■落とし穴（１）「言いにくいからメールで」
■落とし穴（２）「内容が伝わらないメール」
■落とし穴（３）「届かないメール」
■落とし穴（４）「届いたのに相手が消すメール」
■落とし穴（５）「操作ミスで信用はガタ落ち」
■落とし穴（６）「あなたのメールは見られている！」
一通のメールが築いた信頼をダメにする？！
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| メールは便利で手軽なコミュニケーションツール。しかし、だからこそ注意が必要です！ |
昼夜を問わず用件を伝えることができるメールは、ビジネスの場面でも大変重要なコミュニケーション手段です。
しかし、ちょっとした一言が相手を不快にしてしまうように、気軽に出したメールでコミュニケーションミスが生じてしまう危険性は多いにあります。
むしろ、相手の反応を見ながらコミュニケーションができない分、その危険性は高いといえるでしょう。一生懸命築いてきた信頼を、たった一通のメールで失ってしまう、なんてことも？！
そのようなことにならないよう、今回はビジネスでハマりがちな“メールの落とし穴”と、その回避法をご紹介します！
メールの落とし穴（１）「言いにくいからメールで」
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| あなたの書いたメールは、ちゃんと相手に届き、意図が伝わっているとは限りません！ |
課長：「青木君、A社との契約の件は進んでいるかね？」
青木：「課長、その件はメールさせていただきましたが……。」
課長：「メール？何で目の前にいるのに報告しないんだ！ で、契約はどうなっているんだ？」
青木：「すいません……。実はライバル会社に契約を取られてしまいました。」
課長：「なに！なぜそんな大事なことを、きちんと報告しなかったんだあ！」
すぐ報告すべきでしたが、言い出せず課長にメールで報告。結局、火に油を注ぐことになってしまいました。
訪問？電話？メール？
どの方法で伝えるべきかを見極めよ！
上記の「青木君」のようなメールでのコミュニケーションミスは、課長に「コイツはきちんと“ホウレソウ”もできない。重要な案件は任せられないな。」と思わせてしまったことでしょう。重要な案件の場合は、最も迅速かつ確実な方法で報告するべきものです。目の前に課長がいるのであれば、当然最も確実な方法は「面と向かって直接話すこと」です。もし課長が出張中などで、電話をしても繋がらないなどといった状況では、留守電に「ライバルに契約を取られてしまいました。詳細はメールしておきますが、時間が空いたら折り返し電話をしてください。」とメッセージを残し、メールで経緯や理由を報告するといいでしょう。
【ワンポイントアドバイス】
・重要な報告は、“最も迅速で確実な方法”で報告する。優先順序は、以下の通りです。
（１）直接口頭で
（２）電話
（３）メール・FAX
・連絡をする際は、まず結果を先に報告、次に経緯や理由を説明する。
・報告を急ぐ必要があるのなら「詳細は後で口頭で報告します」と一文を入れメールで結果だけを先に送る。
相手の年齢や業種に注意！
「重要なことはなるべく口頭で」とは言っても、「重要」の認識は人によって様々です。一般的に、年配の人ほどメールを「正式なコミュニケーションではない」という認識が強くなります。年配の人への挨拶や報告は、自分は「メールで十分な内容」と思っても、なるべく口頭で行うようにするのがオススメです。
また、業種によっては、メールでのコミュニケーションが一般的ではない場合もあります。例えばそのような業種の企業の営業担当者になった時、突然「新任の○○です。よろしくお願いします。」などといった挨拶のメールを送ったら、最初から「失礼なヤツ」というレッテルを貼られてしまうことでしょう。
【ワンポイントアドバイス】
メールの送り先が「どう受け取るのか」が分からない場合は、なるべく直接的なコミュニケーション方法を取るようにしましょう！
あなたのメールは内容が伝わっていますか？ 次のページでは、送ったメールの内容で信頼を失う危険について説明します！
