オフィスレイアウトを作れと言われても…
「自分でレイアウトつくらないといけない。どうしよう？」
まずは、他社のオフィスレイアウトを見てみましょう。オフィス家具・什器メーカーでは、自社のオフィスを展示用にして見学を受け入れているところが多くあります。あるいは、オフィスレイアウトのコンテストで受賞した会社なども、見学を受け入れるところがあります。まずは、世の中、どんなレイアウトが流行っているのか、図面や写真だけではつかめない空間づくりを実際に見てみましょう。
それとともに、社内のヒアリングも欠かせません。オフィスを実際に使うのは現場の社員。現状の不都合を解消するためのよいきっかけともなりますので、多くの社員に現状の不満やアイデアを聞いてみましょう。そのヒアリング結果を、他社のレイアウトを参考にしながら解消できないか検討します。
「予算に限りがあるけど、家具を安く手に入れるには？」
中古のオフィス家具・什器の販売会社にあたってみましょう。新品に比べ格安で揃えることができます。ただ、在庫数によって色や種類が揃えられない可能性はあります。新品で揃えられる場合は、家具の基準を作ります。机・椅子もテーブル等を使用場面ごとに統一しておくと、レイアウト変更があっても、社内で流用できます。家具や什器の種類は極力種類を少なめにしておくことがポイントです。
「おしゃれオフィスにしたいけど、デザイナーってどう選ぶの？」
デザイナーを選ぶというよりも、レイアウト変更・移転を事業とする「プロパティマネジメント（Property Management＝PM会社」を選ぶことになります。当然、オフィス家具・什器メーカーでもレイアウト設計はできますが、自社製品を使うという制約があります。それを避けるのであれば、独立系のPM会社を選びます。どの会社も施行の実績をサイトに掲載していますから、イメージに近い実績を持つ会社を選びます。
「業者に丸投げはしたくないけれど、総務はどこまで関わればいいの？」
総務の役割は、オフィス・コンセプトを定め、それを元に決定していくことです。また、大きな役割として社内調整もあるでしょう。施工会社が提示してきたレイアウトやアイデアを関係部署と討議し、最終決断をするのです。判断軸をしっかりと定め、ブレないことが重要です。
「コミュニケーションよくしたいけどパーティションや仕切りってどうしよう？」
現状、多くのオフィスでは、仕切りをつくらず、オフィスを一望できるレイアウトが多いようです。間仕切りやパーティションを置かずに、どこからでも見渡せるオフィスです。誰がどこで何をしているかが丸見えにはなりますが、コミュニケーション活性化のためには、極力仕切らない方が良いでしょう。
オフィス家具・什器という「モノ」を買うのではない
レイアウトにまつわる疑問を解説してきましたが、オフィスレイアウトを考える時、机や椅子、キャビネの種類から選ぶ方はいないでしょう。まずは、レイアウト変更後に、どのような働き方を演出したいのか、そのイメージから考え始めるのではないでしょうか？今の働き方をどのように変えたいのか、自社にとって必要な新たな働き方はどんなものか。それをイメージし、その実現をサポートするオフィスのあり方を考える、という順番でしょう。「ワークスタイル変革をワークプレイス変革がサポート」するという図式です。
社員の理想は、ヒアリングしないことにはイメージできないでしょう。現場社員も巻き込みながら、イメージを膨らましていきます。移転プロジェクトチームには各部から参加者を募りましょう。
そこで、どのような働き方をしたいのか、どのように働くと成果が上がるのか、ということを議論します。今、不都合なことは何か、どうすればよりよくなるのか、という「コト」に焦点を絞ります。
つまり、オフィスレイアウトは、家具や什器などの物理的な「モノ」から発想するのではなく、それを利用して行われる「コト」を実現するツールとして捉えることが大切なのです。
今求められるオフィスの「コト」とは
一般論として必要な「コト」は2つ考えられるでしょう。それは、「効率性」と「創造性」の向上です。
本業が効率良く進められ、アイデアが豊富に湧いてくる創造性が高まる働き方です。この二軸、効率性と創造性を具体的なオフィスに結び付けていきます。
「働く場面」を4つにパターン分けする
働き方をもう少しブレイクダウンすると、「定型業務を行う場面」と「企画書作成・ブレストのような創造的な場面」の2つに分けられます。そして、それぞれを一人で行うのか、複数人で行うのかにより、以下の4つのパターンが想定されます。- 定型業務 × 一人で集中
- 定型業務 × 複数人でコラボ
- 創造業務 × 一人で集中
- 創造業務 × 複数人でコラボ
一人で集中して行うべき仕事を雑然とした喧噪のなかで行うことは難しいですし、みんなでワイワイブレストしたいのに、周りを気にしながらではアイデアも湧いてこないでしょう。それぞれのワークシーンに適した働く場があることで、効率性は高まります。
上記の4パターンを実現する場を、適正数揃える必要があります。
・定型業務 × 一人で集中 → 集中ブース、個室、通常の自席
・定型業務 × 複数人でコラボ → ちょいミーティングスペース、オープンスペース
・創造業務 × 一人で集中 →集中ブース、個室
・創造業務 × 複数人でコラボ →リフレッシュルーム、区切られたミーティングルーム
創造性の向上には「意図と偶発性」を仕掛ける
創造性の向上のための場づくりには、二つの軸があります。「創造的な仕事をする目的のために集まる場」と「偶発的な出会いにより創造的な会話がされる仕掛けとしての場」です。それを整理すると以下のようになります。
創造性はコミュニケーション活性化から
集めて交わる「場」 → リフレッシュルーム、ちょいミーティングスペース
偶然交じわる「場」 → マグネットポイント、フリーアドレス、内階段
マグネットポイントとは、コピー機や文房具を一か所に集めた場などのことで、集まった人の間に会話を生み出します。このような偶発性は、仕掛けないとなかなか実現しません。他部門のメンバーと話すためにはそれ相応の理由が必要になります。
モノとしての什器の選び方
以上のような働くシーンをイメージ・議論してから、ようやく、オフィス家具・什器を選定する段階になります。大事なのは、常に、その場の目的を最大限実現できる什器であることです。先の4つの利用シーンで必ず必要となるのが、椅子とデスクです。椅子はその場の目的が達成できるようなスペックが必要となります。集中業務であれば、長時間座っていても腰がいたくならない等の快適性を重視するべきでしょう。逆に、オープンスペースの回転率を上げるのであれば、あえて堅い椅子、背もたれの無い椅子、長時間座るには居心地が悪いものを選ぶことになります。
デスクに関して言えば、盤面の広さと形状があります。大きな書類やサンプルを数多く並べるのであれば、大きな盤面が必要となります。逆に、ミーティングスペースを数多く設置したいのであれば、小さな盤面のテーブルを数多く設置するという選択になります。
ミーティングスペースでは、机の形状を長方形だけでなくても良いでしょう。その会議ごとに机の設置をさまざまに配置できれば気分も変わりアイデアも豊富にでてくるかもしれません。またデスクを頻繁に移動できるようなオープンスペースであれば、キャスターは欲しいところです。ある研究によると、場所作りから自由に施せると会議の効率が良い、ということのようです。
とかくカタログから入り、デザインのかっこよさで選んでしまうこともあるかと思いますが、オフィス什器は使ってなんぼ、それを使って仕事をする人の成果があがってなんぼ、です。常に場の目的、その利用イメージを頭に描きながらオフィス什器は選びたいものです。
