Googleスプレッドシートのフィルター機能の使い方

Googleスプレッドシートのフィルター機能とは

社員名簿や顧客名簿、商品リストなど、ビジネスではさまざまな表を利用します。Googleスプレッドシートの「フィルタ」は、このような表のデータを素早く絞り込んだり、並べ替えたりできる機能です。フィルタの使い方がわかれば、大きい表を自在に分析したり、必要な情報を素早く見つけたりできるようになります。本記事では、このフィルタについて説明します。
 

データを「絞り込む」「並べ替える」「分類する」

まずは、次の表を見てください。これは、Googleスプレッドシートで作った社員名簿です。
 
ビジネスでは、このような表を数多く利用します。社員名簿だけでなく顧客名簿や会員名簿、商品の在庫リスト……等々。表によってデータの種類は異なりますが、共通しているのは、いちばん上に見出しがあって、情報が1行ごとにまとめて入力されていることです。

たとえば社員名簿なら、社員番号、氏名、性別、所属……などの見出しがあり、その下に社員1人分の情報が1行単位で入力されています。また、表を縦方向に見ると、同じ種類の情報が並んでいます。たとえば「氏名」の列には氏名だけ、「年齢」の列には年齢だけが入力されています。

Googleスプレッドシートの「フィルタ」は、このような形式の表で、絶大な効果を発揮する機能です。たとえば、次のようなことが簡単に実行できます。
 

• 営業部の社員だけ絞り込む
• 営業部の女性社員だけ絞り込む
• 30歳以下の社員だけ絞り込む
• 年齢の若い順番に並べ替える
• 所属部署ごとに社員を分類する

このように、フィルタを使うと、データを「絞り込む」「並べ替える」「分類する」という3つの処理ができます。以降では、社員名簿を使って、上記の処理を実際に実行してみたいと思います。

それには、まずフィルタをオンにしましょう。操作はカンタン。表の内部にカーソルを置いたら、ツールバーの［フィルタ］ボタンをクリックしてオンにするだけです。または、［データ］の［フィルタ］を選択してもかまいません。

これで、表の見出し部分に三角形のアイコン（フィルタアイコン）が表示されて準備完了です。
     

営業部の社員だけ絞り込む

まずは、社員名簿で営業部の社員だけを絞り込む操作を説明します。
1．「所属部署」のフィルタアイコンをクリックしてメニューを表示します。
2．［値でフィルタ］の［クリア］をクリックします。
3．「営業部」「開発部」などのチェックがすべてはずれます。
4.［営業部］をクリックしてチェックします。
5.［OK］ボタンをクリックします。
6.営業部の社員だけが絞り込まれました。  

営業部の女性社員だけ絞り込む

フィルタ機能では、複数の条件を重ねて設定することもできます。先ほど営業部の社員を絞り込んだので、続けて女性だけを絞り込んでみます。これによって、営業部の女性社員だけを絞り込むことができます。

1.「性別」のフィルタアイコンをクリックしてメニューを表示します。
2.［男］をクリックしてチェックを外し、「女」だけチェックされた状態にします。
3.［OK］ボタンをクリックします。
4.営業部の女性社員だけが絞り込まれました。  

フィルタをオフにして表をもとに戻す

次の操作に移る前に、表をもとに戻す方法を説明します。最も簡単な方法は、フィルタをオフにすることです。ツールバーの［フィルタをオフにする］ボタンをクリックするか、［データ］の［フィルタをオフにする］を選択してください。これで、フィルタがオフになって表がもとに戻ります。

ただし、並べ替えの場合はもとに戻らないので注意が必要です（並べ替えについては、後述します）。

なお、表をもとに戻すには、絞り込みの条件を絞り込む前の状態に戻す方法もあります。フィルタをオンにしたままでもとに戻すときは、この方法でもとに戻してください。

1.データが絞り込まれた状態で、［データ］の［フィルタをオフにする］を選択します。
2.フィルタがオフになって表がもとに戻ります。  

30歳以下の社員だけ絞り込む

次は年齢が30歳以下の社員だけを絞り込んでみます。このように、数字による条件を使って絞り込むことも可能です。ここでは、フィルタをオンにした状態からの操作を説明します。

