ステップ3 タスクを整理しよう
全て書きだしたタスクを整理するにあたり、スティーブン・R・コヴィー氏の「7つの習慣」に掲載されている「時間管理のマトリクス」が便利です。
縦軸に重要度、横軸に緊急度を取り4つのボックスを作ります。その中に、タスクを1つ1つ入れていくことで整理をしていきます。
時間管理マトリクス
このマトリクスを埋めていく上で、ステップ1で書き出した運営目標に関するタスクは「重要なもの」として位置付けていくことになります。
ステップ4 各ボックスごとのアクションを取ろう
時間管理のマトリクスにタスクを整理したら、各ボックスへのアクションを決めていきます。
【第1領域：重要かつ緊急領域】
こちらのタスクは、非常に重要で緊急なタスクです。一番先にやりましょう。このタスクの中で、「どうしてもやる気になれない」というものがあれば、もしかすると、重要ではないタスクか、タスクが大きすぎて何をしたらよいか分からないタスクかもしれません。
その場合、重要ではないタスクは思い切って消すか、場所を移動させましょう。タスクが大きすぎて動き出せないタスクは、細かく分解して行動のタスクに分けてみると、動き出せる場合が多いです。
例えば、「売上をあげるキャンペーンを行う」というタスクは、具体的な行動までタスクに落とせていません。このような時には、細かく分解して「キャンペーン企画を立てる」「キャンペーンを開催する」というタスクにすると、まずは企画を立てようと行動できるようになります。
【第2領域：重要だが緊急ではない領域】
こちらのタスクは、緊急ではないが長期的にやっていった方が良いものです。例えば、「ホームページのリニューアル」「サイト全体の動線整備」などです。
すぐには出来なくても、やるべきタスクであることが多いので、「いつまでにやるか？」を決めてしまいましょう。その締切に近づいてきたら【第1領域：重要かつ緊急】に移動します。
【第3領域：重要ではないが緊急な領域】
こちらのタスクは、無駄な会議や報告書の作成など重要性はないが、緊急性のある領域になります。このようなタスクに追われて、重要度の高いタスクに時間を取れないという方も多いのではないでしょうか。
自分にとって重要でないタスクは、誰が別の人に任せてしまう、タスクから外してしまうというのも1つの案です。報告書の作成などもホームページ解析のプロに依頼することで、自分の時間が生み出せる上に、ポイントをまとめた報告書の作成をしてもらえる場合があります。
【第4領域：重要でも緊急ではない領域】
こちらのタスクは、プライベートな息抜きなどの領域です。適度な息抜きをすることで、効率があがることもありますが、こちらのタスクに無意味に時間を取られることは避けたいものです。
ステップ5 タスクは定期的に見てアップグレードしよう
タスクを整理して、行動を始めて終わりではいけません。タスクの重要度は日々変化していきますので、著者の場合には週1回タスクを見直し行動計画を立てるようにしています。
自分でどの位のペースでタスクを見直すか決め、定期的にチェック、アップグレードしていくことがホームページの成果をあげていく上で重要です。
まとめ
今回は「5ステップで成果をあげる！ホームページ運営のタスク整理術」をご紹介しました。今までなんとなく思いついた所から手を付けていた方、ぜひ一度5ステップを実践してみてはいかがでしょうか？
＜参考文献＞
・スティーブン・R・コヴィー著「7つの習慣」
・岡野純著「マンガでわかる！幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門」
