パワーポイントの使い方ガイド井上 香緒里

パワーポイントをワープロとして使って、はがきやポスター、配布資料や1枚企画書などを作成する人が増えています。今回は、パワーポイントでスライドをA4用紙サイズにきれいに印刷するための事前設定等を解説します。

スライドに挿入した写真の不要な部分を切り取るには、PowerPointに用意されている「トリミング」機能を使います。基本的なトリミング機能に加えて、PowerPoint2010以降に追加された便利なトリミング機能を解説します。

複数の図形同士の間隔を均等に配置するときに、これまでは「整列」機能を使っていました。PowerPoint2013の「スマートガイド」を使うと、図形をコピーしながら同時に均等に配置できます。

スライドショー実行時に「ペン」の機能を使うと、最後に「インク注釈を保持しますか？」のメッセージが表示されます。毎回ペンの内容を破棄しているのであれば、メッセージそのものが表示されないように設定できます。

PowerPointで作成したファイルをメールで配布したり、第三者に渡すときは、完成したファイルを「最終版」として保存してから配布しましょう。そうすると、ファイルを受けとった人が故意にスライドを修正するのを防ぐことができます。

表紙のスライドは、聞き手が一番長い時間目にするスライドです。表紙のスライドの一部に写真を埋め込んで、プレゼンテーションへの期待感が膨らむような印象的な表紙のスライドを作成してみましょう。

会社の地図や組織図など、何度も繰り返して使うスライドは「スライドの再利用」機能を使って複数のプレゼンテーションで使いまわすことができます。

プレゼンで使うグラフは、ポイントが聞き手に正しく伝わる工夫が必要です。グラフを作成したら、データラベルや吹き出しなどを追加して、ポイントとなる個所が目立つように改良しましょう。

PowerPointで作成したスライドをプロジェクトメンバーや取引先などの第三者と共有するには「OneDrive」を使うと便利です。OneDriveにスライドを保存しておけば、指定した相手とファイルの受け渡しなどのやりとりをスムーズに行えます。

お気に入りの写真があったら、写真をメインにした暑中見舞いを作ってみませんか？PowerPointのテンプレートを使えば、わずらわしい設定をしなくても簡単に作成できます。