履歴書送付時には送付状を付けよう

ビジネスの場面では、文書を郵便や宅配便でやりとりする際、「ご請求のありました資料をお送りします」など簡単な挨拶状を添えるのが普通です。

しかしながら、履歴書や職務経歴書を応募先の会社に郵送するにあたって、なにがしかの添え状を用意する人はほとんどいません。求人広告の募集要項に「履歴書郵送のこと」とあるから、履歴書を書いて送る。ただそれだけすませているのが実情です。

応募書類を受け付ける企業の人事担当者も、それが当たり前の状況になっているためか、挨拶状がなくても別に気にしていないようですが、であればこそ、履歴書や職務経歴書を郵送するときに、一言の挨拶を兼ねた送付状を添付すると、それだけで、ほかの応募者とはひと味違う印象を人事担当者に植え付けることができることになります。

添え状の内容は、ビジネスライクに「応募させていただきますのでよろしくお願いします」程度の簡単なものでもいいのですが、せっかくですから、その会社に応募するに至った動機や今後どんな仕事をしたいと考えているのかなど、履歴書や職務経歴書では伝えきれない自分の思いを訴えるような自己ＰＲ書として活用すると、より強く印象づけることができます。

また、市販の履歴書に、一般的な封書用の封筒がセットされて販売されていることもあり、B5サイズに二つ折りしたうえで、三つ折りして郵送するのが一般的ですが、ビジネスの場面でも、不特定多数に送るダイレクトメールならともかく、大事な取引先に対して、自社の資料や契約に関する書類などを、折りたたんで送るというのはありえません。重要な書類をぞんざいに扱うと、それだけその文書を重視していないと受け止められても仕方がないでしょう。

履歴書など応募書類も、自分をPRするための重要な書類です。サイズに合わせた封筒を用意して、折らずに郵送すれば、それだけ目立つだけでなく、丁寧な仕事をする人、読みにくくならないよう気配りができる人といった好印象を持ってもらえることは間違いありません。