便利なフリーソフトを業務の効率アップに活かせれば言うことナシ。ですが、勤務先企業のPCにフリーソフトを導入する際には、ちょっとした注意が必要です。

現在は多くの企業が情報セキュリティへ取り組み、勤務先のPCにフリーソフトを導入する場合に気をつけるべきことがあります。順に見ていきましょう。

フリーソフトの使用が社内規定で禁止されている

ある程度の規模の企業になると、手放しでフリーソフトの使用を歓迎するところは少ないようです。なかには、はっきりとフリーソフトの使用を禁止する企業もあります。
これは、フリーソフトが基本的にその品質を保証するものではないため、万が一フリーソフトを使用したことで企業がなんらかの不利益を被るリスクを回避するのが主な目的です。
仮にフリーソフトの導入に成功したとしても、会社の禁止事項に抵触することが発覚すれば勤務先からの信用を失うことは免れません。場合によっては処分の対象とされることもあります。

フリーソフトを使うためには?
⇒勤務先から正式に使用許可を取る
独断によるフリーソフトの導入は何よりも避けてください。どうしても必要ならば、上司へ相談するか稟議書を通すなど会社が規定する手順により、フリーソフトの導入を例外的に認めてもらいましょう。
フリーソフトの導入許可をかけあう際には、
  • 使用するフリーソフトの名称と機能
  • そのフリーソフトの導入目的
  • そのフリーソフトを使用する必然性(=代替手段の無さの証明)
  • 導入手順
を簡潔にわかりやすくまとめて説得力を出したいもの。フリーソフトの導入に伴う会社のシステムへの影響や想定しうるリスクも考慮しておけば、許可も降りやすくなるでしょう。
ただし、例外が認められること自体が例外。必ず許可がおりるとは限りませんので、潔く退くことも必要です。

フリーソフトのダウンロードサイトがブロックされる

企業側でWebサイトのフィルタリングソフトを導入することで起きる現象です。ブロックされるのは、アダルトサイトなど倫理的に有害とされるサイトのほか、Webメールやフリーソフトのダウンロードサイトといったデータの送受信(=データの社外流出のルートになりうる)を行うサイトが多いようです。

フリーソフトを使うためには?
⇒インストーラソフトを外部メモリに格納してPCに直接、転送
あらかじめ、自宅PCなどで導入したいフリーソフトをダウンロードし、圧縮ファイルやインストーラの状態でUSBメモリなど外部記憶装置に保存します。
それを勤務先PCにつなぎ、圧縮ファイルやインストーラをコピーして実行します。
ただし、社内に外部メモリの持ち込みが禁止されている企業もありますのでその場合は以下の方法を試してみては。

⇒インストーラを自分のホームページにアップロードしてそこからダウンロード
フィルタリングソフトは、あらかじめ登録されたURLを自動的にブロックする方式をとっています。
そのため、無名のサイトや新規に立ち上げたサイトはブロックの対象となっていない場合があります。
自分が個人用のホームページなど、インターネットのサーバー上に領域を持っている場合は、そこに一度フリーソフトの圧縮ファイルやインストーラをアップロードし、そのサイトに会社のPCからアクセスしてダウンロードする方法があります。その場合、アップロードするフリーソフトが再配布可能(インターネット上に公開して第三者が利用できる状態にしてもよいもの)であることを確認してください。

勤務先のPCに外部メモリからデータを転送できない

企業によっては、PCに外部メモリからデータの転送をできなくするプログラムがあらかじめインストールされている企業もあります。

フリーソフトを使うためには?
⇒メールに添付して送信
会社のアドレス宛に、あらかじめ自宅PCなどでダウンロードしたフリーソフトの圧縮ファイルやインストーラをメール添付で送信します。
添付ファイルの容量制限がある場合、あまり大きなファイルを添付することはできませんが、ちょっとしたデスクトップツール程度の軽量のものであれば十分に添付可能です。

インストールにアドミニストレータ権限が必要

もっとも障害になる確率が高いのがこれ。企業のPCでは通常、一般ユーザと呼ばれる権限が限定されたアカウントでログインするのが通例です。しかしそのアカウント権限ではインストール処理を完了できないフリーソフトも存在します。
(レジストリやシステムフォルダに変更を加えるものが多いです)
アドミニストレータ権限アカウントのパスワードは一般ユーザに知らされることなく社内のシステム担当者が管理しています。どうしても必要なフリーソフトであれば、その旨を会社のシステム担当者に連絡して事情を話し、一時的にアドミニストレータ権限でインストールを許可してもらいましょう。


そもそも企業は、その規模が大きくなればなるほど、そして上場など社会的認知度が高くなればなるほどフリーソフトの使用に厳しくなる傾向があります。
規則を破ろうとするのではなく、あくまで許された範囲内で許容された方法での利用をおすすめします。
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※OSやアプリ、ソフトのバージョンによっては画面表示、操作方法が異なる可能性があります。