エクセル(Excel)の使い方/セルの操作

入力規則の「リスト」を活用しよう!

いくつかの限られたデータを繰り返し入力する場合に威力を発揮する入力規則のリスト機能。本来、入力するデータを制限するための機能ですが、これを利用すれば、データ入力の手間が省けて入力ミスも減ります!

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住所録や商品一覧といったような表を作成する場合、いくつかの限られたデータを繰り返し入力する項目があります。例えば、商品一覧であれば、「食品」「文具」「生活雑貨」・・・といったデータを入力する「分類」項目です。こういった項目を入力するときに便利なのが「入力規則」機能の「リスト」です。

この記事では、入力規則のリストを設定する方法についてご紹介します。

入力規則のリストってどんな機能?

入力規則のリストが設定されているセルを選択すると、右側に矢印ボタンが表示され、このボタンをクリックすると、その項目に入力できるデータが一覧で表示されます。その中から、入力したいデータをクリックすると、セルにデータが入力されます。


これなら、同じデータを何度も入力する手間が省けますし、入力ミスも防げますね。早速、ご覧頂いたサンプルを題材にして、設定する方法をご紹介しましょう。



入力するデータを準備する

まずは、入力するデータを準備します。ここで注意すべき点は2つ。

●同じシート上にデータを準備する
基本的には、表があるシート上に入力するデータを準備します。「基本的には」としたのは、ひと手間かければ、別なシート上のデータも利用できるからです。この方法については別項で紹介することとして、ここでは、基本的な形をとります。

●データを入力するセル範囲に注意する
商品一覧の商品データの数(行数)が増えたり、管理する項目の数(列数)が増えたりすると、表の大きさが変わります。こういった行数、列数の変化の影響を受けないセル範囲にデータを入力しましょう。下図のとおり、表の右下のセル範囲であれば影響を受けません。


上記の内容を踏まえて、データを入力します。

入力するデータの準備ができたら、入力規則を設定してみましょう!

更新日:2014年08月05日

(公開日:2006年04月24日)

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