オフィスを探す際は、様々な条件を比較検討されます。特に重要なポイントになり得る賃料や諸設備等に加えて、押さえておいて頂きたいポイントをご紹介します。
立地選定
立地は営業マンの移動効率と人材採用力にどれだけ貢献できるかで良し悪しが決まります。■駅からの距離
最寄り駅から10分と3分では営業マンの移動効率に差があるだけでなく、モチベーションにも影響があります。例えば、急な予定変更で一度、会社に戻って資料を修正する必要が、発生した時に最寄り駅から往復20分と6分では時間以外にモチベーションの面で大きな違いがあります。
■ターミナル駅であるか
複数路線乗入れの利便性で求人応募の数は変わります。また、営業マンの移動時間が短縮され、商談時間を長く確保できます。
建物グレード・設備等
建物のグレードは建物の規模や外観・室内の雰囲気、設備等などから判断しますが、それが与える影響にはどんものがあるでしょうか。またOA床やセキュリティーなどの設備以外に重要なものとはどんなものでしょうか。■ビルのグレード
採用力と社員のモチベーションに影響します。グレードが高いビルであれば、初めて訪れた人に安心感を与え、社員のモチベーションを高めます。
ビルのグレードは採用力と社員のモチベーションに影響を与える
■女性社員への配慮
男女別トイレであることと、トイレが共用部分にある点については、配慮したいところです。共用部分にあればトイレの清掃をビル側でやってもらえることも多いでしょう。また周辺の治安や環境など女性が通勤するのに支障がないかも配慮が必要です。
■喫煙者に対する配慮
喫煙室
室内禁煙が当たり前の時代となり、喫煙者の数は年々減少しております。室内はもちろんのこと、ビル内に喫煙スペースがない場合は、喫煙者の作業効率が落ちることが考えられますので、喫煙者の数が多い企業は一定の配慮が必要になります。
賃料以外のランニングコスト
創業して間もない企業やこれから創業する方には無視できないのが、賃料や共益費以外にかかる通信費や水道光熱費です。■通信費
固定電話のコストを下げるためには、光電話などを検討するとコストダウンが図れます。ご契約前にどのサービスが利用できるビルなのかを確認する必要があります。
NTTのひかり電話サービスには、光回線契約の種類によって引き込める電話回線、電話番号の数に違いがあります。Bフレッツマンションタイプは1回線1番号で2回線2番号まで使用できます。回線を多く必要とする方はひかり電話オフィスタイプというサービスもあります。これだと8回線32番号まで使用できます。詳しくはNTT東日本フレッツ光公式ページ(http://flets.com/)をご参照ください。
■水道光熱費
オフィスビルの場合はおおむねビルオーナーが一括で電力会社と契約し、ビル側が各テナントに電気料金を請求します。電気料金の算出方法はビルによって異なります。
【一般的な計算例】（＊金額等数字は簡略化しています）
基本料金＝ビル全体の貸室面積から各テナントの貸室面積で按分
10万円＝テナントの賃借面積50坪／ビル全体500坪
按分後のテナント基本料金部分は1万円となります。
使用量は各室に小メーターがついておりますので毎月使用量をビル側で検針します。
電気使用料金＝検針した使用量×ビル側の設定した単価(kwh当り)
3万円＝1000kwh×30円
共用部分の電気料金は基本料金と同様に使用量を算出し、面積で按分して各テナントに請求する場合と共益費などに含む場合があります。
その他注意項目
■ビルの使用可能時間IT起業などでは24時間事務所を使用することも珍しくありません。ビルによっては建物への入出時間に制限を設けているビルもありますので、残業が深夜に及ぶ企業は確認が必要です。
■解約予告期間
一般的に賃貸借契約を合意解約する際に「解約希望日の6ヶ月以上前に申し出る必要がある」ことが明記されます。解約予告をしてから6ヶ月間は賃料を支払う必要がある場合、移転先の賃料と現在の賃料を重ねて支払う可能性が高くなります。また創業期の企業が、拡張移転する場合、賃料の二重払いを考えるとなるべく解約日が近くなったところで移転を希望しますが、創業期の成長スピードの早い企業には6ヶ月という解約予告期間は長すぎます。3ヶ月程度の解約予告期間であるか確認が必要です。
オフィスに求める機能や効果は、規模や業種によって異なりますが、経営者の皆さんがオフィスを選ぶ際に一つの視点として思い出して頂き、業績向上の一助になれば幸いです。
