【企業のIT活用】PowerPointを圧縮してそのまま送れるツール

PowerPoint資料を圧縮して送る

セミナー講師を引き受けるとセミナー前に講演資料を主催者へメールで送ります。

受講者へ配布するための資料ですが、講演時間が長いとPowerPointの枚数がどうしても増えてしまいます。

企業の中には添付ファイルの上限があり、5MB以上の添付ファイルは送受信禁止というところもあります。

容量が増えるとZIPやLZHで圧縮して送ることになりますが、添付ファイルの上限に引っかかる場合は「宅ふぁいる便」のようなファイル転送サービスを活用したり、PowerPointファイルを分割してメールし、主催者側でくっつけてもらうこともあります。

「宅ふぁいる便」などと併用すると便利な、圧縮機能が高いツールをご紹介します。

拡張子を変更せず、そのまま圧縮

Officeファイル（PowerPoint、Word、Excel）をファイル形式そのままで圧縮してくれるツールがあります。NXPowerLiteという製品で、Officeファイルをドロッグ＆ドラップするだけで圧縮してくれます。

PowerPointの拡張子（.ppt）は変更されませんので、そのままメールで送ることができ、受け取った側では解凍する必要がありません。

拡張子というのはWindowsがファイルとアプリケーションを紐づける識別に使っています。初期設定では表示されませんので、まずは表示させてみましょう。
マイコンピュータを起動し、メニューバーの「ツール」から「フォルダーオプション」を選びます。

メニューバーの「ツール」から「フォルダーオプション」を選ぶ

出てきたウィンドウで表示タブに切替、下の方にある「登録させている拡張子は表示しない」のチェックをはずして「OK」を押すと拡張子が表示されます。

「登録させている拡張子は表示しない」のチェックをはずして拡張子を表示

Windowsでは初心者を混乱させないために初期設定では拡張子が出てきませんが、拡張子を覚えると、どんなファイルか識別できるようになりセキュリティを高められます。例えばメールで送られてきたファイルの拡張子に「.exe」がついていればウイルスの可能性が高いと分かります。

代表的な拡張子
　Word（.doc）　Excel（.xls）　PowerPoint（.ppt）
　メモ帳(.txt）　ペイント（.bmp）　画像（.gif、.jpg）
　ZIP（.zip）　LHA（.lzh）　実行ファイル（.exe）
　ホームページ（.htm、.html）　PDF（.pdf）
　QuickTime（.mov）　音声（.mp3）　動画（.mpg）
　
ZIPで圧縮するとPowerPointの拡張子（.ppt）からZIPの拡張子（.zip）に変わります。送った相手はZIPファイルをダブルクリックすると自動解凍されて元の拡張子（.ppt）になります。NXPowerLiteはPowerPointの拡張子（.ppt）のまま圧縮して送れるところがいいですね。