求人応募電話のかけ方と担当者への聞き出し方とは
インターネットの求人情報サイトや企業HPを見て応募する場合は、ｅメールでの問い合わせならび応募が当たり前になっていますが、求人情報誌など紙媒体では、応募方法として「電話の上、履歴書持参で面接にお越しください」とか、「電話連絡の上、履歴書、職務経歴書を郵送」などと、まずは電話連絡を入れるように指定している会社が少なくありません。この電話連絡によって、応募資格を事前に確認したり、面接の日時を調整する目的からです。
電話では、相手の顔が見えないだけに安易な対応をしがちですが、面接はこの時点から始まっていると考えなければなりません。不快な印象を持たれてしまうと、マイナスからのスタートになることもありますから、言葉遣いやマナーには十分留意して掛けたいものです。
＜目次＞
求人応募電話のやり方1：情報が出たその日の朝がねらい目
求人を告知した以上、人事担当者とすれば応募者からの反応が気になるところです。自分が不在の場合の対応も含めて、掛かってきた電話にはすぐに応じられるように態勢を整えてベルが鳴るのを待っています。ですから、電話を掛ける時間帯については、先方の勤務時間帯である限り、それほど気をつかう必要はありません。むしろ、情報誌の発売日や新聞に求人情報が掲載されたその日の朝一番に電話をすると、「おっ、きたきた」という感じで、機嫌良く対応してもらえるのではないでしょうか。ただし、いくつか問い合わせたいことがあって、時間を取らせそうなときは、初めに「いまお時間はよろしいでしょうか」などと、相手の都合を確かめておくのがエチケットです。
求人応募電話のやり方2：静かな場所を選んで掛けよう
携帯電話を使えばどこにいても電話は掛けられますが、だからといって、電車やクルマで移動しながら、あるいは歩きながらでは失礼です。騒音でお互いに相手の声が聞き取れにくくなるだけでなく、電波状態が悪いと話の途中で通話が切れてしまいます。音質を考慮した場合、できれば自宅の回線電話を使用したいところですが、出先から携帯電話や公衆電話で掛けるときは、静かで落ち着いて掛けられる場所を選ぶようにしましょう。面接の日時や面接会場までの交通などメモを取る場合のことも考えると、できればテーブルのある場所が適当です。
勤めながら会社に黙って転職活動している人は、会社から掛けるのはもってのほかですが、会社の外であっても同僚に悟られないよう気をつけなければなりません。
求人応募電話のやり方3：前もって要点を整理しておく
要領を得ない電話ほどイライラするものはありません。応募先に問い合わせしたいことがあるときは、あらかじめ質問を整理し、メモを用意しておきましょう。ただ、電話では十分な説明を得られないこともあります。一通り聞いても納得できなかったり、新たな疑問が生じることもあるかもしれませんが、相手も忙しい身ですから、しつこく聞き出そうとすると嫌われてしまいます。疑問点は面接の際にでも改めて確認すればいいことですから、電話は手短にすませるようにしましょう。
求人応募電話のやり方4：給与や待遇についての質問は避ける
業務内容や年齢制限など応募資格要件について質問するのはかまいませんが、給与や休日その他待遇に関する質問は避けたほうが無難です。面接前の、応募者の能力を判断しようのない段階で聞かれても、会社としては答えようがないからです。休みは何日あるのか、福利厚生はどうなっているのかといった質問も、それしか関心のない人＝仕事への意欲を期待できそうにない人と受け止められる恐れがあります。どうしても確認しておきたければ、「完全週休二日制ですか」とか、「○○制度とはどういうものなのでしょうか」などと、具体的に質問し、基本的な部分さえわかればそれでよしとしましょう。
求人応募電話のやり方5：先方がでたらまず名前を告げよう
電話での問い合わせ、応募連絡に際して、「○○で御社の求人を見たのですが」としか言わず、自分の名前を伝えようとしない応募者もいるようです。当然、会社は「お名前は？」と確認してきますが、初めから名乗らないのはそれだけでマイナスです。会社によっては人事直通の電話番号を記載している場合がありますが、この場合でも、目当ての採用担当者が直接電話に出るとは限りません。先方が出たら、「応募の件でお電話させていただきました○○と申します。採用ご担当の方をお願いします」と電話の主旨と名前、話したい相手を告げ、担当者につないでもらいましょう。
担当者につながっても、いきなり「二、三おたずねしたいことがあるんですが」などと切り出すのではなく、再度、電話の主旨と名前、要件を伝え、用件に入ります。用件がすみ、電話を切るときは、「それでは、よろしくお願いします」とか、「ありがとうございました」などと終了のあいさつを忘れないこと。さらに、通話が終わったあと、掛けた自分の方から先に切るのがマナーです。
求人応募電話のやり方6：応対から会社の善し悪しをチェックする
多くの会社で、新入社員の導入研修のカリキュラムに「電話のかけ方、受け方」を組み込んでいます。電話の応対一つが企業イメージに直結するからです。問い合わせ、あるいは応募の電話を掛けたときは、自分の言葉遣いやマナーに気配りするだけでなく、応募先の応対にも注意してみましょう。電話の受け方として、一般的には、３回以上ベルを鳴らさない、受話器を取ったら社名、課名を名乗る、担当者が不在の場合は「よろしければご用件をお伺いしておきますが」などと用件を尋ねた上で、伝言を頼まれたときは要点をメモし、復唱して再確認する、自社の社員には上司であっても敬語を使わない----などとして教育されているはずです。
にもかかわらず、電話にすぐ出ない、取り次ぎに時間がかかる、取り次ぎのたらい回しをする、電話中に周囲で騒いでいる声や音が入る、「S課長はいま外出中です」などと上司に敬称を付けたり、言葉遣いが丁寧でない状況がうかがえるようであれば、社員教育が徹底しない会社と見ていいのではないでしょうか。募集広告を出しておきながら、担当者が不在という会社も採用に熱心でないのではと疑ってかかるべきです。
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