Google ドキュメントの裏ワザ！ 知っていると便利な機能5選

マイクロソフトのWordと並んで、文書作成の定番ツールとなっているのが、Googleの「Google ドキュメント」です。文書作成・編集に必要な機能が充実しているのはもちろん、知っていると便利な機能もたくさん用意されています。ここでは、そんな便利機能を5つピックアップしてみました。

●ワザ1：句読点も大丈夫！ 音声でサクサク文章を入力する
●ワザ2：ファイルにして添付する手間も不要！ 作った文書をすぐにGmailで送る
●ワザ3：WordファイルはWordファイルのまま、そのまま編集・保存
●ワザ4：いくらでも過去に戻れる！ 過去の文書を呼び出して編集する
●ワザ5：カレンダーから選ぶだけ！ 素早く日付を入力する
 

ワザ1：句読点も大丈夫！ 音声でサクサク文章を入力する

Google ドキュメントで文章を入力するときはキーボードを使いますが、もう1つ“音声”で入力する方法もあります。つまり、しゃべった声をそのまま文章として入力できるのです。

［ツール］の［音声入力］を選択して、小さいマイクのウィンドウが表示されたら準備完了です。マイクをクリックしてマイクの絵が赤色になったら、パソコンのマイクに向かってしゃべってください。しゃべった言葉が自動的に入力されて、日本語に変換されます（初回はマイクの使用許可を求めるメッセージが表示されるので［許可］をクリックしてください）。

次のようにしゃべると、句読点の入力や改行・改段も可能です。

とうてん……、
くてん……。
あたらしいぎょう……改行
あたらしいだんらく……改段

入力を終了するときには、赤いマイクをクリックして黒色に戻してください。

なお、［Ctrl］+［Shift］+［S］キーを押すと、赤いマイクのウィンドウが現れて、すぐに音声入力できる状態になります。終了するときには、もう一度［Ctrl］+［Shift］+［S］キーを押してください。慣れてきたら、この方法がスピーディーだと思います。

もちろん、しゃべり方によっては誤入力・誤変換も起きますが、慣れてきたらかなり正確に入力できるようになると思います。口述筆記のように、音声をその場で文字にしたいときは、ぜひ活用してみてください。

▼［ツール］の［音声入力］を選択すると、小さいマイクのウィンドウが表示されます。 ▼マイクをクリックして赤くしたら、パソコンのマイクに向かってしゃべってください。しゃべった言葉が入力されて、自動的に変換されます。終了するには、赤いマイクをクリックして黒に戻します。  

ワザ2：ファイルにして添付する手間も不要！ 作った文書をすぐにGmailで送る

Google ドキュメントで作った文書を、Gmalに添付して送信したいときはどうしていますか。作った文書をWord形式やPDF形式のファイルに変換して保存し、そのファイルをメールに添付していないでしょうか。

Google ドキュメントなら、そんな面倒な作業は必要ありません。作った文書をすぐにメール送信できるからです。Gmailに切り替える必要さえありません。

操作方法は、［ファイル］－［メール］－［このファイルをメールで送信］を選択するだけです。あとは、［送信先］に相手のメールアドレス、［件名］にメールのタイトル、［メッセージ］に本文を入力し、［コンテンツをメールに添付せずに本文に含めます］はオフにして、その下で添付ファイルのフォーマットを選択して［送信］をクリックしてください。

フォーマットとしては「PDF」や「Microsoft Word」が選べます。作った文書が指定したフォーマットのファイルに自動的に変換されて、メールに添付される仕組みです。

▼［ファイル］－［メール］－［このファイルをメールで送信］を選択すると、この画面が表示されます。［送信先］［件名］［メッセージ］を入力し、［コンテンツをメールに添付せずに本文に含めます］はオフにし、添付ファイルのフォーマットを指定して［送信］をクリックします。 ▼添付ファイルのフォーマットとしては、「PDF」や「Microsoft Word」を選択できます。  

