Accessのデータ入力が楽になるオススメのテーブル設定

今回の記事では、住所録データベースを作成するときにオススメしたい3つのテーブル設定を紹介します。何れの設定も、テーブルへのデータ入力が楽になる大変便利な機能です。

〈目次〉
オススメ設定その1：IME入力モードの自動切り替え
オススメ設定その2：ふりがな自動入力
オススメ設定その3：住所入力支援
 

【オススメ設定その1】IME入力モードの自動切り替え

日本語を入力するときに切り替える「IME入力モード」。日本語（ひらがなや漢字など）を入力するときはオン、半角英数字を入力するときはオフ、といったように、入力するデータの種類によって、いちいち切り替えるのは面倒なものです。Accessでは、この切り替えを「テーブルのフィールドごと」に「自動」で行うことができます。 IME入力モードの自動切り替えを設定する主なデータ型は「テキスト型」と「メモ型」（Access 2013の場合は「短いテキスト型」と「長いテキスト型」）。これらのデータ型のIME入力モードは、既定で「オン」に設定されます。したがって、電話番号など、「半角英数字」のフィールドを入力するときに、IME入力モードを「オフ」に切り替える必要があり、この手間を自動化したいわけです。

今回の住所録データベースの場合、作成した「T_住所録データ」テーブルの「テキスト型」のフィールドのうち、「氏名」「住所1」「住所2」は、既定のIME入力モード「オン」のままで問題ありませんが、「TEL」「FAX」については、自動で「オフ」に切り替えたいところです（※）。  

IME入力モードを設定する

IME入力モードを設定するには、まず、テーブルをデザインビューで開きます。ナビゲーションウィンドウに表示されているテーブル名「T_住所録データ」を右クリック→「デザインビュー」をクリックします。 IME入力モードを設定したいフィールドを選択してから、フィールドプロパティの「標準」タブにある「IME入力モード」で入力モードを選択します。ここでは、「TEL」フィールドのIME入力モードを「オフ」に設定しています。同様の手順で、「FAX」フィールドのIME入力モードも「オフ」に設定しておきましょう。  

IME入力モードの「オフ」と「使用不可」の違い

IME入力モードには、「オン」「オフ」以外にいくつか種類がありますが、その中でも、「オフ」と「使用不可」の違いが重要です。

どちらも、「結果的に」日本語入力がオフ（半角英数字のモード）になりますが、「使用不可」はIMEそのものを使用できなくすることで半角英数字のモードに切り替えています。したがって、使用不可に設定したフィールドでは、「日本語入力をオンに戻す」といったIMEの操作はできません。一方の「オフ」は、直接IMEを操作することで、日本語入力をオンに戻すことも可能です。したがって、「必ず半角英数字で入力させたい」という場合は、IME入力モードを「使用不可」に設定すると良いでしょう。  

【オススメ設定その2】ふりがな自動入力

住所録などに氏名を入力するなら、「ふりがな」も併せて入力しておくと、正しい読み方が確認できるだけでなく、並べ替えや検索にも活用できるので便利です。しかし、漢字に変換するかしないかの違いはありますが、同じ氏名データの「読み」を2回入力するのは面倒ですね。

そこでオススメしたいのが、Accessの「ふりがな自動入力」機能。氏名データを入力した時点（厳密に言うと、漢字に変換して「Enter」キーを押した時点）で、入力した「読み」のデータを別なフィールドに自動入力できます。  

ふりがな自動入力を設定する

それでは、ふりがな自動入力を設定してみましょう。ここでは、「氏名」フィールドに入力した氏名データのふりがなを、「フリガナ」フィールドに「全角カタカナ」で自動入力するように設定します。まず、「ふりがなの元」となる「氏名」フィールドを選択し、フィールドプロパティの「標準」タブにある「ふりがな」の「…」ボタンをクリックします。 ふりがなの「入力先」となるフィールドを指定します。ここでは、テーブルに作成してある「フリガナ」フィールドにふりがなを自動入力するので、「ふりがなの入力先」の「既存のフィールドを使用する」の「▼」ボタンをクリックして、テーブルのフィールド一覧を表示し、ここから「フリガナ」を選択します。 「ふりがなの文字種」は「全角カタカナ」を選択します（※）。

