Zoomを使って取引先とオンライン商談する際のマナーとは
Zoomを活用したオンライン商談のポイント
オンライン商談の準備をする
まず商談時間を取引先とメールや電話で打合せします。日時、商談に要する時間はもちろんですが商談に参加する相手先のメールアドレスを確かめます。Zoomは無料で使え1対1の商談なら時間無制限ですが、3人以上の場合は40分の時間制限があります。取引先が2名以上の場合もあるので事前に有料版アカウントを用意しましょう。複数の営業で共用するなら代表メールを有料アカウント設定し、Zoomで表示される名前には社名が出るように設定しましょう。
相手のPCにカメラがついているかどうかも確認が必要です。もちろん外付けカメラでもかまいません。カメラがなく先方の了承が得られればスマホでZoomに参加してもらう手もあります。
取引先がZoomを初めて使用する場合は、あらかじめダウンロード手順を伝えPCに事前ダウンロードしてもらいます。
【参考記事】Zoomとは？ 初心者でも分かる特徴や他サービスとの違い
商談は事前招待する
Zoomでミーティング日時を設定します。Zoomでは設定したミーティングへの参加方法が表示され、参加方法にはURLをクリックするかミーティングIDとパスワードを入力する2つの方法があります。参加方法をそのままコピーしてメールで送るのではなく、どちらか一方（おすすめはURLをクリック）にします。2つの参加方法を送ると相手がZoomに慣れていない場合、どちらで参加すればよいか、けっこう戸惑います。事前連絡には参加方法だけではなく商談の簡単な流れなども添えてメールを送ります。
商談日 朝に再度、連絡
商談当日の朝には「本日、〇〇時から商談をお願いします」というメールを送りますが相手が前回のメールを削除している可能性がありますので再度、参加方法を記載しておきます。商談では画面共有を使ってPCに入っている資料をプレゼンできますが、相手は画面で見るだけですので、じっくり見てほしい場合は添付ファイルやファイル転送サービスを使って事前に資料を送付しておきます。商談シナリオを用意しておきましょう。シナリオには大まかな時間配分としゃべるポイントなどを明記しておきます。特にクロージングをどうするかが重要です。取引先に検討の時間が必要な場合は次回の商談時間を最後に合意できるようにしておきましょう。PCの横には時計をおいてタイムキーピングできるようにします。
今後もオンライン商談は続きますので会議室の一つはオンライン商談用にしておきましょう。記者会見などでよく後ろに会社名が入った衝立が映りますがインタビューボードと呼ばれるものです。会議室の壁が背景よりかは印象がよくなります。
自身がZoomに慣れていない場合は同僚に協力してもらって予行演習をしておきましょう。
自宅で商談する場合
ピンポンはオンライン商談アルアル 置き配してもらいましょう
Zoomでは仮想背景が設定できますが少し前のパソコンだとクロマキーが必要になります。クロマキーとは、よくテレビでタレントとCGを合成（クロマキー合成）する時に使っている緑色の布のことです。仮想背景に使える画像はZoomでも用意していますが、手持ちの写真も使えるので会社のロゴが映った社屋の写真などを用意しておくとよいでしょう。
また家族が邪魔をしないように商談の時間は伝えておきましょう。困るのが宅配便で商談中に「ピンポン！」はオンライン商談アルアルです。ドアに「オンライン商談中です。荷物は玄関に置いておいてください。もしくは〇〇時以降に再配達をお願いします。」と貼っておきましょう。
女優ライトで印象よく
照明も重要です。営業はやはり第一印象なので女優ライトと呼ばれる自身の顔を照らすライトを用意した方がよいでしょう。卓上スタンドで代用してもかまいません。窓の外の工事の音などをPCのマイクが拾ってしまいますので集音効果が高いマイクがついたヘッドセットを用意します。カメラ位置も重要です。PCを机の上に置いたままにするとカメラは下から見上げる形になります。PCの下に本などを重ねて目線とカメラがあうようにしましょう。
忘れがちですが商談で画面共有する資料は事前に立ち上げておきましょう。これですと画面共有でクリックするだけで資料の説明にすぐ入れます。通信環境によりますが相手には若干、遅れ気味で表示されますので対面の商談よりも一呼吸おいて、少しゆっくりめで話をしましょう。
開始10分前にはミーティングを立ち上げて取引先が参加するのを待ちます。相手が慣れていない場合は電話でのサポートが必要になりますので、スマホの番号も聞いておきましょう。
新規開拓のオンライン営業は難しい
既存の取引先は相手との関係が構築済みですのでオンライン商談が可能ですが、新規開拓でのオンライン商談はハードルが高く各社とも模索が続いています。効果が少なくてもホームページのお問い合わせにオンライン商談が可能ですと明記し、商談の予約方法や手順は書いておきましょう。コロナ禍ではいくつかの試みが始まっており、お客さんが店に設置されたテレプレゼンスロボットにZoom経由でアクセスし操作することで店側が商品を説明できる接客やVRを使ったバーチャル展示会が始まっています。ただ、これはというモデルが登場していないのが現状です。
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