ワザ3：WordファイルはWordファイルのまま、そのまま編集・保存

以前のGoogle ドキュメントでは、マイクロソフトのWordの文書ファイルを読み込むと、Google ドキュメントの形式に変換されてから読み込まれました。

しかし、現在のGoogle ドキュメントでは、WordファイルをWordファイルのまま読み込んで編集し、Wordファイルとして保存できます。当たり前のようですが、Google ドキュメントでWordファイルを扱うことが多い方にとっては、ぜひ覚えておきたいポイントです。

ただし、操作面ではいくつか注意点があります。まず、［ファイル］の［開く］でWordファイルを指定したとき、編集するアプリケーションを指定する場面があることです。次がその画面です。画面上の［▼］をクリックし、［Google ドキュメント］を選択すれば、Google ドキュメントでWordファイルが読み込まれます。

▼Wordファイルを指定したとき、この画面が表示された場合は、画面上の［▼］をクリックして、メニューの［Google ドキュメント］を選択します。なお、［Wordで開く］をクリックすると、Wordが起動して読み込まれます。 また、GoogleドキュメントでWordファイルを編集しているときは、ファイル名の右側に「.DOC」または「.DOCX」と表示されます。この表示があるときは、WordファイルがWordファイルのまま編集できていることを示しています。

▼ファイル名の右側に「.DOC」または「.DOCX」と表示されます。 以上のポイントに注意すれば、Google ドキュメントでもWordファイルを自由に編集できますよ。ぜひ、活用してください。
 

ワザ4：いくらでも過去に戻れる！ 過去の文書を呼び出して編集する

Google ドキュメントには「保存」という操作がありません。なぜなら、作った文書は自動的に保存されるので、わざわざ保存しなくてもいいからです。

しかし、そうなると、過去に作った文書を再利用したいとき困りそうです。たとえばWordなら、文書を変更する前に別名でファイル保存しておけば、変更前のファイルを読み込んで編集をやり直すことができます。

ところが、自動的に保存されるGoogle ドキュメントだと、文書は常に最新状態になるため、たとえば「3日前の状態からやり直したい」と思ってもできないのでは……と思ってしまいます。

が、心配いりません。Google ドキュメントでは、文書に加えられた変更が「変更履歴」としてすべて記録されています。このため「3日前の状態からやり直したい」という要望にも簡単にこたえられるのです。

変更履歴を表示するには、メニュー右端の「最終編集：○○」をクリックします。すると、右側に日時が表示されます。これは、文書が変更された日時を示しています。選択すると、その日時の文書が表示され、続けて［この版を復元］を選択すれば、その状態が復元されて編集できる状態になります。

つまり、Google ドキュメントなら、「いつでも過去の状態戻れる」わけです。バックアップのために、いくつもファイルを作らなくていいのもメリットだと思います。

▼メニュー右端の［最終編集：○○］をクリックします。 ▼右側に文書が変更された日時が一覧表示され、選択するとそのときの文書が表示されます。その状態に戻すには、［この版を復元］をクリックします。 ▼表示されたメッセージで［復元］をクリックすると、そのときの状態に戻ります。  

ワザ5：カレンダーから選ぶだけ！ 素早く日付を入力する

Google ドキュメントで日付を入力するときは、［挿入］の［日付］を選択します。すると、カーソル位置にカレンダーが表示されるので、入力したい日付を選択してください。その日付が挿入されます。

挿入した日付をクリックし、表示されたパネルで日付をクリックすれば、再びカレンダーを表示して別の日付に変更することもできます。また、右下の歯車のアイコンをクリックすれば、日付の書式変更も可能です。

ちょっとした機能ですが、文書中に日付を入力したいときはとても便利なので、ぜひ活用してください。

▼［挿入］の［日付］を選択すると、カーソル位置にカレンダーが表示されるので、入力したい日付をクリックします。 ▼クリックした日付が挿入されます。 ▼日付をクリックするとパネルが開きます。パネル中の日付をクリックすると。再びカレンダーから日付を指定できます。 ▼右下の歯車のアイコンをクリックすると、日付の書式を変更できます。 以上、Google ドキュメントで知っていると便利な機能を5つ紹介しました。あまり“裏ワザ”っぽくなかったかもしれませんが、知っていると便利に活用できるシーンがきっとあると思います。ぜひ、積極的に活用してみてください。


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