「完了」ボタンをクリックすると、下図のような確認メッセージが表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。これで、ふりがな自動入力の設定は完了です。  

【オススメ設定その3】住所入力支援

住所録データを管理する上で、ほとんどの場合、住所と紐付く郵便番号も入力するはず。そのような場合にオススメしたいのが、Accessの「住所入力支援」機能。何と、郵便番号を入力するだけで、郵便番号で特定できる都道府県名、市町村名などを自動で入力できます。この機能を活用すれば、住所を手入力する手間を軽減できるだけでなく、住所と郵便番号の対応ミスを防ぐこともできるのです。  

住所入力支援を設定する

「住所入力支援」機能を設定するには、まず、「テキスト型」または「メモ型」（Excel 2013の場合は「短いテキスト型」または「長いテキスト型」）のフィールド（どのフィールドでも構いません）を選択して、フィールドプロパティの「標準」タブにある「住所入力支援」の「…」ボタンをクリックします。
「郵便番号」に郵便番号を入力するフィールドを指定して、「次へ」ボタンをクリックします。
住所の分割方法となる「住所の構成」を指定します。一覧にあるとおり、様々な箇所で住所を分割できるわけですが、ここでは「分割なし」を選択します。続いて、「住所」に「住所の入力先」となるフィールドを指定して「次へ」ボタンをクリックします。 動作を確認する画面が表示されます。実際に郵便番号を入力して、住所が自動入力できることを確認したら「完了」ボタンをクリックします。 ふりがな自動入力と同様に、確認メッセージが表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。これで、住所入力支援の設定は完了です。  

郵便番号辞書を最新にするには

なお、Accessの住所入力支援では、IMEの「郵便番号辞書」を使用して郵便番号を住所に変換しています。したがって、郵便番号辞書が古いと、期待通りの住所に変換されない場合もあります。郵便番号辞書を最新に更新する場合は、下記のURLをご覧ください（2015年2月現在）。
IME アップデート：郵便番号辞書(2014 年 11月版 ) （Windows 7 用）

 

データシートビューに切り替えてデータを入力してみよう

テーブルにデータを入力する場合は、テーブルをデータシートビューに切り替える必要があります。ここでは、「テーブルツール」の「デザイン」タブにある「表示」ボタンをクリックします（※）。  

ふりがな自動入力の動作を確認

左側のフィールドからデータを入力していきましょう。まず、「氏名」フィールドにデータを入力すると、「フリガナ」フィールドに全角カタカナでふりがなが自動入力されます。自動入力されたフリガナは、手入力で修正することも可能ですし、入力した氏名を削除すると、ふりがなも自動的に削除されます。ちなみに、「氏名」フィールドにデータを入力したときのIME入力モードは「オン」になっています。  

住所入力支援の動作を確認

「郵便番号」フィールドにカーソルを置くと、郵便番号の形式（3桁の半角数字＋ハイフン＋4桁の半角数字）でデータ入力できるようになっています。住所入力支援の設定によって、自動的に入力形式が設定されたのです。ハイフンを入力する手間も省けるので便利ですね。
郵便番号の入力が終了すると、その郵便番号の住所が「住所1」フィールドに自動入力され、その後に続く番地やアパート名などを「住所1」フィールドに追記したり、「住所2」フィールドに入力したりするだけで、住所入力が完了します。  

IME入力モードの自動切り替えの動作を確認

「TEL」や「FAX」のフィールドにカーソルを置くと、IME入力モードが自動的に「オフ」に切り替わります。いちいちIMEモードを切り替える必要がなくて便利ですね。
オススメの3つのテーブル設定はいかがでしたでしょうか？次回は、これまで作成してきた住所録データベースをサンプルとして、フォームの作成手順について解説します。

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