メールによるホウレンソウの注意事項

最近では真向かいにいる上司に対してもメールで報告、連絡するという話があるほどです。急ぎの場合は当然対面か電話。やむを得ずメールの場合には受領メールを確認するまでは報告、連絡業務は終了していません
時間や場所を選ばないことや、同時に複数の相手に届けられることから、ホウレンソウの手段として定着したメールですが、同時に弊害も生まれています。

1.送信=報告や連絡ではない
送った側は「メール送信」=「報告を終えた」「連絡した」と思い込みがちですが、相手がメールを見て内容を理解するまで、報告や連絡はまだ終わっていません。特に重職にある上司は、送られてくるメールの量があまりにも多くて、あなたのメールを見落としているかもしれません。「伝えた」つもりが、1週間経っても上司に「伝わっていなかった」といったこともあります。

2.メールを使わない方がよいケース
隣の席の人へ口頭でならすぐに伝えられるのに、わざわざメールで連絡する人が増えていると聞いています。もらった側は、「オフィスで長時間直接顔を合わせているのに、どうしてすべての連絡がメールなのか」と、不可解な思いを抱くのではないでしょうか。すぐに伝えなければいけない報告や連絡の場合、直接顔を合わせて伝えるか、電話で伝えるのが確実です。

3.「受け取った」という返信は迅速に
メールによる「ホウレンソウ」を受信した際のマナーは、当然のことながら「返信」を送ることです。先に説明したように、送信したからといって相手がメールをすぐに見ているとはかぎりません。

送った側は、「返信」があるまできちんと届いたのか、そして正しく伝わったのか常に不安な状態です。ですから、メールによる「ホウレンソウ」を受信したら、必ず「メール受け取りました」「承知致しました」といった簡単な返信だけでも、できるだけ早くしましょう。すぐに回答できない複雑な報告や依頼の場合は、「内容を検討してから、改めて連絡します」と一言添えて返信するのがマナーです。

「ホウレンソウ」は、「とにかくどんな方法でもよいから、相手に伝えれば終了」というわけではありません。タイミング、スピード、伝え方は、ビジネスマナーに準じていなければなりません。そして、聞き手、読み手のことを考え、思いやりの気持ちを忘れずに伝えなければいけません。

大切なのは、相手に正しく理解してもらうよう、わかりやすく手短に伝えること。それだけに、普段から迅速かつ正確に意見や情報を「伝える技術」を磨くことが求められているといえるでしょう。