整理されたデスクは仕事がはかどる

IT化が進み、一見スッキリとしたオフィスが増えています。しかし、本当の意味で効率よく仕事ができ、使いやすい状態になっているでしょうか。All Aboutビジネス文書ガイドで、ビジネスインストラクターとして活躍する鈴木真理子さんは、デスク周りの整理ができていると仕事を手早くミスなくこなせるようになり、職場での存在価値がアップすることにもつながると語ります。(インタビュー第2回『整理整頓でお金持ち体質!どうして大事なの?』より続きます)

――ペーパーレス化などオフィスも進化して、整理しやすくなっているのではないでしょうか。

鈴木真理子さん 
オフィスのレイアウトをフリーアドレスにしたり、書類のデジタル保存など、いろいろな試みはあるようですが、事務系の仕事現場はそれほど変わっていない印象を受けます。私のOL時代と同じようなことで困っている人たちは多く、セミナーの中に解決のヒントがあったと喜んでくださいます。デスク周りを整理すると不要なものがなくなるだけでなく、やらなくていい仕事が見えるなど気持ちや頭の中に余裕が生まれ、業績アップに結び付いていくようです。

――デスク周りを整理したいと考えたら、まず何から始めればいいのでしょう?

鈴木真理子さん
 片付けの意欲をアップさせるためにも、まず見えるところ(=デスクの上)を片づけましょう。デスクの上に出すものは、すべて起立させます。私のデスクは、とにかく「立てる」が基本です。

現在進行中の仕事に必要な書類やファイルは、引き出しにしまったりデスクの上に置くのではなく、デスク上のファイルボックスに入れます。こうすることで横に置くよりもデスク上を占領する面積が小さくて済みますし、下から上へ積み上げるよりも必要なものを取り出しやすくなります。さらに引き出しを開け閉めする手間も省けますから、時間の節約にもなります。

探しやすく元に戻しやすい定位置を決める


1段目はよく使う文具、2段目は小物や名刺、3段目は書類

1段目はよく使う文具、2段目は小物や名刺、3段目は書類を入れよう


――オフィスデスクの引き出しといえば、深さの異なるものが3段というのが定番ですよね。

鈴木真理子さん 
1段目はよく使う文具、2段目は小物や名刺、3段目は書類というのが基本的な使い方です。ここからもう1歩進んで、整理方法のルールや引き出しの中での定位置を決めます。そして、使ったら元に戻すことを実行する。これができれば、常に整理された状態がキープできるはずです。

――それぞれの引き出しの中を整理するコツを教えてください。

鈴木真理子さん
 1段目の文具は、まず入れるものを整理しましょう。基本的な考え方としては「ワンベスト」。ひとつのアイテムは、ひとつあればいいということです。引き出しを開けると、文房具がどっさり入っている人がいます。見た目も美しくありませんし、たくさんあり過ぎて必要なものをすぐに見つけることができません。たくさんあるようで、意外に必要なものがなかったりするものです。

2段目は、名刺や1段目には入らない高さのある小物などを入れます。まず入れるものをグルーピングします。よく使うものは手前、あまり使わないものは奥へ配することを基本に場所を決め、トレーや空箱などで仕切りを作ります。引き出しを開けたとき、ひと目でわかるように重ねないこともポイントです。

3段目の書類はファイルに綴じる、ファイルボックスへ入れる、これを基本に収納します。クリアフォルダーのままだと上から見たときに中身がわからないので、ファイルは必ず背表紙があるもの。これにラベリングをしておけば、何の書類が入っているのかすぐにわかります。さらに分類ごとにファイルボックスへ入れておけば、1冊取り出した時に雪崩が起きることもありません。探しやすく元の位置に戻しやすい仕組みを作ることが、リバウンドしない秘訣です。

教えてくれたのは……

鈴木真理子(すずきまりこ)さん

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All Aboutビジネス文書ガイド。大学卒業後、大手保険会社に一般事務職として入社。損害調査部、人事部人材開発室などを経て結婚退職。その後、自身のキャリアを改めて真剣に見直し「伝える」「話す」「書く」能力をさらに磨き、インストラクターとしての道を歩むことを決意。2006年株式会社ヴィタミンMを設立、代表取締役就任。多くのセミナーや企業研修で、若者や文書に自信のない、3万人を超えるビジネスパーソンに指導を行う。

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取材・文/鈴木弥生 イラスト/本山浩子

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