営業の提案資料、「分厚い派」と「ペライチ派」、結局どっちがカネになる？

取引先への提案時に資料は必須。皆さんは、どのように作成していますか？細かく内容をまとめた「分厚い派」、あるいは要点を簡潔にまとめた「ペライチ派」と人それぞれでしょうが、結局、どちらが契約締結の近道となるもの？ビジネス文書のエキスパートに、“カネ”になる提案資料について聞いてみました。

提供：ブラザー販売株式会社

お話をうかがった方

All About『ビジネス文書』ガイド：鈴木真理子

公開セミナーや企業研修を中心に、ビジネスパーソン3万人以上への指導実績をもつインストラクター。楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を博している。株式会社ヴィタミンM 代表取締役。日本ペンクラブ会員。

分厚い派とペライチ派、それぞれの強みと弱み

鈴木さんによると、提案資料が分厚いかそうでないかによって、それぞれ享受できるメリットは変わってくるのだとか。

鈴木さん（以下敬称略）「表紙まで備えた分厚い提案資料は“きちんと感”が出るので、先方に“ウチのことをちゃんと考えてくれるんだ”という印象を与えられます。第一印象がよくなるので、特に新規の取引には効果的。また、必要なことが細かく網羅されていれば、社内稟議にかける際も先方担当者の負担を減らせますね」

一方で、「時間と手間がかかる」というマイナスの面もあるそうです。

鈴木「作成する側はもちろん、先方にも読む時間をとらせてしまうのはデメリット。細かいことを言えば、印刷枚数が多い分、コストアップにもなってしまいます」

では、ペライチ派の場合は？

鈴木「メリットはやはり、書く・読むの時間が短縮できることですね。提案の骨子が視覚的に分かりやすいのも利点。その反面、相手によっては“たった1枚か”と、手抜きに思われてしまうリスクもあります。巧みなトークでフォローできればよいですが、それもなかなかハードルが高いもの。また、競合他社がいる場合、そちらの方が分厚いものを出してきたら見劣りする可能性もありますね」

取引先のことを考え、より利益をもたらすためにまとめる提案資料。果たして、厚さによって、取引の行方は変わるものなのでしょうか？

相手に必要な情報が伝わる資料づくりのポイント

「分厚くてもペライチでも、相手にとって必要な情報が載っていることが大切」と、鈴木さん。

鈴木「私も起業したばかりのころは、ようやく時間をとってもらった方すべてに対して同じ内容を延々と話し、“要するに何？”と言われた経験があります。つまり、木に例えるなら、何枚もある葉より幹が大切ということ。資料の厚さにかかわらず、その取引が相手にどれほどの利益を生み出すか、その基本軸をわかりやすく伝えなくてはいけません」

そのためには、分厚い資料なら目次を付けたり、ページごとに伝えたいことを的確にまとめた見出しを付けたりといった工夫が必要になるのだとか。

鈴木「ビジネスシーンでよく使われるPowerPointなら、企画書作成の際に、各ページの見出しを付けた骨格づくりから始めると、分厚い資料も効率よく作成できます。最初から1枚ずつつくっていくと全体が見えず、着地点がわからなくなりがちですから」

また、紙面には余白も大事とか。

鈴木「文字をギッシリ詰め込むと読みにくくなるので、レイアウトには配慮が必要です。箇条書きやフローなど、ビジュアルも盛り込みながら仕上げていくとよいでしょう。使えそうなイラストやテンプレートは見つけるたびに保存して、ストックしておくのもオススメです」

ちなみに、相手先によってテンプレートを変える必要はないとのこと。

鈴木「そこに時間をかけなくてもいいと思います。ただし、使い回す場合、文言を変更し忘れるのは厳禁。いかによい提案でも、別の社名が入っていたりすると信用を失うので、変更すべき箇所は赤字にしてから保存するといった対策をとっておきたいですね」

鈴木さん曰く「プレゼンは言わばショー」。状況に合わせて問いかけるなど、自分のペースに巻き込むことが大切だそうです。「資料が分厚い場合も、要点を1枚にまとめたものを見ながら提案するとスムーズに進められますよ」

相手やシーンに合わせることが、儲けへの近道

鈴木「提案資料が分厚いということは、それだけ必要な情報が盛り込まれているということ。形として残るので相手との認識に誤差が生じにくく、間違いがありません。でも、先ほども触れたように、担当者によって受け取り方は変わるもの。分厚いと敬遠されるケースもあるので、ペライチか分厚いかは、相手がどこまで求めているのかを見極めて決めたいですね」

また、提案時の状況も考慮すべきとか。

鈴木「プレゼン時間が短かかったら、補足資料を増やす必要もあるでしょう。また“明日まで”と言われたときは、1枚でも不満に思われることは少ないはずです。的確な内容で1枚にまとめられる人は、分厚い資料づくりも苦にならないもの。状況を見極め、それに合わせた厚さの資料を自在につくれるようになれば、契約成立に近付くことができると思います」

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