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新入社員のためのメールマナー(宛名と挨拶文)

社会人の第一歩を踏み出したフレッシュマンには、学生時代と違うビジネスの世界が待っています。例えばメールは取引先とのやり取りが中心で、友人へ携帯メールを出すようにはいきません。フレッシュマンとしてのメールマナーについて学びましょう。

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フレッシュマンとしてのメールマナーについて学びましょう

フレッシュマンとしてのメールマナーについて学びましょう

社会人の第一歩を踏み出したフレッシュマンには、学生時代と違うビジネスの世界が待っています。

例えば、取引先とのやり取りはメールが中心で、友人へ携帯メールを出すようなわけにはいきません。宛名や挨拶など、注意しないといけない点が多々あります。今回は、フレッシュマンとしてのメールマナーについて学びましょう。

メールの宛先は正確に記載する

取引先にメールを出す場合、まずは宛先から入力します。会社名、部署名、担当者名(フルネーム)の順番です。

<例>
株式会社オールアバウト
営業部第1課
水谷 哲也様

相手から「(株)オールアバウト」と省略したメールが届いたとしても、送る時は省略してはいけません。きちんと「株式会社」にします。また、株式会社が会社名の前か後ろにあるのか注意が必要。順番には意味があり、間違えると名前を間違うのと同じで失礼にあたります。

会社なので「株式会社」だろうと思い込まず、会社形態には、有限、合同(LLC)、合名、合資会社があることに注意しましょう。相手からもらった名刺があるのなら、見ながら正確に入力します。業種によりますが、有限責任事業組合(LLP)、農事組合法人、NPOへ送る場合もあるので、名刺に記載されている名称をよく確認すること。

相手の肩書を忘れずつける

相手の肩書も忘れずつける

相手の肩書も忘れずつける

相手に部長や課長などの肩書きがある場合は「営業部第1課 課長」と肩書きをつけます。担当者ではなく部署にメールを出す場合は、「営業部第1課 御中」と手紙と同様に御中をつけます。部署名などが分からない場合は、「営業担当者様」でかまいません。

相手と何度もメールのやり取りをし、お互いに気心もしれてきたら会社名などは省略して「○○様」と担当者名でやり取りをしてもよいでしょう。ただ、年の離れた目上の人に対してはフォーマルな宛先にしましょう。

悩ましいのが標準辞書には入っていない名前です。百貨店・高島屋の高は正式にはハシゴ高で、普通の高ではありません。山崎の崎にもいろいろな字がありますがメールの場合、文字化けしてしまう可能性が高いので標準辞書の字で代用せざるをえません。

更新日:2013年07月30日

(公開日:2010年03月15日)

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