異動挨拶・転勤挨拶をする時のメールの書き方・マナーは?

異動の挨拶,異動,挨拶,メール,異動のあいさつ,転勤,人事異動

挨拶メールには相手との思い出を入れよう


春や秋の季節の変わり目……。人事異動のシーズンが近づくと、自分はもちろん、周りの人にも動きがあるかどうか、ドキドキハラハラする人も多いかもしれません。職場の内示や発令は、いつだって気になるところですよね。そこで今回は、異動や転勤が決まったときに離任の挨拶として、社外のお客様に向けて送る挨拶メールの書き方・マナーについてご紹介します。
 

社外への異動挨拶メールを送る目的は?

挨拶メールは、自分や自社の状況が変わったときに書きます。とはいえ、事実や変化を知らせるだけではNG!目的は、今後もお互いがよりよい関係性を保つためと心得ましょう。となると、忘れてならないのは感謝の言葉です。「いつもありがとうございます」「感謝しております」などの気持ちを忘れずに入れましょう。
 

メール文面作成に手間を掛け、BCCの一斉送信は使わない

異動の挨拶や転勤の挨拶をするとき、1通のメールを書き、BCCで社外のお客様やら取引先へ一斉送信する人がいます。確かにこの方法にすると1回で済むので効率的かもしれません。でも、挨拶文書は、とくに礼儀を重んじるものです。本来ならお客様のところに直接足を運ぶべきところを文書やメールで済ませるのですから、多少時間がかかっても礼儀を尽くしましょう。できれば、ひとり一人へ文面を変えることをおすすめします。
 

メールの文面には、「相手との思い出」を入れる

でも、一人ひとりへ文面を考えるのは大変! そこで一部分のみ変えてはいかがでしょうか。それは、相手との思い出を書くところです。ときどき、自分の思い出を切々と書く人がいるのですが、情緒的すぎるとちょっと引かれるかもしれませんね。あくまでビジネスですし、相手が喜んでくれるメールにしましょう。
 

さすがと言われる!異動挨拶メールの正しい文例

それでは早速「さすが」と言われる異動挨拶メールの正しい文例を紹介します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
件名:異動のご挨拶

株式会社□□
〇〇様

いつもお世話になっております。
△△社の鈴木でございます。

私事ですが、異動のご挨拶のためメールいたしました。
4月1日付で経理部へ転勤することになり、ご一報申しあげます。

3年前に着任して以来、○○様には営業のイロハを教えていただきました。
営業経験がないうえ、行き届きませんのにいつも寛大な心で接していただき、心より感謝しております。

4月より▲▲が後任として参ります。
万全の引き継ぎをいたしますので、私同様ご指導くださいませ。

今後とも弊社事業に倍旧のご支援をお願いいたします。
本来であれば伺うべきところ、メールにて失礼ながらご挨拶申しあげます。(※)

△△株式会社
鈴木
TEL:03-XXXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

たった2~3行ですが、相手のハートに響くはずです。また、最後の一文(※部分)ですが、相手先に訪問する場合は、以下のようにするのもいいでしょう。

『訪問に先立ち、まずはメールにてご挨拶申しあげます』
 

残念なメールの文例

ここまで、正しい文例についてご紹介しましたが、残念と思われるNGの文例を紹介します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
入社以来7年間、商品開発部の業務に励んでまいりました。
これから先もスペシャリストとなるべく残留を希望したのですが、
検査部へ異動発令が出てしまい、非常にがっかりしております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

こんな本音メールは、ビジネスには不向きです。それに組織の一員としての自覚を疑われてしまいます。もし、思いを伝えるなら、さりげなく入れましょう。

商品開発の仕事は大好きなので離れがたいのですが、来月より検査部で勤務いたします』
 

異動挨拶メールで後任者へバトンをつなごう

一方、読み手の気持ちになると後任者のことが気になるものです。そこで後任者の情報も忘れずに入れるようにしてください。後任者の名前を入れたり、後任者のよい評判を載せたり、「万全の引き継ぎをします」と書くなどし、読み手を安心させるようにします。

異動や転勤、出向は悲喜こもごもですが、デキる人は後任者も活躍できるよう、バトンをつないでから去っていきます。あなたにもそんなシーンが訪れたら、さすがと言われるメールを送ってみてください。
 

異動挨拶メールをもらったときの返信は?

異動シーズンには、自分が異動挨拶メールをもらうことも。この時はどんな返信をするとよいでしょうか? 返信メールのマナー・文例はこちらの記事をどうぞ。

【関連記事】

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。