会社から行政機関へ提出する書類にマイナンバーを記入

税金・年金・雇用保険の手続きに必要となる

住民税・所得税の支払業務、ハローワークや年金事務所への書類提出は、人事や経理などの管理部門が社員の代わりに行っています。今後は、それらの書類にマイナンバーの記入が必要となるため、会社にマイナンバーを伝える必要が生じます。

出典: マイナンバー社会保障・税番号制度

本格的な運用は2016年1月から順次始まる

雇用保険、健康保険etc.マイナンバーはいつから使われる?

各社員から収集したマイナンバー。以下のように、利用開始になるタイミングは異なります。
・支払調書→平成28年度分から
・雇用保険→平成28年から
・健康保険→平成29年から
・厚生年金保険→平成29年から

出典: マイナンバー管理の基礎知識、書類の記入の方法 [労務管理] All About

会社から社員に配られる源泉徴収票にはマイナンバー記載なし

平成28年分以降の源泉徴収票は、当初はマイナンバーが記載される新様式に変わる予定でした。ただ、個人情報保護の観点から、社員に渡す源泉徴収票にはマイナンバーが記載しないことになっています。マイナンバーなしの源泉徴収票でも、確定申告の添付書類として使えます。

出典: 源泉徴収票とは?その見方をチェック [一般事務で働く・転職する] All About

給与計算などを外部に委託している会社では…

取引先社員のマイナンバーを預かったら「個人情報」として扱う義務あり

給与計算などの業務を別の企業に委託している場合、委託先・再委託先の企業は、あなたのマイナンバーを適切に取り扱う可能性が生じます。

出典: マイナンバー社会保障・税番号制度

フリーランスや個人事業主の番号はどう使われる?

給与を支払う会社は、「支払調書」にマイナンバーを記入し税務署に提出

会社に所属していない個人事業主やフリーランスの場合、契約先の会社にマイナンバーを伝える必要があります。支払調書(「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」)を税務署に出すためです。

出典: 小さな企業のマイナンバー対策 [企業のIT活用] All About

「マイナンバーを提出したくない」と伝えたらどうなる?

会社側は、拒否した社員に「マイナンバーの提出は義務」と伝えたことを記録

「マイナンバーを伝えたくない」と主張する社員に対しては、「決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務」ということを周知し、周知した記録を残しておくことが必要となります。

出典: 従業員からマイナンバーの提供を断られた時の企業の対処法 | All About News Dig(オールアバウト ニュースディグ)