仕事の質を左右する!? フリーランスの印刷事情

フリーランスとして働いていれば、家庭用プリンターをフル活用していることでしょう。でも、1枚印刷するごとにコストがかかるため、印刷を控えようかと悩むこともありがちです。ならば一体、何が必要な印刷で、何が不要な印刷なのでしょうか？効果的・効率的な印刷とは？専門家に聞いてみました。

提供：ブラザー販売株式会社

お話をうかがった方

All About『ビジネス文書』ガイド：鈴木真理子

公開セミナーや企業研修を中心に、ビジネスパーソン3万人以上への指導実績をもつインストラクター。楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を博している。株式会社ヴィタミンM 代表取締役。日本ペンクラブ会員

印刷して活用することで、仕事の質が上がるものはコレ！

「フリーランスの人は、仕事の質を高めることが何よりも大切だと思います」と、鈴木さんは語ります。これは、勤務先の企業という後ろ盾がない分、信頼に足るのかと懐疑的に見られがちだから。

鈴木さん（以下敬称略）「でも、ひるむことはありません。仕事の質を高め、お客様の期待以上の成果を上げればよいのです。“あなたに頼んでよかった”と言われれば、営業しなくたって仕事が舞い込むようになりますよ」

では、仕事の質を高めるには何を印刷し、どう活用すべきなのでしょうか？早速、鈴木さんに聞いてみました。

業務内容や商品情報など相手先の情報
取引先の方に初めて会う場合、相手のことを知っておくと会話も弾むもの。最低でも先方のホームページを確認し、必要な箇所を印刷して当日持参しましょう。紙で持っていれば、相手は“この人は下調べしてくれているんだ”と安心し、信頼にも繋がります。

提案資料や原稿などの提出物・納品物
お客様に提出する書類のチェックは、パソコン画面上だけで済ませずに、印刷したもので行うと、誤字・脱字などのミスを格段に減らせます。さらに一晩寝かせた後に再確認すれば、より客観的に見ることもでき、精度が高まるのでオススメ。また、気付いたことは赤ペンでどんどん書き込み、何度も推敲してブラッシュアップさせましょう。仕事場以外の環境で見返すと、新たな気付きやアイデアも生まれるので、外出時に印刷した紙を持っていくのもよいでしょう。

「印刷すれば、手書きでメモできるのもメリット」と、鈴木さん。ワード画面でコメントを挿入するより、はるかに早くて効率的だそうです。また、付せんを貼ることもできるので、探す時間の短縮にもなるとか。

情報を印刷してまとめ、仕事の効率を上げる！

鈴木さんによると、仕事の質とともに効率を上げることも、フリーランスにとっては必要なのだとか。

鈴木「なぜなら、納期を厳守するためです。また、仕事の質を高めるためにも、時間をムダづかいしないことは大切。情報を整理整頓しないとミスにつながったり、大事なことを失念したりしがちです」

こうしたことを避けるには、情報をファイリングで一元化し、ファイルを見れば経緯がすっと頭に入るようにしておくのが効果的なのだそう。

鈴木「情報の中には、打ち合わせで渡される書類やパンフレットのほか、クライアントからメールで届く要望などもあります。こういったメールを確認するときも、画面上でその都度探すより、印刷したものをファイリングしておいた方が断然スピーディーですよ」

必要なら惜しまず印刷！用紙を使い分ける工夫も

大切な書類はデータだけでなく紙でも残し、ファイリングして保管を。

経費削減を考え、つい印刷を控えてしまう人もいるのでは？でも「印刷コストだけを気にしていては、よい仕事にはつながりません」と、鈴木さんは語ります。

鈴木「特にフリーランスの人は、仕事の環境を整えるために投資するべきだと思います。必要なものをケチっていては、次のステージには上がれないと心得てください」

そう語る鈴木さん、実は印刷用紙にまで気を配っているそうです。

鈴木「控えなど自分用のものと、客先へ渡すものとで、質の異なる用紙を使い分けています。自分用はペラペラの用紙、客先には両面印刷しても透けない用紙といった形。さらに請求書のように、相手の手元にしばらく残る書類には、高精細仕上げで厚みのあるものを使っています。ペラペラの紙で、安っぽい人、ケチな人と思われたくないので（笑）」

確かに、用紙の質によって先方の見る目が変わることもありそう。また、チェック用の書類などは質の高くない用紙を使うと決めれば、枚数を気にせずに印刷できますね。