アジェンダとは、会議の議題を明確にした行動計画やスケジュール

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アジェンダとは


アジェンダ(英語:agenda)とは、「予定表・計画」という意味であり、行動やスケジュールのことを指します。スケジュール帳にも「agenda」と書かれたものが多くありますよね。ビジネスにおけるアジェンダも、元の意味は「予定表・計画」です。会議や打ち合わせで、何を決めるために行うものなのかという「議題」を明確にした行動計画やスケジュールを意味します。本でいうところの「目次」のような役割です。

つまり、アジェンダとは会議の議題などを記した事前資料ということ。アジェンダを会議の軸に据えて、メンバーは意見を出し合い、会議を円滑に進めていきます。
   

レジュメとは、その会議で報告する予定の要約が書かれた資料

一方、レジュメも大学の講義やビジネスシーンで使われる言葉ですが、「要約・概要」という意味です。ビジネスシーンでのレジュメは、その会議で報告する予定の要約が書かれた資料になります。講演会など、話し手と聞き手が一方的な場において、要点をまとめて印刷したものをレジュメと呼び、配布することが多いです。

このように、アジェンダは「議題」、レジュメは「要約」と日本語に訳されます。比較してみると意味も使い方も全く別であることが分かります。
 

アジェンダを会議で準備するメリット

会議の前にアジェンダを準備し、事前に共有しておくことで、「この会議が何を話し合うために行われる会議なのか」の共通認識が図れ、生産性のある議論をすることに繋がります。事前に知っておくことで議題に対して個人個人が準備する時間を確保することができるからです。漠然とでもいいので、どのような内容を話し合いたいのかを事前周知することは、効率的な会議の運営に繋がります。
 

アジェンダの書き方

アジェンダを作成する上で大切なことは、以下の項目を明確にすることです。
  1. 日時(所要時間)
  2. 場所
  3. 参加者(担当者)
  4. 議題
  5. 配布資料の有無

これらを考えるポイントとして、1.日時には会議の所要時間も明確にしておき、その時間内でできる会議を組み立てるように気をつけましょう。

また、4.議題についても、時間内に議論しきれないほどの議題をピックアップしてしまうと時間に追われ中身のない会議になってしまう可能性があります。会議全体の構成にある程度の余裕を持って、話し合う内容を選択する必要があります。
 
ここで、アジェンダの書き方の一例を紹介します。会議通知メールです。

書き方例:会議通知メール
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○○プロジェクトチーム各位

以下のとおり会議を開催いたします。
都合により出席できない場合は、月曜日までにその旨お知らせください。
 
日時:〇月〇日(月)13:00~ 1時間程度
場所:4階会議室
メンバー:○○プロジェクトチーム全員
議題:
  1. 先月の売上実績について
  2. 今月の売上目標の設定
  3. 顧客流入について
  4. 顧客分析、マーケティング手法について

※各担当者は必要に応じてレジュメの準備をお願いいたします。部数は10部です。
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アジェンダは、このように会議の日程、場所などの基本的なことから、その会議で具体的に何を話し合いたいのかを明らかにしてお知らせします。会議の中で、例えば分析した結果を確認する作業がある場合、担当者は結果を要約したものをレジュメとして準備します。レジュメはあくまで要点をまとめた資料であり、アジェンダとは別物です。
 

アジェンダの具体的な使い方

アジェンダは会議を開催する前に余裕を持って参加者全員へ配布し、会議の内容について周知しておくようにしましょう。アジェンダをお知らせする手段はメールでもペーパーでも構いません。事前に周知しておくことで、参加者が一度アジェンダに目を通した状態で臨むことができます。円滑に話し合いを進める上で、会議に備えておいてもらうことが何よりも大切です。

また、会議開催前までに、アジェンダに修正や変更がある場合は、アジェンダの担当者が参加者へ責任を持って変更内容を伝えましょう。周知徹底しなければ、事前にアジェンダを配布する意味がありません。
 

アジェンダとは・レジュメとの違い【まとめ】

アジェンダは効率的に会議を運営する上での下準備として最も大切な段取りです。アジェンダの構成によって会議の質が変わってきますので、アジェンダの担当になったら会議で話し合いたい内容の事前周知と議題の選択をしっかりと行いましょう。

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