まずは社内規程を確認する

弔電

弔電はマナーを守って正しく送る

取引先への対応について、社内ルールを定めている企業も多いことでしょう。まずはそれを確認しましょう。ルールが無いようであれば、ぜひ定めておきましょう。その都度決めていては面倒ですし、対外的にも対応がバラバラとなり、失礼な対応をしてしまう可能性があります。

取引先の訃報に際しての社内ルールとして定めておきたい項目は以下の通りです。

・訃報への対応を行う対象範囲
・通夜、葬儀告別式への参列の判断基準/弔問に行くのか、弔電・供花・供物で弔意を表すのか
・通夜・葬儀告別式への参列者の判断基準/取引先の重要度や故人の役職などを考慮
・弔電、供花、供物の基準、送る場合の名義/社長名、担当役員名等々
・弔電の担当部署と利用サービスの指定
・香典金額の基準と香典袋の名義
・手伝いを依頼された場合の対応
・弔辞を頼まれた場合の対応
弔電

弔電は、通夜、告別式当日までには必ず届くように手配する


弔電は「とにかく早く」届ける

弔電を送る際に大切なこととして、「通夜・告別式当日までには必ず届くように手配すること」。これが最低限のマナーです。取引先の訃報に対しては、できるだけ早く弔電打つ心がけが大事です。弔電とは弔意を示すものですから、通夜や告別式を待つことなく届けてもよいのです。弔電を受け取る側としたら、訃報連絡をしてすぐに弔電が届けば打った側の心遣いを感じるでしょう。

さらに、遺族は葬儀までに届いた電報を読み上げる順番を決め、さらに社名や名義等の読み方を確認する、という作業があります。葬儀直前に弔電が届くと荷を掛けることになるため、こうした意味からも弔電は早く手配したほうがよいのです。なお、弔電を打ったからといって葬儀に出席できないわけではなく、急遽出席しても失礼には当たらない、とされています。

相手方の宗教を確認する

弔電を打つ場合、多くの方が電報サービスの定型文から選んで送る場合が多いでしょう。ただ、その文言が相手方の宗教によっては相応しくない場合があります。

たとえば、「ご冥福をお祈りします」というのは、葬儀がキリスト教式の場合は不適切です。下記に宗教別に一般的なお悔みの言葉を記します。

仏教 「心よりご冥福をお祈り申し上げます」
キリスト教 「○○様が安らかな眠りにつかれますよう、心よりお祈り申し上げます」
神道 「御霊の安らかならんことをお祈り申し上げております」


送り先住所・宛名を確認する

弔電の届け先ですが、仕事上のおつきあいなので、会社宛にするのが基本のマナー。葬儀直前であれば斎場宛となり、送る際には「◯◯斎場気付 ◯◯様」といったように、誰の葬儀かを分かりやすくすると良いでしょう。

弔電の宛名・宛先は受取人である「喪主」となります。通常は通夜や葬儀のお知らせに喪主が記載されていますが、喪主が分からない場合は、「◯◯様(故人の名前)ご遺族様」のように故人の遺族宛で送るようにします。

弔電の依頼主は会社名か個人名

ビジネスの弔電における依頼主名は「会社名」の場合と「個人名」の場合があります。

会社名で打つときには、省略は使わず正式名称で打ちましょう。個人名で打つときには高い役職者(通常は役員以上)の名前にして「社名・役職名・氏名」の順で記載します。現場担当者ではなく、故人と親しくなくとも関連部署のトップなど、役職者の名前にするのが基本です。

また、社名や個人名が特殊な読み方をする場合は、読み仮名をつけると良いでしょう。弔電は読み上げられるケースが多いので、名前の読み方が分からないと遺族・関係者に調べる時間をとらせてしまいます。
弔電

弔電の個人名、会社名に読み仮名をつけておくと親切


電報サービスあれこれ

代表的な電報サービスは、なんといってもNTT東日本・西日本の電報「D-mail」。豊富な台紙と文例から選ぶことができます。
NTT東日本
NTT西日本 

郵便局でも弔電を贈ることができます。台紙や文例がシンプルで選びやすいのが特徴です。
日本郵便「レタックス」

弔電の台紙を選ぶ

お悔やみ用の台紙を選びます。台紙はグレードごとに値段が異なります。シンプルなものから豪華なものまで。線香や花付きのものもあります。値段は500円前後から1万円を超えるものまで様々。故人との関係性を考えて台紙を選びます。通常のビジネス上の付き合いであれば3000円程度が相場となるでしょう。

弔電の文例を選ぶ

弔電の文章は、多くの場合は定型文を利用することが多いでしょう。定型文は簡潔な文章で間違いがなく、文面を考える時間が省けます。もちろん、定型文の一部を編集することもできますが、仕事上の弔電は形式的な文言を基本とします。個人的な思いや余計な表現は使わず、簡潔に形式を重んじたものとしましょう。

下記のような文例が一般的です。

「○○様のご逝去を悼み、謹んで哀悼の意を表するとともに、長年のご厚誼を深く感謝申し上げます。衷心よりご冥福をお祈り申し上げます」



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