手紙の基本構成とは？ ビジネス文書や友人への手紙に使える書き方
手紙の基本構成を守ったり、「拝啓」は字下げするなどのマナーを知り、より相手に伝わりやすい手紙に
友人や知人宛の場合は、前文を省いて主文から書き始めたりと、相手や内容によって変わるものですが、ある程度基本の構成を守ることで、より相手にわかりやすく伝わる手紙となるものです。
手紙文の基本構成と例文
【前文】……1
主文に入る前の挨拶などの書き出しの部分です。「拝啓」などの頭語や時候の挨拶、相手の健康を尋ねたり共に喜んだりする安否の言葉、こちらの近況や安否を伝える言葉、お世話になったお礼やご無沙汰のおわびなどの言葉が入りますが、これらをすべて入れなくとも、頭語を省略したりといくつか組み合わせたものが前文・書き出し文となります。
頭語は、最初の行に字下げしないで書きます。時候の挨拶は頭語のあとに、句読点を打たずに一字あけて続けるか、または改行して書きます。
【主文】……2
本題、一番の用件となる部分です。「先日の件ですが」「さて」「このたびは」などの書き起こしの言葉から本題に入ることが多く、それにより用件の部分がよりわかりやすくなるものです。改行して一字下げて書き始めるのが一般的です。
【末文】……3
手紙を終える結びの部分です。相手の健康を祈る言葉や今後のお付き合いを願う言葉、「敬具」や「かしこ」などの結語が含まれます。結語は、末文の最後の行の下に書きますが、余白がない場合は次の行の下に書きます。
【後付け】……4、5、6
日付、署名、宛名や脇付、副文・添え文などが後付けに入ります。日付は手紙を書いた年月日、署名は手紙を書いた人・差出人の名前、宛名は手紙の受取人の名前を記します。
脇付は手紙の受取人に敬意を表して記す言葉のことで「御許」「机下」「侍史」などの言葉がこれに当てはまりますが、最近は省略されることも多く、弔事の手紙やはがき、事務的手紙では使いません。
副文・添え文とは、本文に書きもらしたことや念を押したいことなどを「追伸」「二伸」または「p.s.」などとして記すものです。親しい間柄ならば問題ありませんが、本文を終えた後のつけ足しの意味を持つため、目上の人宛や改まった手紙、弔事の手紙では避けるべきといわれています。
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