ビジネス文書の基本

ビジネス文書の基本的な書き方

ビジネス文書は基本的に、日付、あて先、差出人、件名、前文、主文、末文、別記、追記の9つで構成します。この構成をまずはおさえておきましょう。詳細はリンク先の記事内で解説しています。

出典: ビジネス文書9つの基礎知識 社外文書編 [ビジネスマナー] All About

メールでもOK?手紙・メールの使い分け

下記の3パターンは文書で出すようにしましょう。

出典: 書面とメールの使い分け [ビジネス文書] All About

・役職者名で発信する文書
・捺印する書類
・社外秘、個人情報を記載する機密文書

リンク: 書面とメールの使い分け [ビジネス文書] All About

シーン別ビジネス文例集

取引先を紹介してもらったお礼状、お世話になったお礼の手紙の文例

厚意をいただいたお礼の気持ちは、正しい言葉で綴りたいもの。押さえておきたいポイントを、文例を交えて紹介します。

出典: お礼の手紙の書き方と文例 [手紙の書き方・文例] All About

案内状の文例・書き方

新製品発表会やイベント、式典などの案内状の書き方、文例をご紹介します。ポイントは、挨拶文、日時、場所(会場の住所・電話番号、最寄り駅、アクセス情報)、参加費用の有無・金額などをきっちり書くことです。

出典: イベント・式典の案内状の書き方》招待状・挨拶文・例文・文例・サンプル

依頼状の文例・書き方
督促状・催促の手紙の文例・書き方

例として支払い督促状の文例をご紹介します。納品・請求の事実、経緯、支払期日等をきっちり記載し、事実関係を明確にしておくことがポイントになります。

出典: 支払督促状・催促状・催告状の書き方・例文・文例―商品代金の場合の様式テンプレート02 - [テンプレート]ビジネス文書・手紙・はがきテンプレート(書式・様式・書き方)の無料ダウンロード

その他、催促の手紙を書く際に使える表現をご紹介します。

(1)ビジネスライクに書くとき
◎お約束の期日になりましたので、進み具合を伺いたくメールいたしました。
◎ ○○の期日となりました。なにか事情があれば率直にお聞かせください。

(2)目上の人に書くとき ビジネスパートナーを大事にしよう
ビジネスパートナーを大事にしよう

◎〇○の期日となりました。私どもの依頼がご負担になっているのではと案じております。進捗を含めて教えてくだされば幸いです。

リンク: 悩まず書ける! 催促・お願いメールの書き方 [ビジネス文書] All About

お悔やみの手紙の文例・書き方

取引先の代表者・親族、取引先担当者・親族が亡くなった場合などに出すお悔やみ状。悲報に接した驚き、お悔やみの言葉、生前お世話になったエピソード、遺族への慰めの言葉、冥福を祈る言葉で構成します。使える文例をご紹介します。

出典: 社外文書 お悔やみ状 - 簡単 ビジネス マナー ビジネス文書作成と例文

転職の挨拶状の文例

転職の挨拶はメールで済ますことが一般的になりつつありますが、きちんと手紙で挨拶状を出すと好印象!転職の挨拶状の書き方、文例をご紹介します。

出典: 転職の挨拶状の書き方・文例集 [転職のノウハウ] All About

間違いやすいポイントをおさらい!

「様」「殿」など、敬称の正しい使い方

真っ先に目に入る宛名は、手紙の第一印象を左右する大切な要素です。心を込めた手紙も第一印象が悪いと台無し。意外と誤認が多い敬称の使い方を確認してみましょう。

出典: 間違っていませんか?様・殿など敬称の使い分け [手紙の書き方・文例] All About

■「様」
目上、目下や男女問わずに用いられる一般的な敬称です。恐らく敬称の中では一番使われる頻度が高いでしょう。

使用例:
田中文雄様
人事部長 田中文雄様

■「殿」
一般に、宛名が役職名の場合に用いられます。また、役職名のみでなく公用文では、「田中文男殿」のように使われることもあります。

使用例:
○○株式会社 人事部長殿

リンク: 間違っていませんか?様・殿など敬称の使い分け [手紙の書き方・文例] All About

文章の始まりと終わりに要注意

「前略」などの頭語や、季節を表す時候の挨拶がふさわしくない場面もあります。相手をカチンとさせないための注意点を紹介します。

出典: 頭語と結語 [ビジネス文書] All About

前略とは「挨拶を省きます」の意味なので、その後に時候の挨拶などは書かず、いきなり用件を書きます。「前略 先般ご依頼のありました○○の件につき……」という具合です。

ただし、相手が目上の人だったり、正式な文書、礼状や詫び状であれば、「前略」「草々」を使わないのが賢明です。なんだか手を抜いている印象を与えてしまうからです。

リンク: 頭語と結語 [ビジネス文書] All About

乱用しがちな「〜させていただきます」

丁寧に感じられるからと「〜させていただきます」を乱用していませんか?社内・社外など、関係性や状況によっては不適切な場合もあるので、いま一度確認を。

出典: 「~させていただきます」この使い方って間違い? [手紙の書き方・文例] All About

たとえば、「私どもは長年にわたり、○○に力を入れさせていただいており、このたび新商品を発売させていただき、新価格をアピールさせていただいております」などは、言われたほうは「誰も頼んでいないのに」などと不快に思いかねない、不適切な言葉に変わってしまうこともあります。

リンク: 「~させていただきます」この使い方って間違い? [手紙の書き方・文例] All About

敬語の種類。「お手紙」の「お」は正しい使い方?

敬語には「尊敬語」「謙譲語」など種類があります。相手や状況に応じた敬語を的確に使えるよう、ぜひ覚えておきましょう。

出典: 手紙の中でのNG言葉遣い [手紙の書き方・文例] All About

「私のお電話番号は9999-9999です」「このところお休みがとれずお肌の調子が悪くて」など、自分だけに関する事柄に「お」や「ご」を付けすぎるのは不自然と感じる人も多いもの。いくら美化語のつもりで使っている言葉でも、中には相手側の尊敬語としてしか使わない言葉もありますので、使いすぎにも注意して、適切な言葉で表現しましょう。  

リンク: 手紙の中でのNG言葉遣い [手紙の書き方・文例] All About

間違えやすい敬語

手紙やメールで誤用されている、代表的な「間違い敬語」をご紹介。あなたも、ついうっかり使っていませんか?

出典: 手紙で間違いやすい言葉遣い・敬語ベスト3 [手紙の書き方・文例] All About

「拝」とは、「つつしんで~」というような意味を持ち、自分側の行為に用いる謙譲語です。ですから、たとえ「ご拝読」と「ご」を付けても、「拝見される・なさる」などとしても、尊敬語にはなりません。

リンク: 2/2 手紙で間違いやすい言葉遣い・敬語ベスト3 [手紙の書き方・文例] All About