新入社員としてのメールマナーを学ぼう

新入社員としてのメールマナーについて学びましょ

新入社員としてのメールマナーについて学びましょ

社会人の第一歩を踏み出した新入社員には、学生時代と違うビジネスの世界が待っています。

例えば、取引先とのやり取りはメールが中心で、友人へ携帯メールを出すようなわけにはいきません。宛名や挨拶など、注意しないといけない点が多々あります。今回は、新入社員としてのメールマナーについて学びましょう。

メールの宛先は正確に記載する

取引先にメールを出す場合、まずは宛先から入力します。会社名、部署名、担当者名(フルネーム)の順番です。

<例>
株式会社オールアバウト
営業部第1課
水谷 哲也様

相手から「(株)オールアバウト」と省略したメールが届いたとしても、送る時は省略してはいけません。きちんと「株式会社」にします。また、株式会社が会社名の前か後ろにあるのか注意が必要。順番には意味があり、間違えると名前を間違うのと同じで失礼にあたります。

会社なので「株式会社」だろうと思い込まず、会社形態には、有限、合同(LLC)、合名、合資会社があることに注意しましょう。相手からもらった名刺があるのなら、見ながら正確に入力します。業種によりますが、有限責任事業組合(LLP)、農事組合法人、NPOへ送る場合もあるので、名刺に記載されている名称をよく確認すること。

相手の肩書を忘れずつける

相手の肩書を忘れずにつける

相手の肩書を忘れずにつける

相手に部長や課長などの肩書きがある場合は「営業部第1課 課長」と肩書きをつけます。担当者ではなく部署にメールを出す場合は、「営業部第1課 御中」と手紙と同様に御中をつけます。部署名などが分からない場合は、「営業担当者様」でかまいません。

相手と何度もメールのやり取りをし、お互いに気心もしれてきたら会社名などは省略して「○○様」と担当者名でやり取りをしてもよいでしょう。ただ、年の離れた目上の人に対してはフォーマルな宛先にしましょう。

悩ましいのが標準辞書には入っていない名前です。百貨店・高島屋の高は正式にはハシゴ高で、普通の高ではありません。山崎の崎にもいろいろな字がありますがメールの場合、文字化けしてしまう可能性が高いので標準辞書の字で代用せざるをえません。

書き出しには一行添える

メールの書き出しには一行添える

メールの書き出しには一行添える

次に書き出しについて。無難なのは「いつもお世話になっております」という書き出し。ビジネスメールですので、「平素は格別のご高配をたまわり、厚く御礼申し上げます」や「拝啓」といった時候の挨拶は必要ないです。

忙しい人にとっては反対に回りくどく感じてしまいます。「いつもお世話になっております」程度でかまいませんが、これだけでは味気ないので季節の話題など1行添えると効果的。

<例>
いつもお世話になっております。
上野公園の桜も満開となり、春本番ですね。

冒頭でまず名乗りましょう

書き出しの次は、名乗ります。携帯メールでは、相手に登録された名前が表示されるので名乗らないのが普通ですが、ビジネスメールではご法度。

<例>
いつもお世話になっております。
花岡商事株式会社の東 俊一(ひがし しゅんいち)です。

フルネームで名乗るのが基本ですが、何回もやり取りしている相手には姓だけでもかまいません。難読漢字の名前や俊一(としかず、しゅんいち)のように、いくつも読み方がある場合は括弧で読み仮名をつけます。

<宛名と挨拶文の例>
株式会社オールアバウト
営業部第1課
水谷 哲也様

いつもお世話になっております。
上野公園の桜も満開となり、春本番ですね。
花岡商事株式会社の東 俊一(ひがし しゅんいち)です。

本文一行あたりの文字数は35字まで

本文の1行あたりの文章は、長くても全角(漢字)35文字までにしましょう。これは読みやすさの面もあります。加えて、返信する時に「>」の返信マークが追加されることによって、1行で届いた文章が2行にわたる文章となってしまいます。長くても1行35文字以内で改行しましょう。

携帯メールと違い、会社で使うメールは取引先に送るものです。舌足らずな表現になっていないか、反対に冗長すぎないか、誤字や脱字がないか確認をしましょう。丁寧な表現にしないといけないと間違った敬語の使い方をしている時もあります。注意しましょう。

→ 新入社員のためのメールマナー(署名と送信者名)

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