スケジュールはアナログ管理でミスゼロに

PCやスマホの普及で、手書きをしなくなったといわれる今日この頃。しかし、だからこそ、手書きをすることの意義や効果を感じている人も多いようです。All Aboutビジネス文書ガイドの鈴木真理子さんも手帳は手書きでアナログ管理を続けているといいます。(インタビュー第4回『お金持ちになる整理術!お金は3つに分けて整理する 』より続きます)

手帳を効率的に活用するためには

手帳を効率的に活用するためには



――最近はスケジュールをスマホなどで管理するデジタル派も増えているようです。

鈴木真理子さん 自分が使いやすければどちらでもいいのでしょうが、ビジネス用としての活用を考えるなら手書きの手帳をおススメします。もちろん私もアナログ派です。スマホでの管理の最大の難点は、電話をしながら見られないこと。ビジネスシーンではスピードが大切なことが多いので「確認してかけ直します」では、話がうまく進まないこともあるはずです。

――手帳を効率的に活用するためには、どのように選んだらいいでしょう?

鈴木真理子さん
 まず、仕事用とプライベート用を一緒にするか別にするのかを決めてください。そして「何を」「どれくらい」書きたいのか、「持ち歩く」「会社や自宅へ置いたままにする」のかを考えましょう。これらがハッキリすれば、必然的にサイズや形式が決まってくるはずです。

――鈴木さん自身は、どんな手帳をお使いですか?

鈴木真理子さん 
ベースにしているスケジュール帳は1カ月単位のもの。これに業務の種類別にペンの色を分けて記入していきます。とくに締切日は赤で目立つように。使うのは、消せるタイプのボールペン。これなら変更になった場合の修正が簡単です。二重線で消す人もいますが、ミスの原因になりやすいので消して書き換えた方がいいでしょう。

日々のTO DOリストはメモに書き、終わったものから捨てていくので、私の場合はデイリーやウィークリーではなく、長期間のスケジュールが見通しやすいマンスリータイプを使っています。常に1か月を見通せることが、ミスをしないことにもつながっていると思います。

夢も書き続けていると実現できる?!

――スケジュール以外の情報は、どのようにして整理しているのですか?

鈴木真理子さん
 求職活動中、時間に余裕があったことと採用試験の不合格続きで落ち込みそうな気持ちを上げるために、目標などを書き始めたことがきっかけで“夢ノート”を作りました。当時書いていたのは妄想のようなものでしたが、いくつかは実現することができました。手帳と違って、こちらは特に書き方のルールはありません。思いついたことを、ただ書き連ねていくだけ。それでも書くことで想いや情報が整理されますし、ワクワクして楽しい気持ちになれます。ポイントは開けたくなるような、お気に入りのノートを選ぶことです。

――頭の中にあることを文字にしてみると、思考も整理できそうですね。

鈴木真理子さん キーボードではなく自分の手を使って書くことで、無意識のうちに思っていることを整理しているのかもしれません。書いていくうちに自分の好きなこと、得意なもの、やりたいことが明確になってきて夢が近づいてくるのではないでしょうか。

★鈴木真理子さんのインタビューは次回に続きます!

教えてくれたのは……

鈴木真理子(すずきまりこ)さん

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All Aboutビジネス文書ガイド。大学卒業後、大手保険会社に一般事務職として入社。損害調査部、人事部人材開発室などを経て結婚退職。その後、自身のキャリアを改めて真剣に見直し「伝える」「話す」「書く」能力をさらに磨き、インストラクターとしての道を歩むことを決意。2006年株式会社ヴィタミンMを設立、代表取締役就任。多くのセミナーや企業研修で、若者や文書に自信のない、3万人を超えるビジネスパーソンに指導を行う。

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取材・文/鈴木弥生 イラスト/本山浩子

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