外回りが多いビジネスパーソン必見!
仕事の効率をアップする3つの極意

外回りの営業や提案書の制作など、日々忙しく働いているビジネスパーソン。時間のない中、効率的に仕事を進めていくためのコツとは? 営業成績や仕事の効率をアップさせる極意を「ビジネス文書」ガイドの鈴木真理子さんに伺いました。

提供:インテル株式会社

お話をうかがった方

鈴木 真理子

All About「ビジネス文書」ガイド:鈴木 真理子

公開セミナーや企業研修を中心に3万人以上への指導実績をもつビジネスインストラクター。ビジネス書作家(日本ペンクラブ会員)。株式会社ヴィタミンM 代表取締役。


極意その1:「伝える工夫」で印象に残るプレゼンテーションを

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営業成績を左右するプレゼンテーション。プレゼン成功のためには、お客様に響く資料づくりが大切なポイントのひとつです。

鈴木さん:「プレゼン資料は、デザインの良し悪しではなく、相手の要望や悩みを探り、それがどう解決されているかが分かりやすく伝わることが重要。そのための工夫も必要です」

お客様に響く資料をつくる際、ときには仕入れたばかりの旬な情報を盛り込むために、プレゼンの直前に資料をアップデートする必要が出るかもしれません。そんなとき活躍するのが、PCの機能性とタブレットの利便性を兼ね揃えた「2in1」です。

鈴木さん:「プレゼン資料は事前にしっかりと準備していることが基本ですが、PCを常に持っていれば、いつでもすぐにアップデートできるのは便利ですね。それで、もしお客様の望みにさらに寄り添うことができるのなら、プレゼンの成功率も上がるかもしれません」

もちろん、資料づくりの段階のみならず、本番のプレゼンの場面でも「2in1」は活躍します。

鈴木さん:「少人数ならば、1つのタブレットを一緒に見ながらプレゼンすることもできます。紙の資料だとついつい目線が下になりがちですが、タブレットならば目線を合わせて提案ができるため、説得性や親密度が増すかもしれません。重要なポイントにその場でマーカーを引いて確認するなどのコミュニケーションも可能です。
また、その場でWEBサイトや動画を見せることができるのも、紙の資料での提案にはない強みですね」


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タブレットを一緒に見ながらの提案は、2WAYのコミュニケーションもしやすい。

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「テントモード」なら、立てた状態で画面を見ることも可能。


重要ポイントが印象に残るプレゼン資料をつくるには… >>


極意その2:外出時のスムーズな対応が信頼度を高める

プレゼンの際、お客様からその場で宿題をもらったとき、内容によっては、オフィスに戻らずに近くのカフェやワーキングスペースで迅速な対応ができると、お客様から喜ばれそうです。

鈴木さん:「お客様の多くは、『大勢のうちの一人』ではなく『自分は特別』という扱いをされたいものです。例えば、急な依頼にもすぐに応えることできれば、きっとお客様は自分のために親身に対応してくれたと感じるでしょう」

外出先でオフィスワークを行う。そんなときに役立つのがPCです。例えば、プレゼンが終わった後、すぐにSkypeで社内確認を行い、その場で見積もりを訂正しお客様に送る……そうした素早い対応が仕事の受注につながることも。

鈴木さん:「外出時に、急を要するけれど電話やスマホのメールでは対応が難しいといった場合のために、やはりPCを持ち運ぶのがオススメです」

特に、「2in1」のPCがあれば、持ち運びにも便利で、外での仕事もスムーズにこなすことができそう。

鈴木さん:「営業の仕事は、先方との打合せの時間が予定より早く終わったり、訪問時間の変更などで、思わぬ空き時間ができることも多いもの。そんな空き時間を有効に使えるかどうかがポイントです。『2in1』が1台あれば、外出先のカフェでも会社のデスクにいるときと同じような仕事ができるので、帰社後にやろうと思っていた仕事を合間時間にすることも可能。働き方改革にもなりますね」


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外出先での空き時間を有効活用。

外出時の空き時間を有効に使い、スムーズな対応をするには… >>


極意その3:徹底したタスク管理でミスを回避

営業にとって、決して無くしてはならないものはお客様からの信頼です。

鈴木さん:「お客様から何かを頼まれたり約束をしたら、その場でメモをとることが大事です。それは自分が忘れないためでもありますが、きっちりメモしている姿を見せることで、お客様に安心していただけるというメリットもあります」

メモをとるとき、多くの人は手帳などにすると思いますが、それを「2in1」でやるのも一つの手。

鈴木さん:「『2in1』の付箋機能なら、ペンで簡単に入力でき、書いたメモをデスクトップに貼っておくことでPCを開くたびに目に入るので、決して忘れることはありません。期限が決められた約束なら、その場でスケジューラーにも入力することを忘れずに」

また、約束の期限を守るために上手に活用したいのが「ToDoリスト」です。鈴木さんによると、「その日にやるべきことを箇条書きにするだけの方法は推奨できない」とのこと。

鈴木さん:「ToDoリストは、時間と一緒に管理するのがオススメ。最初に帰社時間を設定し、そこから逆算して時間配分を決めながら作成しましょう。午前中に終わらせなければいけないものや午後にすべきことをきっちり決め、延長しないように済むスケジュールを立てるべきです。その際にスケジューラーなどを利用すれば、社内でも外出先でも確認できて便利です」

長期の「スケジュール管理」に関しても、約束の期限から逆算することが大切とのこと。

鈴木さん:「まず、決められた期限の前日などを『My締め切り』と設定し、その日に間に合うように着手日を決める。そうすることで、期限ギリギリになって慌てることもなくなり、余裕を持って仕事が進められるようになるのです。また、『2in1』でスケジュール管理をすると、スマホに比べて大画面のため週単位や月単位で確認することができ、取りこぼしも少なくなるでしょう」


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重大なタスクは、必ず目に入るところにメモ。

タスクやスケジュールの管理のミスをなくすためには… >>


外回りが多いなら、持つべき武器は「2 in 1」
パフォーマンスアップをサポートする機種 2選

営業成績をアップさせるために大事な3つの極意。それらすべてで「2in1」は強い武器になってくれます。軽量コンパクトで常に持ち歩くことができるため、外出先でも大切なお客様の要望に即座に応えられる。手書きペン入力やマーカー機能を駆使してオリジナリティあふれる資料をつくり、タブレットで印象的なプレゼンができる。さらに、付箋機能を使ったメモや、大画面で取りこぼしのないスケジュール管理も行える。
「2in1」があれば、仕事のスタイルも進化し、ひとつ上のビジネスライフが送れることでしょう。

営業成績アップのための武器を手に入れるなら… >>

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