Outlookのアドレス帳活用(2ページ目)

アドレス帳の一本化

Gmailなどのインターネットメールを使っていると、便利なことに自動的にアドレス帳が作成されていきます。が、一方、Outlookも使っていると、アドレス帳を統合して一本化したくなりますよね。

Gmailでも、Outlookのようにメールアドレスの書き出しをOutlookのメールソフトで読み込みしやすい順番で行えますので、準備しておいてください。

いよいよCSV形式の連絡先を、インポート(読み込み)機能で、読み込みます。

1. エクスポートの時と同様に、「ファイル」＝＞「開く」＝＞「インポート」の順番にクリックしてください。 2. 一番下の「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、「次へ」をクリックしてください。 3. 「テキストファイル(DOS、カンマ区切り)を選択し、「次へ」をクリックしてください。 4. インポートするファイルを「参照」ボタンをクリックして選んで、オプションもふさわしいものを選択し、「次へ」をクリックしてください。 5. インポートするフォルダで、「連絡先候補」フォルダを選択し、「次へ」をクリックします。 6. ファイルのインポートのところで注意として「フィールドの一致」ボタンをクリックします。 7. 左側の項目を押しながら、右側の項目の一致させる場所に持っていき離します。すると、元のフィールドという場所に、左側の名前が入ります。これを続けていき最後に「OK」ボタンをクリックします。 これで、Outlookのアドレス帳に、連絡先の情報が一本化されました。

アドレス帳を使った差し込み印刷

Outlookのアドレス帳の活用編の例として、ワードで封筒の宛名印刷をやってみましょう。

1. ワードの「差し込み文書」メニューをクリックし、「差し込み印刷の開始」から「封筒」を選び、封筒オプションで封筒サイズを選択します。 2. 「宛先の選択」メニューから「Outlookの連絡先から選択」をクリックします。 3. 「連絡先候補」フォルダを選択すると、差し込み印刷の宛先を選択する画面が表示されますので、宛先を選択し、「OK」をクリックします。 4. 「差し込みフィールドの挿入」メニューを選び、郵便番号・都道府県・市区町村・住所・会社・名字・名前などの封筒に印刷したい項目を挿入します。 5. 「結果のプレビュー」をクリックしてみると、差し込みイメージが表示されます。 後は、印刷するだけです。ラベル印刷も同様にできるので、ビジネス文書の送付では役に立ちますね。

ぜひ、チャレンジしてみてください。