パワーポイント(PowerPoint)の使い方/パワーポイントの基本操作

あなたの知らないパワポの隠れた名機能

PowerPointにはプレゼンテーションで使える機能が豊富にありますが、だんだんと使う機能が限定されがちです。10年以上パワポを使ってきた私が「これは使える!」と思ったパワポの名機能を3つ紹介します。

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WordやExcelを使ったことのある人であれば、PowerPointの操作に迷うことはほとんどないでしょう。メニューやツールバーの操作が共通であるだけでなく、「こう操作するんじゃあないかな?」と思うとおりに操作すれば、多くの場合は当たっているからです。そういう意味では、PowerPointの操作性は非常に高いと評価できると思います。

ただし、PowerPointの機能は豊富。じっくり使ってみないと気づかない機能や知っていると便利な機能もたくさんあります。そこで今回は、「パワポの隠れた名機能」と銘打って、私がお勧めする以下の3つの機能を紹介しましょう。

●デザインテンプレートの模様を一時的にオフにする
●クリップアートの素材に名前を付けて保存する
●グラフに表示するデータをダブルクリックで切り替える

デザインテンプレートの模様を一時的にオフにする


スライド作成で楽しいのは、なんといっても数あるデザインテンプレートからデザインを選ぶ作業です。PowerPointをインストールしたときに同時にインストールされるデザインテンプレートに加え、Microsoft社のWebサイトには日々新しいデザインテンプレートが更新されています。

デザインテンプレートを選ぶコツは、スライドの内容に合ったものにすること。内容をイメージする色や模様が入っているものを選びましょう。社外向けのスライドであれば、コーポレイトカラーが使われたデザインテンプレートも印象に残るはずです。

ただし、デザインテンプレートの中には、表やグラフなどのメインとなる素材を邪魔する模様が入ってるものもあるので注意が必要です。たとえば、下図のスライドでは、せっかく作成した表の右側がデザインテンプレートの模様と重なってしまって見づらくなっています。

デザインテンプレートの模様が表の邪魔をしている



プレゼンテーション用のスライドは「見せたいものを大きくはっきり見せる」のが鉄則。せっかく内容に合ったデザインテンプレートを選んでも、これでは本末転倒です。

このようなときは、このスライドのデザインテンプレートだけ、模様をオフにしてしまえばいいのです。それには、模様をオフにしたいスライドを表示し、「書式」メニューの「背景」を選択します。

背景の模様をオフにする機能を呼び出す


「背景」ダイアログボックスが表示されたら、「マスタ上のグラフィックスを非表示にする」のチェックボックスをオンにします。最後に「適用」ボタンをクリックします。

「すべてに適用」ボタンを押すと、すべてのスライドの模様がオフになるので注意しよう


デザインテンプレートの模様が削除され、表がはっきり目立つようになりました。模様がなくなっても、スライドの色合いなどは変わっていないので、ほかのスライドとの統一感も保たれています。

このスライドだけ、背景の模様がオフになった



>続いて、クリップアートを保存する操作を紹介します

更新日:2009年05月19日

(公開日:2007年03月05日)

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