大量のデータを蓄積・保存できる

それでは、Accessを使用すると、実際にどのようなことができるのでしょうか?まず、大量のデータを蓄積・保存できます。Excelの場合、1つのワークシートに104万8,576行という「明確な保存可能な件数の限界」がありますが、Accessの場合は、1つのデータベースについて「最大2Gまで」という「容量の限界」があるだけで、保存件数に制限はありません。
大量のデータを蓄積・保存できる

大量のデータを蓄積・保存できる




保存したデータを利用する

保存したデータは、様々な形で取り出すことが可能です。膨大なデータの中から「必要なデータ」だけを「目的に応じた形」で取り出せるわけです。取り出すときに数値データを集計したり、複数の表(テーブル)を結合させたりすることも可能です。
保存したデータを取り出す

保存したデータを取り出す



さらに、保存したデータを様々な形式で印刷することが可能です。リスト形式や帳票形式、ラベル形式などで印刷できますし、レイアウトを自由に変更することも可能です。
保存したデータを印刷する

保存したデータを印刷する



テーブルにデータを入力したり、データを閲覧しやすく表示したりする「操作画面」も作成できます。操作性がアップするだけでなく、データが保存されているテーブルを直接操作せずに操作画面を介することで、テーブルやデータが壊れてしまうリスクも軽減できます。
操作画面を作成できる

操作画面を作成できる




データベースシステムを簡単構築

こういったAccessの機能を組み合わせてデータベースシステムを構築できます。住所データなどを蓄積して「住所管理システム」を構築すれば、DM作成や年賀状作成にも活用できるでしょう。サンプルテンプレートも用意されているので、こちらも活用してみるとよいでしょう。
サンプルテンプレート

サンプルテンプレート



小規模なデータベースであれば、Accessの基本機能だけで簡単に作成できます。さらに、Accessは、データベースの操作を自動化する「マクロ機能」や、複雑な処理をプログラミングできる「AccessVBA」も搭載しています。これらの機能を活用すれば、「販売管理システム」や「在庫管理システム」など、本格的な中規模のデータベースも構築できます。もちろん、データベースやプログラミングに関する学習も必要になるので「手軽に」とは言えませんが、「業務を熟知している自分たちの手でデータベースを構築したい」という要望を叶えるポテンシャルをAccessはもっています。

最後に、AccessとExcelの違いについて解説します。