挨拶文はスタンダードなものでOK

社外メールの挨拶文はとってもシンプルです。しかも1年を通して、誰に対しても使えるスタンダードな挨拶文があります。それは、はじめの「いつもお世話になっております」と、結びの「よろしくお願いいたします」です。

ときどき書面のように「拝啓」「敬具」といった頭語と結語を入れ、「平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」などと堅苦しい挨拶文のメールを見かけます。でも、メールにはメールに適した文面があるのです。

キチンと自己紹介する

はじめの挨拶「いつもお世話になっております」に続けるのが、自己紹介です。といっても社名と名字を名乗るだけでOK。
挨拶は社外メールにマスト

挨拶は社外メールにマスト



メールは、文書のように封筒や送り状がないので、唐突な印象を与えないようにしましょう。そこで、用件に入る前に「〇〇社の鈴木です(でございます)」と自己紹介するのです。この自己紹介があるだけで、第一印象はグッとアップします。

「相手にしてほしいこと」をハッキリ書く

どんな仕事であれ目的があります。メールだって目的があります。

メールの目的、それは書き手の意図に即して、読み手に動いてもらうことです。
わかりやすいメールは、「相手にお願いすること」がハッキリ書かれています。それはメールの結論でもあるのですから。

でも、多くの人は「自分がすること」はともかく、「相手にしてほしいこと」を曖昧にして、「よろしくお願いします」で結んでしまいます。

たとえば、書類を添付ファイルにして送るとき。
「〇〇を送付しますので、よろしくお願いします」
これでは、読み手が何をしてよいのかわかりません。

ただ受け取ればよいのか、それともファイリングするのか、誤字脱字をチェックするのか、改善のアドバイスを期待されているのか……。

ぜひ遠慮せず、以下のようにハッキリ書きましょう。すると、読み手は迷うことなく仕事に取り掛かれるのです。

「〇〇を送付しますので、ぜひ改善のアドバイスをお聞かせください。
恐れ入りますが、〇月〇日をめどに返信をお願いいたします

社外メールの構成の基本

社外メールは、以下のような構成で書きます。
用件の前後に挨拶文を書くのを忘れないようにしましょう。
あ
 

レイアウトは左寄せ

次にメールのレイアウトです。
行頭に1文字スペースを開けずに全行左寄せにします。これは受信環境によって読みづらくなるのを防ぐためです。

ちなみに書面では、発信日や「以上」を右寄せしたり、標題や「記」をど真ん中に置きました。でも、メールではルールが変わります。一般的には「記」「以上」は要りません。要らないものは省き、字数を少なくしてみましょう。

一行の字数ですが、25文字程度にします。縦を意識して改行し、一段落は最大5行をめやすにするとよいでしょう。

なお、話題が変わるときは1行空けることで段落を作ります。

分量はスクロールせずに読めるように

書面はA4・1枚がベストですが、メールならスクロールせずに読める分量が最適です。長々したメールは、読む気が失せますので、要点をまとめましょう。もちろん箇条書きするのもOKです。

営業など外出の多い人なら、パソコンで受信したメールをスマホに自動転送をしているケースもあります。その場合、さらに要点をコンパクトにまとめることが求められます。

社内メールはトコトン簡潔に

あなたの勤務先は社員同士のメールなのに長々と挨拶をしたり、過剰な敬語を使っていませんか。もし、1日の受信メールが平均30通以上あるなら、改善するチャンスかもしれません。

メールは書面に比べて歴史が浅く、企業や人によって書き方はそれぞれです。ただ、社内メールと社外メールを使い分けないと、一日の大半がメール処理だけで終わってしまうことになりかねません。

最初に効率化すべきは社内メール。ぜひビジネス上の身内には用件を簡潔に書いて、お互いの仕事をサクサク進めましょう。


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