手紙の書き方・文例/手紙の基本文例

断りの手紙の書き方と文例

断りの言葉、断りの手紙というものも言いにくいものです。しかし、相手からの依頼や要請などの場合は、あまり相手を待たせることは迷惑を掛けてしまうことにもなります。言いにくくともタイミングを逃さず断りましょう。その際、相手の気持ちに感謝しつつ、今後の関係にひびが入ることのないように適切な表現を用いましょう。

この記事の担当ガイド

心くばりのある生きた敬語の使い方、手紙の書き方ガイド

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

断りにくくても待たせすぎず迅速に、適切な言葉で伝える

相手を待たせすぎたりタイミングを失わないように、今後につなげる言葉など表現を選んで  

相手を待たせすぎたりタイミングを失わないように、今後につなげる言葉など表現を選んで

断りの言葉、断りの手紙というものは、書きにくいものです。断る理由としては、相手側の問題で断る場合と、こちら側の問題の場合とがありますが、そのいずれにしても相手の要請を断ることにかわりはありません。言いにくいものですが、お詫び同様にあまり相手を待たせることなく、タイミングを失わないように出しましょう。そして、今後関係が気まずくなったりすることのないよう、角が立たない言葉で表現することも大切です。

文例1:仲人をした夫妻へ お中元やお歳暮を次回から断る

   暑さ厳しい日が続いておりますが、お元気にお過ごしのことと存じます。
   さて、このたびは○○をお送りいただきまして有難うございました。
あたたかいお心遣い感謝申し上げます。日頃なんのお役にも立てず恐れ入ります。
   どうぞ今後はお気遣いなさいませんように…。
お二人のますますのご多幸をお祈り申し上げますとともに、
お礼のご挨拶にて失礼いたします。


文例2:取引の依頼を断る

拝復  時下ますますご清栄の段、お慶び申し上げます。
   さて、このたびは○○のご用命をいただきまして有り難うございます。
   まことに光栄なことでございまして、本来ならばすぐにでもお受けしたいところでございますが、○○の事情もあり協議の結果、不本意ながらお断りのご返事を申し上げる次第でございます。
願ってもないありがたいお話を、まことに申し訳ございません。
   どうか事情ご賢察のうえ、ご宥恕賜わりますようお願い申し上げます。 敬具


■ポイント・注意点
相手の依頼、要請を引き受けることができないわけですから、相手ががっかりすることが想像できる分、非常に言いにくいもの。ですが、取引や契約、出欠の返事などは、返事を延ばすのは相手に迷惑をかけてしまうことにもなります。タイミングを失うことのないように返事をすることが大事です。

相手との関係や依頼内容、条件などによる違いもありますが、今後も付き合いが続く場合も多いもの、相手の厚意に対しての感謝の気持ちも忘れてはいけません。「悪しからず今回は」「せっかくのご厚意を」「まことに不本意ながら」「○○の事情がございまして」など、相手が不快感を抱くことのないように、断らざるを得ない理由を述べ、今後につなげる適切な表現で結びましょう。

その他の断りの言葉・言い換え例

  • ご心配なさいませんようお願い申し上げます
  • お気持ちのみ有り難く頂戴したいと存じます
  • どうか悪しからず
  • どうかお気を悪くなさいませんように
  • まことに心苦しく存じますが
  • 小社の生産規模では追いつかず、万一ご迷惑をお掛けするようなことがあってはいけませんので
  • 不本意でございますが、今回は見送らせていただくほかなく
  • せっかくのご依頼でございますのにお受けできませんこと
  • ○○の事情がございましてお引き受けいたしかねますこと
  • まことに申し訳ございませんが、事情ご賢察のうえお許しくださいますよう
  • どうか末永くおつきあいくださいますよう ……など。

更新日:2010年08月09日

あわせて読みたい

    この記事を読んで良かったですか?

    良かった

    4

    この記事を共有する