Outlookをグループウェアとして使ってみよう(2ページ目)

予定表(カレンダー)を使う

Outlookの「予定表」は、手帳感覚で入力できます。

1.「ホーム」画面から、左下にある「予定表」アイコンをクリックすると、「予定表」の画面が開きます。
2.予定をいれたい時間帯の枠を”ダブルクリック”すると、新規の予定表画面が開きます。
3.件名や内容を入れ、「保存して閉じる」と、「予定表」に表示されます。
なお、予定をだれかに知らせたい場合、「予定表を電子メールで送信」のアイコンを開くと、メール画面が開き、アドレスを入力するだけで、自分の予定を知らせることができます。
※意外に便利なのが、予定表の印刷機能。
A4サイズ1枚にカレンダー形式や、手帳形式、3つ折り形式などいろいろな形式で印刷して、持ち歩けます。

会議の依頼

予定表を使って、会議の依頼ができます。

1.予定の詳細画面から「会議出席依頼」のアイコンをクリックします。
2.メールアドレスを指定して、「送信」します。
もし、出席依頼先もOutlookを使っていて、予定を公開している場合、先に空き時間を確認できます。その場合は、「スケジュール」アイコンをクリックして、連絡帳から相手の名前を選択すると空き時間が表示されます。
タスクの進捗や予定の調整が、Outlookでできるようになりますので、使ってみてください。