1.「年齢」のフィルタアイコンをクリックしてメニューを表示します。
2.［条件でフィルタ］をクリックします。
3.設定欄が表示されたら「なし」をクリックします。
4.メニューが表示されたら「以下」を選択します。
5.「以下」が設定されたら、その下の設定欄に「30」と入力します。これで「30以下」という条件を設定したことになります。
6.［OK］ボタンをクリックします。
7.30歳以下の社員だけが絞り込まれました。  

年齢の若い順番に並べ替える

フィルタでは、データの並べ替えもできます。ここでは、年齢の若い順番に並べ替えてみましょう。なお、データが絞り込まれている場合は、絞り込みの条件をもとに戻して、表をもとの状態に戻してから操作してください。

1.「年齢」のフィルタアイコンをクリックしてメニューを表示します。
2.［A→Zで並べ替え］を選択します。なお、［A→Zで並べ替え］だと昇順（小→大）、［Z→Aで並べ替え］だと降順（大→小）で並べ替えられます。
3.年齢の若い順番にデータが並べ替えられました。
なお、並べ替えの場合は、フィルタをオフにしても表はもとに戻りません。このため、もとに戻したい場合は、もとの表に1、2、3……のような並べ替えの基準になる連番を振っておくことが必要です。

本記事の社員名簿であれば、「社員番号」がそれにあたります。もともとの表は社員番号の若い順番に並んでいたので、表をもとに戻したいときは、「社員番号」で昇順で並べ替えればよいわけです。
 

所属部署ごとに社員を分類する

最後に、フィルタを使ってデータを分類する方法を説明します。具体的には、「営業部」「開発部」「広報部」などの部署ごとにデータをまとめる処理です。

1.「所属部署」のフィルタアイコンをクリックしてメニューを表示します。
2.［A→Zで並べ替え］を選択します。
3.「営業部」「開発部」……と部署ごとにデータが分類されました。 「分類」といっても、操作方法は並べ替えと同じです。所属部署には「営業部」や「開発部」などの部署名が入力されていますから、そこを基準に並べ替えると、同じ部署のデータが集まって表示されるということです。

単純ですが、特定の種類のデータだけを集めて見たいとき便利な方法なので、ぜひ覚えておくとよいと思います。
 

結合したセルがあるとフィルタを利用できない？

フィルタを使う際には、いくつかの注意点もあります。1つは、前述したように、並べ替えたあとでフィルタをオフにしても、表がもとに戻らないことです。対策としては、表に1、2、3……のような並べ替えの基準になる番号を振っておくことです。

もう1つは、表に結合したセルが含まれていると、次のように「フィルタを作成できない」というエラーメッセージが表示されることです。このメッセージが表示されたら、表のどこかに結合されたセルがあるはずなので、それを解除してから、再度試してみてください。
 
なお、フィルタを利用するときは、フィルタを設定したい範囲を先に選択しておくこともできます。表の一部だけにフィルタを設定したい場合や、フィルタの範囲が思ったように自動設定されない場合は、先に範囲を設定してからツールバーの［フィルタ］ボタンをクリックするか、［データ］→［フィルタ］を選択してみてください。

以上がフィルタの基本操作と注意点です。いろいろな条件でデータを絞り込んだり、並べ替えたり、分類したりできるので、データ量の多い表を分析したり、情報を素早く見つけたりしたいとき、ぜひ活用してみてください。
 

本記事で使った社員名簿のサンプルファイル

なお、本記事で利用した社員名簿のサンプルを、以下に「閲覧可能」な状態で置いておきます。編集はできませんが、ツールバーの［フィルタ表示］ボタンをクリックし、メニューの［新しい一時的なフィルタビューを作成］を選択すれば、絞り込みや並べ替えができますので、いろいろと試してみてください。

本記事で利用した社員名簿