ワークスペースはどこから手を付ければよい?

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おうちの中での「仕事のワークスペースがすぐに散らかって困っている」とご相談を受けることがあります。

ワークスペースにはサッと手に取って使う必要のある、いわゆる「生きているモノ」が多いので、モノが右から左へと動きやすく「散らかりやすい」のも頷けます。今回は、ミニマリストである筆者が、散らかり感を消すために工夫しているポイントをご紹介します。
 

1. まずは文具から見直す

デスクの上がスッキリしていると「さて、仕事しよう!」という気になります。逆にデスクの上にモノが山積みになっていると、それらをよけてスペースを確保してから取り掛かるので、やる気がそがれてしまう、なんて経験もあるのではないでしょうか?

ワークスペースの片づけを行う際、最初に取り掛かかっていただきたいのが、ずばり「文具」です。文具はほぼ確実に毎日使いますし、仕事中に「あれ? ペンが無い!」となりがち。デスクの上に散らかっているものも、実は文具が多かったりします。

そこで、私が実際にやっている文具の片づけポイントは2つです。

ポイント1. 兼用できる文具を使う
例えば文具の代表格「書くもの」。これを何種類も持っているのは保存する場所も必要ですし、探すのも大変。そこで私がオススメしているのが、ハイテックCコレト1000というリフィルタイプのペンです。
ワークスペースの片づけ

ハイテックCコレト1000

私が愛用しているのは4本のリフィルを入れて使う4色タイプ。ペン自体が4色対応とは思えないほど、スリムで持ちやすい点が気に入っています。さらにリフィルの種類がとても充実していて、ボールペンやシャープペンシルはもちろん、消しゴムまであるのです。
ワークスペースの片づけ

リフィルが充実しているところも気に入っています 

ワークスペースの片づけ

消しゴムリフィルはこんな風になっています

このペン1本で、黒ペン、赤ペン、シャープペンシル、消しゴムの4つを持っていることになるので省スペースですし、シャープペンシルと消しゴムをわざわざ持ち変える必要もなく、「消しゴムが無い!」というストレスも軽減したと感じています。

ハイテックCコレト1000に限らず、他にもこのように1つで機能を兼ねられる筆記具がありますので、ぜひ集約してみてはいかがでしょうか。

ポイント2. デスクの文具収納は不要
デスクの一番上の引き出しを文具収納として使われている方、デスクの上にペン立てを使われている方をお見かけしますが、私はそういった収納は不要だと考えています。本当によく使う文具は、厳選すれば、片手で持てる程度になるからです(もちろん職業によって異なりますが)。

また、ペン立てに入れた文具は色とりどりで視線を集めやすく、ごちゃついて見えやすいのも難点です。そこでペン立てのように使いつつ、蓋をしめればペンケースとして持ち運べるタイプのものを使うのはいかがでしょうか。
ワークスペースの片づけ

ソニック スマ・スタ 立つペンケース

我が家では子どもの学校用にもこのペンケースを使い、家で宿題をするときはランドセルからデスクに出してきて使っています。こうすることでデスクを広く使えますし、家の中のワークスペースに文具自体を置かなくなるので、見た目もスッキリとしますね。
 

2. 生活感が出る電子機器はなるべく隠す 

ワークスペースの片づけ

電子機器を制することでスッキリ感が格段にUP

ワークスペースには、ノートPCだけがポツンとデスクの上にあるのがミニマリストである私の理想。ところが実際には、ノートPC以外にもスマホ、プリンタ、電源ケーブル、延長コードなどの電子機器が多くあり、一気にゴチャついて見えてしまいます。

もちろん仕事中にはコード類をつなぐので仕方がないのですが、せめて仕事が終わったあとには電子機器とコード類をサッと片づけたいもの。
ワークスペースの片づけ

電子機器のセット収納(黄色のシールを貼っています)

そこで考えたのが、一緒に使うモノには同じ色のシールを貼って、ファイルボックスに入れる方法です。使うときはファイルボックスごと取り出し、使い終わったらファイルボックスに入れて棚に戻すので、デスクの上が散らかりっぱなしになることはありません。
 

3. 書類は「立てる」と「置く」のダブル使いがオススメ 

ワークスペースの片づけ

片付け難易度がトップレベルの「書類」は最後に取り組みます

最後に書類の片づけを行います。「書類はどんな収納方法がよいですか?」という質問を受けることが多いのですが、私のイチオシは「立てる収納」と「置く収納」のダブル使いです。

今、使っている書類は「置く収納」に
ワークスペースの片づけ

立てる収納(右)と置く収納(左)のダブル使い

書類を持ち帰ったら、まず最初に「置く収納」にポイッと置きます。このとき緊急度が高いと判断したものは上の段、そこまで緊急度が高くないものは下の段に分けます。もともと2段になっている書類トレーでもいいですし、我が家では無印良品の1段のトレー(現在は廃盤)を2つ重ねて使っています。

上の段は毎日書類が空になることを目指します。処理を済ませた書類は処分するか、緊急度が下がるので下の段へ移動させます。下の段はいったんは「置きっぱなし」でOKです。緊急度は高くないけれど必要な書類の「一時置き」スペースがあることで、気持ちにも少し余裕が生まれます。

下の段があふれそうになったら、見直しをするタイミング。そのときに一気に、例えば業務別、人別といったように分類をします。分類ごとのクリアファイルを用意し、対象となる書類を入れて、「立てる」収納へ移動させます。1枚の紙でもクリアファイルに入れると、ファイルスタンドに立てられますよね。あとは、必要なときにジャンル別に分けたクリアファイルの中を見れば、欲しい書類が見つかります。

このようにジャンルごとにクリアファイルに「立てた」書類も、気づくと溜まりがちになってきます。ジャンル(クリアファイル)が増えてきた場合は、「使い終わったファイルは左側に立てていく」ことを意識すると、優先度の低いクリアファイルがどんどん右側に追いやられていきます。こうすると優先度が「見える化」できていいですね。

右側に溜まったクリアファイルは、月に1回程度のタイミングで見直し、紙で残しておく必要はなければスマホで撮影するなどして、紙は処分することをオススメしています。もちろん保管必須の書類は除きますが、そういった大切な書類は、オープンな場所ではなく、引き出しの奥などへ移動して収納してください。

また、わざとマチの無いクリアファイルを選び、「クリアファイルがパンパンになったら見直しをする」とルール化しておくのもいいですね。

書類の片づけで大変なのは「緊急度が高いかどうか」「どのジャンルの書類なのか」の2点。並べる収納で緊急度に対応し、立てる収納でジャンル分けしています。

今回は、ワークスペースの片づけについて、「文具」「電子機器」「書類」に絞ってお伝えしました。よかったらお試しください。
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