オフィスでの共有スペースのマナー [ビジネスマナー] All About

会社には、受付やロビー、階段やトイレ、エレベーターなど、社員はもちろんのこと、来客や業者の人などが利用する共有スペースがあります。実際の仕事を行なうオフィスではないので、少し気をゆるめてしまう人も多いでしょう。でも、共有スペースだからといってマナーを無視していると、会社やあなた自身の信用、評価がガタ落ちするケースがあるのです。

＜目次＞

オフィス自体が共有スペース

入った瞬間リラックスし過ぎて羽目をはずしていませんか？エレベーターの中やトイレも共有スペースです

■すべての場所が共有スペース
会社には、基本的に「個人のスペース」はないと考えてください。あなたのデスクは、会社から与えられているもの。もちろん、ロッカーもトイレの個室もしかり。あなたの所有物ではありません。

会社の玄関をまたいだら、その時点で会社という共有スペースに足を踏み入れたと自覚してください。そしてビジネスモードにスイッチを切り替えましょう。

社員のみならず、来客者も業者の人も利用するスペースであればあるほど、あなたの言動は多くの人に見られている、ということを自覚してください。特にお客様は、あなたが想像する以上に共有スペースでの社員の態度を見ています。また、社員同士の雑談に耳を傾けて聞いています。そして自社に戻って必ず上司や同僚に伝えます。たとえば「○○社の社員はみんな礼儀正しく、またイキイキしていて感じがいい」。「とても清潔感にあふれた会社だった。ぜひ取引きしたい」。

しかし、反対のケースもあります。「○○社の社員はみんな覇気がなく、疲れているようだ。取引しないのが得策か」とか「大声で自社のプロジェクトを語っている社員がいて、極秘情報が手に取るようにわかった」とか…。インターネットが発達した現在では、「悪い噂は、その日のうちに国内外をかけめぐる」と覚悟してください。

共有スペースに共通する７つのマナー

上司・同僚・部下へのあいさつを怠らない。もちろん、上司には敬語を使いましょう。
来客者をジロジロ見るのはタブー。廊下やトイレなどですれ違ったら、軽く会釈しましょう。
大声で私語や雑談をしない。若者言葉ではしゃがない。周りの人の迷惑になるので、適度な大きさの声で話をしましょう。
会社や部署、プロジェクトチームなどが社外、部外に公表していない秘密に関することは大声で口にしてはいけません。
共有スペースに私物を置いたり、散らかしたりしないよう気をつけましょう。
階段やトイレの蛍光灯が点滅しているのを発見したり、汚れていたりするのを見つけたら、自ら進んで総務担当者に連絡するなど、共有スペースのアメニティや美醜に気を配りましょう。
喫煙スペース以外での喫煙は厳禁。特にトイレでの喫煙は、NGマナーの最たるものです。

ロビーでのマナー

廊下の真ん中はお客様用の通路です。声も響きますので会話は極力控えましょう

多くの外部の人が出入りするオープンスペースです。社内だからといって、ソファに足を投げだしたり、テーブルにヒジをついて話をしたりすることは慎みましょう。その様子を見た部外者に、「マナーに欠ける社員のいる会社」と受けとめられても仕方ありません。くれぐれも注意しましょう。

また、大声で話したり、感情的な声を出したりするのもタブーです。周りで商談している人には、迷惑以外のなにものでもないのですから。

通路・廊下・階段でのマナー

右側を静かに歩きましょう。急用があっても、廊下・通路・階段を短距離走者のように走るのはNGです。あなたがいくら急いでいたとしても、他人にはとても迷惑です。さらにおそろしいのは、衝突して事故に発展する可能性があることです。

また、すれちがう人に対しては、相手が社内の人であれ社外の人であれ、軽く会釈しましょう。前を歩いている人のスピードが遅くて追い抜く時は、「失礼します」とひと言あいさつをするのがよいでしょう。相手が社外の人であれば、なおさら気をつけてください。

エレベーターでのマナー

以前、「エレベーターでのマナー」をご紹介しましたが、特に注意していただきたいのは、来客者や上司とエレベーター待ちする際や操作盤前での振舞い方です。もちろん、おしゃべりや飲食は厳禁。席次も注意してくださいね。

トイレでのマナー

意外に守られていないのがトイレマナーです。鏡を長時間独占したり、喫煙したりするのは、本当に迷惑です。社内の噂話も要注意です。詳しくは、以前ご紹介した、「会社のトイレNGマナー」をご覧下さい。

ロッカールーム・更衣室でのマナー

とにかく私物を持ち込まないこと。ガイドの知り合いの会社員から、その会社の女性社員が彼女のロッカーにサーフィンで使うウェットスーツを置いているという話を聞いたことがあります。その会社が海に近い場所にあるからですが、これは言語道断。個人の趣味が会社のパブリックスペースに侵入している最たるケースです。

公私を区別する意識の低い人がひとりでもいると、周り人の士気はグンと下がります。みなさん、気をつけてくださいね。

喫煙スペース・休憩スペースでのマナー

灰を床に落とさないこと。灰皿が一杯になっていたら、気づいた人が片付けたり総務担当者に伝えるなど、放置しないようにしましょう。喫煙スペースの灰皿が一杯になってくすぶりモクモクと煙をあげている光景は、部外者をうんざりさせます。休憩スペースで文字通り体を投げ出して、ぐったりとしている人がいますが、社員から見ても非常に見苦しいものです。「醜態をさらす」ほどの事態ではありませんが、体調がすぐれないなら早退するなり病院に行くなりしましょう。

給湯室でのマナー

給湯室は小ぢんまりとしていることから、女性が集まって立ち話をしやすい場所です。しかし、ここでも社内の噂話は慎みましょう。通りすがりの人がその噂話を小耳にはさみ、噂話に尾ひれがつきかねません。

使用後は、次に使う人のためにきれいにしておきましょう。コーヒーカップや茶碗など、置き場所が決まっているものは、いつでもすぐに使えるようにしておきたいですね。

社員食堂でのマナー

多くの社会が利用するスペースです。ここでも会社の秘密事項や噂話、特定の社員の名前をあげて批判することのないように。もちろん、食べ散らかさないように注意して楽しく召し上がってください。

このほかに会議室、ミーティングルーム、応接室、専用駐車場、屋上なども会社のパブリックスペースです。基本は、「会社はすべてパブリックなスペースである」と自覚すること。どこにいてもビジネスマナーを守ってくださいね。

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