同窓会の参加マナー&幹事マニュアル
同窓会のマナーとは
今回は同窓会を主催する幹事の心得、また招かれた時のマナーをご紹介いたします。
同窓会を主催する幹事のマナー
案内状に文字や数字にミスがないかよく確認すること。
相手が参加してもらうことで、目的が達成される同窓会。ですから目的や日時、場所、会費など事務的なことを伝えるだけではいけません。「参加したい。みんなに会いたい。」と感じてもらう魅力的な文面が大事です。
「懐かしい昔の仲間と再会し、青春時代の思い出を語り合いましょう！」
また参加される相手の都合も考えて、案内状・招待状の発送は１ヶ月前までがデッドライン。必ず返信用のはがきを同封するか、往復はがきを使用すること。メールでの返信もありですが、あとの事務処理を考えると、やはりはがきの方が役立ちます。
■案内のことば
- 久しぶりの（恒例の）同窓会（クラス会）を開催いたします。
- ○○先生を囲んで、語り合いましょう。
- 楽しいひと時を過ごしたいと思います。
- 懐かしい友人と共に。
＜文例＞
拝啓
桜吹雪から新緑へ、季節の移ろいも早い今日この頃ですが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。さてこのたび○○高校○○年度○年○組のクラス会を○年ぶりに開催する運びとなりました。久々に懐かしい級友と再会し、青春時代の思い出を大いに語り合いましょう。ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせのうえご出席くださいますようお願い申し上げます。敬具
記
日時：平成○○年○月○日（日）午後○時～○時
会場：ホテル○○ ○○の間 （住所、電話は別紙参照）
会費：○○円（当日受付で申し受けます）
※同封のはがきにて○月○日までに出欠のご返事お願いいたします。
幹事 中山みゆき（電話03-123-3456）
■きっちり押さえる重要ポイント
- スムーズに進行させるために、遅刻は厳禁！参加者には定刻よりも早く集合時間を案内すること。
- 参加者にはあらかじめスピーチ内容を決めて、指名しておく。
- 始まりと終わりのあいさつはきちんとすること。
- 参加される恩師にも気配りを忘れない。
- 時間内に終えるように、予定終了時間よりも早めに案内する。
- 二次会の会場も確保して、出欠を聞いておく。
- 心に残る記念写真もお忘れなく。
同窓会に招かれた場合のマナー
一緒に参加する友人が急用で行けなくなったからと言って、勝手にドタキャンしないように！
大人数での人数調整は大変な作業ですので、出来るだけ早めに出欠の返事を出すこと。
当日の予定がわからない場合は、その旨を伝えておき、わかり次第連絡すること。親しい友人だと電話で返事をすることもありますが、やはり基本は返書がマナー。
披露宴の招待状と同様に御出席の「御」を二本線か斜線で消し、「出席」を丸で囲みます。返信用の宛名にも「行」の字を二本線か斜線で消し、宛名の下に「様」など敬称を書き加えます。できれば幹事さんへのねぎらいの言葉などを書き添えてみてもよいでしょう。
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【返信例】
同窓会のご案内を頂き、ありがとうございました。学校を卒業してからもう○○年。時の流れは本当に早いものです。当時のことが懐かしく思い出されます。多数の先生方もご出席されるとか、皆様にお目にかかるのが楽しみです。取り急ぎお返事まで。
※一緒に参加する友人が急用で行けなくなったからと言って、勝手にドタキャンしないこと。幹事さんの気苦労を考えて下さいね。
■当日は？
会場へは早めに着くように余裕を持って家を出ることが大切。できれば、30分前には会場に着いておくように。また立食パーティ形式なら時間の制約はない出席や退席の時間に制限がないのがありがたいところ。しかし遅刻は最低限、乾杯や挨拶が始まる前には会場に着きたいものです。だいたい開始後20分～30分がデッドライン。
■動きやすい服装がオススメ
一般的には立食パーティがほとんど。わざわざ正装しなくてもカジュアルな雰囲気のある服装が、動きやすくておすすめします。
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■会場では？
日頃交流がある友人だけでなく、長年交流のなかった友人にも積極的に話しかけることを心がけましょう。今後のお付き合いの輪が広がるよい機会となりますよ。
またスピーチが始まれば、雑談をやめて静かに聞くように。またお酒も調子にのって飲みすぎないように、ほどほどにしましょう。最低限のマナーは心がけて下さい。
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