署名に休暇予定を入れて活かさないともったいない!

メールで長期休暇・休業を上手にお知らせ・署名活用の裏ワザを紹介

夏季休暇を満喫できる!

署名を一度作ると、そのまま何年間も使い続ける人が多いようです。でも、署名をもっと活用する裏ワザがあります。
それは休暇予定を入れること。夏季休暇など長期休暇(休業)の予定を署名の前の行に加えておきましょう。タイミングは1ヶ月前くらいから。前日ですと効果は低いので、先手でお知らせしてください。
 

休暇予定を入れたメールの署名・例文

それでは、休暇予定を入れた署名をご覧ください。

勝手ながら8月17日(月)~8月21日(金)は、夏季休暇を取得いたします。
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サマー商事株式会社
営業部 夏目 一郎 (ナツメ イチロウ)

〒000-0000 東京都中央区○○一丁目2番3号
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
E-mail:ichiro-natume@summer.XX
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休暇の1週間前になったら、メールにさらに1・2行足してみる

休暇の1週間前になったら、さらに1~2行加えてみてください。会社が一斉休業したり、個人で仕事をしている場合を除き、引き継ぐ人がいるなら、その情報を載せましょう。緊急連絡先なども併せて知らせておくと親切です。


勝手ながら8月17日(月)・・・・・・
休暇中なにかありましたら、弊社の〇〇 〇〇が対応します。<連絡先>
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サマー商事株式会社
営業部 夏目 一郎 (ナツメ イチロウ) 以下略
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休暇の報連相は社外の人にも必要

休暇を取る時、同僚には連絡しても、社外の人に知らせる人が少ないようです。でも、取引先やお客様が、あなたに連絡を取りたいときはきっとあります。
立場を変えて自分が顧客のときを想像してみてください。相手からメールの返信がこないと「対応が遅い」とイライラしたり、自動返信で「不在」と送られてくると「事前に知らせてほしかった」と不満に思ったりしませんか?
そう、お客様は自分の都合で連絡をしてきます。そして急いでいるのです。
 

休暇のメール連絡は“ついで”告知ぐらいのものに

ご利益がいっぱいある

ご利益がいっぱいある

とはいえ、個人的な休暇予定を取引先やお客様へBCCで一斉送信するのはやりすぎです。ごぶさたしていて用がない人もいるからです。
連絡する相手を選ぶには、最近メールでやりとりしている人がベストです。休み中に連絡がくる可能性が大ですし、突然休むと迷惑がかかってしまいます。その人たちに向けて署名で“ついで”告知をすると、効率的に知らせることができるのです。

良識的なお客様であれば、休み中と知っていながら携帯電話に連絡してこないはず。あなたが休みを満喫できるように「至急の頼みごとを減らそう」「締切日を遅らせよう」など配慮してくれるかもしれません。

段取りを整えてから休暇に入ると、仕事の不安は解消され、楽しさが倍増することでしょう。署名の加筆は、たった2~3分で済むのでトライしてみてください。長期休暇をぜひ満喫しましょう。

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