ビジネスマナー/報告・連絡・相談の基本

報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本

「報告」「連絡」「相談」をただ伝えるだけでなく、相手に理解してもらうことが肝心です。今回はその目的と必要な理由、それぞれの心構えや要点・注意点、言葉遣いを説明します。

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「報告」をする側の心構えと要点・注意点

報告や連絡は相手の大切な時間を戴く行為。それをダラダラと無駄にしないように内容はまとめておきます
1.相手の都合を確認する
多忙な上司に時間を割いてもらうわけですから、都合を確認するのはビジネスマナーの基本。先輩や同僚への相談も同様ですね。

急ぎの報告ではない場合は、相手の状況を見て報告をあとにするか、メモに書いて伝えるなどの方法をとりましょう。

2.指示した上司に直接報告する
他人を介して報告するのは、報告とはいえません。あなたに指示をした上司に直接報告するのが義務。これもビジネスマナーの基本です。

3.重要な報告はすぐに行なう
上司が忙しそうだからといって報告が遅れると、仕事に支障をきたすことがあります。対策を講じるなど一刻も早い判断が必要とされる報告や、関係者にすぐにフィードバックする必要のある内容の場合、すぐに上司に直接報告しましょう。

4.結論を先に伝える
上司は、まず結果を知りたがっています。前置きはできるだけ短く、途中の経過説明や原因、分析は、相手から求められたら詳しく話すようにしましょう。なお、できなかった言い訳や苦労話は、基本的には不必要です。

5.「事実」と「意見・憶測」は分けて報告する
注意すべきことは、客観的な事実を正確に伝えること。自分の意見や憶測を話す場合は事実を報告し、そのあとで「これは私の憶測ですが……」「あくまでも私見ですが……」と断ってから伝えましょう。事実と憶測、意見や願望を一緒に報告すると、上司の判断を誤らせてしまうことになりかねないからです。

6.口頭か文書での報告かを選ぶ
急いでいる場合やごく簡単な内容の報告の場合は、顔を合わせて口頭で伝えるのがよいでしょう。相手が出張中なら電話で報告するのが確実です。

報告する内容が複雑な場合、データや図表など適切な資料を添えて上司が理解しやすいように説明しなければいけません。その際は、先に口頭で結論だけ話し、できるだけ早く文書による報告を行ないましょう。

7.こまめに報告する
例えば「予定より時間がかかりそうな時」、反対に「予定よりも早く終わりそうな時」は、仕事が終わってから報告するのではなく、事前に報告しましょう。あなたに指示を出した上司は、全体の進捗を見渡し次の段取りを考えながら仕事を進めています。仕事の見通しを把握している上司は、他の人にあなたのヘルプを頼んだり、あなたを周囲のヘルプにまわらせることもできるのです。

長期的な仕事の場合は、1日に1度、あるいは仕事の区切りごとに進捗状況を報告しましょう。上司は、全体と個々の進み具合の両方を見ながらプロジェクトを運営しています。中間報告は、お互いが安心して仕事を進めるために大切な報告なのです。

8.ミスやトラブルはすぐに報告する
ミスを犯した時、トラブルになりそうな時、あるいはやトラブルに遭遇した時は、すぐに上司や先輩、同僚などに状況を報告し、情報を共有するようにしましょう。的確な対処法を助言してくれたり、冷静な判断を下してくれたりするのは、やはり経験に長けた人たちです。素早い報告が、ミスやトラブルを最小限にとどめることにもつながります。

9.報告する際にメモを持参する
報告を聞いた上司は、それをもとに軌道修正を指示したり、次の戦略を伝えたりすることがあります。重要な事柄は必ずメモを取るようにしましょう。これは上司からの指示や命令を受ける時や「相談」をする際にも必要なビジネスマナーです。ぜひ習慣化しておきましょう。

更新日:2013年11月01日

(公開日:2009年09月26日)

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