アクセス（Access）の全体構成を把握しよう

データベースを構成するオブジェクト

Accessで作成するデータベースは、基本的に下記の4つのオブジェクトから構成されています。オブジェクトは「操作対象」を表す用語ですが、Accessの場合は、データベースを構成する部品やツールの総称を意味します。

テーブルとは

テーブルは、データを「蓄積・保存」するための「表形式」のオブジェクトです。データは「行単位」で保存されます。データの各項目（列単位のデータ）を「フィールド」といい、1件分のデータ（行単位のデータ）を「レコード」といいます。

フォームとは

フォームは、データを「入出力」する「操作画面」となるオブジェクトです。テーブルにデータを追加（挿入）したり、データの変更や削除を行ったりするときの「入力（指示）画面」や、テーブルに保存されているデータを表示する「出力画面」などの役割を果たします。フォームは、テーブルやクエリから生成し、使いやすい画面に自由にデザインできます。

クエリとは

クエリは、テーブルに保存されているデータを「操作」するためのオブジェクトです。抽出条件を設定してテーブルからデータを取り出したり、データを集計したりするときに使用します。クエリは、テーブルをもとにして設計・作成します。


なお、クエリを作成すると、Accessの裏側で「SQL」というデータベース操作文が自動生成されています。SQLについても、追って詳しく紹介していきます。

レポートとは

レポートは、テーブルから取り出したデータや集計結果などの「印刷画面」となるオブジェクトです。テーブルやクエリから作成し、帳票形式や宛名ラベル形式などで印刷できる画面を自由に作成できます。

AccessにおけるマクロとVBA

4つの基本的なオブジェクトのほか、Accessにもマクロ機能とVBAプログラミング機能（Access VBA）が備わっています。マクロ機能を使用すればデータベースの操作を自動化できますし、Access VBAを使用すれば、複雑で高度な処理も自動化できます。マクロとAccess VBAで自動化することで、本格的なデータベースアプリケーションを構築することも可能です。

Accessの全体イメージ

それぞれのオブジェクトについて理解できたところで、Accessの全体イメージを整理しておきましょう。まず、「処理の流れ」から見たAccessの全体イメージは下図の通りです。「テーブル」に蓄積・保存されたデータを「クエリ」で操作し、それらの結果などを「フォーム（操作画面）」や「レポート（印刷画面）」を介してユーザーが利用することが確認できます。また、基本的に、データの入出力は「フォーム」、データの印刷は「レポート」を使用して処理します。これら全体の処理の流れを自動化するのが「マクロ・VBA」です。


続いて、「各オブジェクト作成の流れ」から見たAccessの全体イメージも確認しておきましょう。下図のように、フォーム、クエリ、レポートは、いずれもテーブルから作成されます。フォームとレポートはクエリから作成する場合もありますが、そのクエリはテーブルから作成されていることを考えると、先のことを考えてテーブルを綿密に設計することが重要です。