たくさんしまいたいときの書類整理

スペースのヴォリュームに合わせてモノの量を決めるというルールを作っておくと、そのスペースから溢れるモノは処分するという行動パターンが生まれます。このパターンを守っていると、部屋をいつでもスッキリと片付いた状態でキープすることができます。
でも、これには例外があります。 それは、仕事場にある資料です。
現在進行中のプロジェクト、商談、執筆などに必要な資料は、スペースに余裕がないからと言って、安易に処分できないはず。同時に幾つもの案件を抱えていたら、案件ごとに書類を分けて、いつでも使える状態を作らないといけません。

日々増え続ける書類や資料をどう整理収納するか。これは仕事の成果に大きな影響をもたらします。
そこで、今回は増え続けている資料を仕舞うための収納の１例をご紹介します。それでは正しい収納法から。

正しくは横一列収納

この棚は幅が80センチ奥行き40センチ。

まず、書類や資料は目的別用途別にグルーピングして、ファイルボックスに仕舞うことから始めます。こうすることによって、サイズや枚数、厚みの違う資料を規格化することができます。
オープン棚にファイルボックスを並べる際には、ラベルが見えるように横一列に並べるのが道理に叶った方法です。つまり、見やすくて取り出しやすいということ。誰の目から見ても、これが正しい並べ方です。
今ある既製品の棚の場合は、この方法で並べるとＡ４ファイルボックスが７箱、Ｂ４のものが２箱収容できて整然とした印象の棚になります。

量を優先した例外収納

仕事が一段落したら、このボックス達の整理をしましょう。

仕事上、どうしても必要となる書類や資料は増えていきます。ことに今取り組んでいる現在進行形の仕事に関連する資料は、デスク脇で管理したいものです。
ところが、デスクの傍の棚も満杯になっているし、かといって離れた場所では資料をいちいち取り出しに行かなければならないし。

それならばということで、デスク傍にある便利さと沢山仕舞いたいニーズを優先して、取り出しにくさを引き替えにした結果の並べ方です。この方法をお薦めするわけではありません。時には何かを犠牲にしても優先させたい事があり、こうありたいという理想通りの収納になるとは限らない例としてご覧ください。

このロープは満載時期だけの応急処置にとどめたい。

まず、Ａ４ファイルボックスよりも棚の奥行きの方が深いことに着目。手前に残ったわずかな余裕を使って、ボックスの向きを変えます。このことによって、Ａ４ファイルボックスは合計１０箱収容することができて、正しく並べるよりも３箱増えました。
実は、この追加の３箱はデスクの足下に並んでいたもの。この分が棚に並んだおかげで、デスクまわりがちょっとゆったり。

ここで、ボックスの向きを変えたことによって一つ心配なことが。それは、地震が起きた時には手前から崩れてくるということ。そこで、自転車の荷台に使うロープを棚のフレームにくくりつけました。多少の伸縮性があるので、後ろの方に置いたボックスを斜めに倒すことができます。こうすれば、取り出しにくい点も雪崩の心配も軽減されます。

こんな事したら使いにくいかな？と思っても、まずは自分なりにやってみて。そのあとに使いやすく改良を．．．．。

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