ビジネス英会話/英文ビジネスメール(E-mail)

英文ビジネスメール(英文E-mail)の書き方

E-mailの英文は、基本的には、英文レターよりもリラックスした文体が好まれるようです。しかし、ビジネスメールの場合には、TPOをわきまえ、相手の立場に立ってメール英文の作成や、形式を整えることが大切です。

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E-mailの英文は、基本的には、英文レターよりもリラックスした文体が好まれるようです。しかし、ビジネスメールの場合には、TPOをわきまえ、相手の立場に立ってメール英文の作成や、形式を整えることが大切です。

初めて出す場合や、問い合わせの内容、担当者との人間関係を考慮して書けるよう、必須項目と思われることを挙げます。

必須項目

宛先:会社名、もしくは、メールアドレス
件名:簡潔に、かつ目立つように書きます。
受取人名:フォーマルでは、会社住所等も含みます。
頭語:日本語で言う、「拝啓」/Dear Mr.(Ms)○○など
前文:簡単な挨拶や、訪問の御礼。
本文:出来るだけ、簡潔に短く書くことが大切。
末文:要件に関する補足や、謝辞。
結語:日本語で言う、「敬具」/Sincerely,など
差出人名:署名。フォーマルの場合は会社住所なども含んだ方が親切です。

英文ビジネスメールのコツ

日本人が陥りがちな傾向として、意見と事実の区別が付かない文章を書くことが挙げられます。結論を先に書いたとしても、感想や意見など、書き手の主観に基づく状況説明などが途中で続くと、マイナスイメージを与えます
英文で書くメールの書き方には、日本語の場合とは違う書き方のコツが幾つかあります。書き方の重要なポイントは、大きく分けて4つです!

1)結論から先に書く

2)事実のみを簡潔に列挙する
相手が客観的な立場で判断できるように、勝手な状況判断や解釈を交えずに、事実を簡潔に時系列で列挙しましょう。自分の意見を書く場合は、最後にしましょう。

3)相手への依頼を具体的に指示
最後に自分の判断や意見を添えておくことも重要です。また、相手にとってほしい行動(判断してほしい、意見がほしい)と、返信が必要な締め切りなどの旨は明確に書いておくことが大切です。

4)Level of Politenessの問題
Level of politeness(丁寧さの度合い)が、英文作成、とりわけ社外に向けて発信される英文メールや、ビジネスレターを書く際には、いつも問題になります。英語を母国語として育ったネイティブスピーカーにとっては、いとも造作のない点が、英語を母国語としない、私達日本人にとっては、常に迷いが伴うところでもあります。

Level of Politeness(丁寧さの度合い)は、これもケースバイケースであり、その場の状況や人間関係、また伝えたい内容によっても、同じ表現が違う効果を生むこともあり難しいところですが、ある程度の目安を持つことは可能です。例えば、Level of Politenessを判断する場合、大きくわけて、2つの視点から判断すると分かりやすくなるといわれています。

1.誰に対して書いているのか?
2.何について書いているのか?

例えば、下記のようになります。
(誰に)顧客に対して
(何を)依頼のメールを書く場合、

A. 顧客 + 依頼 = フォーマル
B. 上司 + 依頼 = フォーマル
C. 同僚 + 依頼 = ニュートラル
D. 部下 + 依頼 = カジュアル

但し、同僚・部下に対するメールでは、ニュートラルからカジュアルに変化する場合や、カジュアルからニュートラルに変化する場合も当然ありえます。さらには、顧客や上司であっても、書く内容が確認であった場合には、フォーマルではなくニュートラルな形式が選択される場合もあります。

前文、本文、結語、署名と、もっとも少ない要素で構成したビジネスメールの実例。基本的に全文左寄せで書きます。


件名の付け方

英語で件名を記載する場合、失礼がなく、かつ簡潔で具体的であることが必要です。用件(Request/Inquiry/Shipment)+前置詞句を基本とします。必要であれば即検索できるように、請求書番号や注文書の番号(No./ #)を記載すること。相手の立場、受け取る人の立場で書きましょう!

頭語(とうご)の書き方

頭語(Salutations)は、通常 Dear ~で書かれるレターの最初の部分のことです。※Salutationsは、日本の「拝啓/前略」にあたります。「敬辞」とも呼ばれます。頭語は、相手と状況に合わせる必要があります。

・フォーマル
複数 Ladies and Gentlemen
性別不明 Dear Sir or Madam
男性/女性 Dear Sir/Dear Madam
・基本
男性/女性 Dear Mr. (last name)/Dear Ms./Mrs./Miss (last name)
※特定の学位等を所有している場合には、上記の敬称よりも、それらの敬称の方を優先して使用します。例:Dr.(博士・医師)/Prof.(教授)

・初めての相手や上司に対しては、最も一般的で無難な頭語表現を使いましょう。
Dear Mr.○○/Dear Ms.○○       
※ラストネーム(姓)のみでOKです。より丁寧にと思い、フルネームで記載しないようにしましょう。

・頭語の最後はヨーロッパ・英国式の場合は「,(カンマ)」。アメリカ式の場合、「:(コロン)」で締め括ります。

結語(けつご)の書き方

結語(Complementary Close)は、結びの言葉で、相手と状況に合わせ、いくつかの種類があります。日本の「敬具」にあたる表現で「結辞」とも呼ばれます。また頭語と結語はそのフォーマル度を統一する必要があります。

結語は通常、本文から、2行あけて記載します。

・官公庁向け
ヨーロッパ式: Yours faithfully,/Yours respectfully,/Yours very truly,
アメリカ式: Respectfully yours,/Very truly yours,
・フォーマル
ヨーロッパ式: Yours truly,/Yours sincerely,
アメリカ式: Truly yours,/Sincerely yours,
・基本
ヨーロッパ式、アメリカ式、ともにSincerely,
・プライベート
ヨーロッパ式: (With) Best wishes,
アメリカ式: (With) Best regards,

ヨーロッパ式: 副詞(Truly,Respectfully, Sincerely,など)は後に付けます。ex.Yours sincerely,
アメリカ式: 副詞(Truly,Respectfully, Sincerely,など)から始めるのが特徴です。ex.Sincerly yours, 英文E-mailマナー

次のページでは、日本語のE-mailマナーにも通じる英文E-mailマナーについてお伝えします。

更新日:2013年11月01日

(公開日:2003年05月22日)

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