「Access 初級コース」の最終回となる今回は、白紙フォームから操作画面を作成したり、マクロ機能を活用してAccessの操作を自動化したりするなど、使いやすくて安全なデータベースに仕上げる方法を紹介します。


これまで作成してきた住所録データベースの機能

ガイド記事「データベースファイルを作成する」~「レポートを作成する」の6回分の記事を通して、Accessのオブジェクトを作成する基本的な方法を紹介しながら、下図のような住所録データベースの機能を作成してきました。
作成してきた住所録データベースの各機能

作成してきた住所録データベースの各機能



しかし、現状ではそれぞれの機能を使用するときにナビゲーションウィンドウから操作する必要があり、少々使いづらい印象は否めません。やはり、専用の「メイン」メニュー画面などを作成し、使いやすく仕上げたいところです。
起動するにはナビゲーションウィンドウから

起動するにはナビゲーションウィンドウから



また、ナビゲーションウィンドウには、「R_ラベル印刷」レポートの元になっている「Q_ラベル印刷データ抽出」クエリなどのように、間接的なオブジェクトが表示されていたり、各オブジェクトをデザインビューなどで開くことができたりするなど、作成したデータベースの各種設定を変更できてしまいます。作成者以外のユーザーが使用しても、壊れることなく安全に使用されるように、ナビゲーションウィンドウは非表示にしておきます。このウィンドウは、データベース作成時に必要な画面であって、作成したデータベースを使用するときは不要な画面なのです。



メインメニューを作成

そこで今回は、メインメニューとなる画面を作成して、住所録データベースを仕上げる手順を紹介します。メインメニューはフォームを使用して作成しますが、ここでは、「空白のフォーム」という白紙フォームにボタンなどを配置して画面を作成してみましょう。
空白のフォームからメニュー画面を作成

空白のフォームからメニュー画面を作成




「マクロ」機能を活用

さらに、Accessの「マクロ」機能を活用して、メインメニューに配置したボタンをクリックしたときの動きを作成します。Accessのマクロは、ガイド記事「アクセス(Access)の全体構成を把握しよう」で紹介した通り、「データベースの操作を自動化する機能」です。ここでは、「フォームやレポートを開くAccessの操作」を自動実行するマクロを作成し、このマクロを「ボタンがクリックされたタイミング」で実行させてみます。このように、Accessのマクロを活用すると、「作成した各オブジェクトの操作を自動化」して、操作しやすい「1つのデータベースアプリケーション」のようにまとめることができます。
「マクロ」機能を活用

「マクロ」機能を活用




最後の仕上げで住所録データベースが完成

作成したメインメニューは、住所録データベースを開いたときに「最初」に表示されるように設定し、ナビゲーションウィンドウを非表示に設定します。この仕上げによって、操作しやすくて安全な住所録データベースが完成します。
住所録データベースを仕上げる

住所録データベースを仕上げる



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