求めることができます。この個数が「1」より大きい行に、重複データが入力されている、ということになるわけですね。

COUNTIF関数とIF関数を組み合わせた式を作成しよう

さて。これでCOUNTIF関数によってデータの個数が求められたわけですが、個数が「1」より大きい行を判別するのも面倒ですね。そこで、IF関数を組み合わせて、重複データが際立つように工夫します。

次のように、COUNTIF関数の結果が「1」より大きい場合は「重複」と表示し、それ以外は空白にします。IF関数の条件式の中にCOUNTIF関数を埋め込んでいる点がポイントです。