【SOHOで働く】ビジネスメールの作法（5）　同報メールで年末年始の挨拶

【CCで送るメール】
「CC」とはカーボンコピーの略です。本来の宛先の人以外で、そのメールを見てもらいたい人がいる場合に「CC」欄を活用します。アナタがCCに入力したメールアドレスは、すべての受信メールの「CC」欄に記載されます。

例えばアナタはA上司に報告書を出し、それを同僚のBさん、Cさんにも見てもらいたいとします。本来の宛先であるA上司のメールアドレスは「TO」に、B、Cさんのメールアドレスは「CC」に入力して発送します。受信した3人のメールは、いずれも「TOにはA上司、CCにはB、Cさんのメールアドレス」が記載されています。これにより、A上司はB、Cさんもこのメールの内容は知っていることを把握でき、またB、CさんはアナタがＡ上司にこのメールを送ったことを知ることになります。

このとき、主役はA上司です。B、Cさんは脇役です。ですからアナタに返信をしてくるのはA上司のみで、B、Cさんは特にアナタに返信をする必要はないことになります。もしアナタがB、Cさんからもこのメールに対する返信が欲しいならば、「CC」ではなく「TO」を使うべきだと言えます。

【BCCで送るメール】
「BCC」とはブラインドカーボンコピーの略です。この欄に入力したメールアドレスは受信者側のメールには記載されません。

例えばアナタは取引先のA社長に見積書を出し、それを社内営業部のB部長にも伝えておきたいとします。本来の宛先であるA社長のメールアドレスは「TO」に、B部長のメールアドレスは「BCC」に入力して発送します。A社長の受信メールには「TO」欄に自分のメールアドレスがあるだけで、他のメールアドレスはどこにも記載されていません。ですからＡ社長はこのメールと同じモノがB部長にも送られていることを知りません。一方、B部長が受け取ったメールも「TO」欄にA社長のメールアドレスのみが記載されており、自分のメールアドレスはどこにもありません。これによりB部長は「自分はA社長宛のメールをBCCで受け取った」ことを知ります。

このとき、主役はA社長です。B部長は単に報告を受けただけの影の存在です。ですから、アナタに返信をしてくる可能性があるのはA社長のみで、B部長はアナタに特に返信する必要はありません。

同報メールと一言でいっても、相手によって使い分ける必要があります。CCにしろBCCにしろ、これは本来のメールのコピーとして送るものですので、通常は返信を期待しない場合に使うモノだと心得ておきましょう。

では年末年始の挨拶メールなど、特定多数の人に対する同報メールについてお話しします。