【クエリとExcel】データを操作する仕組みの違い
データベースに蓄積・保存したデータは、「並べ替え」や「データ抽出」、「集計や計算」など、様々に操作して活用します。Excelの場合は、「並べ替え」機能や「オートフィルタ」機能、「集計」機能、「ワークシート関数などによる強力な計算機能」が備わっています。これらの操作は、ワークシートに対して直接操作し、関数などはセルに直接入力します。その操作結果は、ワークシート上に直接反映されます。
「並べ替え」機能と「オートフィルタ」機能
「集計」機能
ワークシート関数
Accessの場合、データの操作は、基本的に「クエリ」を作成して実行します。やはり、テーブルを直接操作させない仕組みになっているのです。データの並べ替えや抽出、データの集計や計算は、主に「選択クエリ」を作成して実行します。その実行結果は、Excelがワークシート上に直接反映されたのに対し、テーブルとは別な表の形で表示されます。
選択クエリのデザインビュー
※選択クエリは、SQLのSELECT文にあたります。データ抽出はWHERE句による絞り込み、並べ替えはORDER BY句、集計・計算はGROUP BY句や関数などを記述したSELECT文と対応しています。
Excelの方がスピーディーに作業できるように感じられますが、ワークシートやセルを直接操作するため、データを壊してしまうリスクがあります。その点、Accessでは、テーブルやデータを直接操作していないため、データが壊れるリスクが軽減されます。どこまでも、「データを安全」に管理する仕組みがデータベースであるAccessに備わっているのです。
【レポートとExcel】データを印刷する仕組みの違い
Excelでは、作成したワークシートそのものが印刷されます。もし、リストの各行のデータをカード形式で印刷するなど、作成した表とは別なレイアウトで印刷したい場合は、VLOOKUP関数などを使用して印刷用のワークシートを作成したり、印刷を自動化するVBAプログラムを作成したり必要があります。
印刷用のワークシートを作成
これに対し、Accessでは、レポート機能があるので、テーブルに対応した印刷画面を、様々なレイアウトで手軽に作成できます。印刷レイアウトもマウス操作などで変更できる点も魅力です。
Accessのレポート機能
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