メールの名前間違いミス……お詫びの書き方と謝罪メールの文例 [ビジネス文書] All About

メールで名前や社名を間違えてしまった時の対処法とは？

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ショックを受けるよりも挽回する気持ちで！

どなたでもメールのミスはあるものです。ミスをしてから慌てないよう、まずは3つのシーンを挙げながら対処法を解説していきます。

＜目次＞

間違いメールシーン1．情報を間違えて伝えたとき

約束の日時や場所、数量など本文の一部に誤りがあったなら、もう一度メールを送り、間違いの箇所をハッキリさせたうえで正しい情報を伝えます。このとき、正誤の両方を対比させると、読み手はわかりやすいものです。さらに相手が前のメールと見比べないで済むよう、必要な情報はすべて載せておくと親切です。

間違いメールシーン2．誤字脱字に気づいたとき

誤字脱字であれば、正誤を書くまでもないので、次のような文章で謝りましょう。

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「様」の敬称をつけ忘れ、大変失礼いたしました。

お名前の漢字を間違えまして、お詫びいたします。

先ほどは作成途中のメールを誤って送信してしまいました。申し訳ございませんが、削除願えますでしょうか。
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間違いメールシーン3．相手からミスを指摘されたとき

自分では気づかず、相手からミスを指摘されることがあります。その場合は、できるだけ速やかに返信しましょう。相手にすれば、メールを待つ時間は長く感じるため、スピードと誠意をもって対応します。挨拶文は省き、単刀直入に用件に入ってもかまいません。すぐに事実を確かめ、謝罪や善処策を伝えることが優先されるからです。

文例：相手の社名を間違え、指摘されたとき

○○社
○○様

先ほどお送りした提案書ですが、
貴社名を間違えている、とのご指摘をいただきました。
大変申し訳ございません。

あらためまして「xxxx提案書-02」をお送りいたします。
修正しましたファイルは上書きせず、末尾を「02」にしております。
お手数をお掛けして申し訳ありませんが、差し替えをお願いいたします。

貴社名を間違えるとは無礼なことで、深く反省しております。
お約束の期日になって慌てて送信したのが原因です。
今後はこのようなことがなきよう、段取りよく業務に励みます。

メールで失礼ではございますが、お詫びかたがた再送申しあげます。
引き続きよろしくお願いいたします。

ミスをリカバリーするメールにしよう

それでは、先ほどの文例のポイントを整理します。

他人のせいにせず、自分の責任として謝る
言い訳でなく、ミスの原因を書く
添付書類を再送するときは、上書き保存するよりファイル名を変えるとよい
善処策も忘れずに書く
「同じミスを絶対に繰り返さない」「必ず挽回する！」という意気込みも添える

なぜ相手の社名や名前を間違えてメールしてしまう？

あなたは、文例のようなミスをしたことがありますか？あるとしたら、相手の会社名やお名前をなぜ間違えるのでしょう？その原因は手入力していることにあります。たとえばカメラメーカーCanonの正しい社名をご存じですか？実は正式表記は「キヤノン」で、「ヤ」が小文字でなく大文字なのです。ほかには「株式会社」が前につくのか、後なのか？逆になっているミスも起こりやすいといえます。

間違えメールを阻止するための表記ミス防止策

こうしたミスを防ぐには、記憶に頼らず相手の書いたものをコピー＆ペーストするのがおすすめです。メールを返信するなら、受信したメールの署名、初めてメールをするなら先方企業のWebサイトにある社名をコピぺする習慣を身につけましょう。起きてしまったことは致し方ありません。2通目のメールで挽回すればいいのです！とはいえ同じミスを繰り返さないためにも、原因と対策を講じれば安心ですね。今のうちからメールのヒヤリハットやミスをなくすワザをぜひ身に着けてください。