第1回目の「実例に見る、マラソン大会を自分で開催する方法1」では私が「小江戸川越ファンランの集い」というマラソンイベントを開催することになった経緯や一緒に準備をする仲間集めなどについてお話ししました。第2回目の今回は、実際にイベントを開催するまでにどのような準備をしていったかを、具体的にレポートしていきたいと思います。

‘手作り’でマラソンイベントを開催する意義

ぎこちなくてもそれが個性、の心意気で

ぎこちなくてもそれが個性、の心意気で

私は自分でマラソンイベントを開催しました。言わば‘手作り’のイベントだったわけですが、では何をもって‘手作り’というのか、まずはじめに少しだけお話を。私は「イベント専門組織(公共団体やイベント会社)」の手によらない大会、営業・事業として実施されるのではない大会を‘手作り’イベントと言ってよいかと思っています。ただし、そうして定義した大会の中にはクラブや企業、学校などの参加資格をクローズにした大会もありますが、ここでは一般参加者をオープンに募る大会を念頭に置いていきます。

仲間うちイベントとは異なる意識が必要

交通安全のため、主要横断箇所には係員を配置

交通安全のため、主要横断箇所には係員を配置

参加資格をクローズにした大会とオープンにした大会ではやはり運営側の意識が異なります。
私の所属するランニングクラブの恒例行事に27kmのマラニックがあり、これで時たま外部参加者を受け入れるのですが、たびたび迷子が生じます。地理不案内の参加者にたいするケアは欠かせないのですが、仲間うちだけの練習会という意識でいると必要なサービスがおろそかになりがちです。
参加資格がクローズドなら、参加者同士に親近性がありますし情報も伝達しやすく、なにかにつけてやりやすいところがあります。何があっても最後は納得してもらえるようなところがあります。

これにくらべて、参加資格がオープンですと、小なりとはいえ申し込まれた方が持っているなんらかの参加目的や期待に応えなければ好評は博せません。おまけに当日までどのような方なのかわかりません。
「小江戸川越ファンランの集い」はまったくオープンに募集した大会ですから、そのつもりで対処しました。やはり好ましい印象をもたれる準備を考慮しなければなりません。といってそろいのウエアやきれいな案内板などは経済的に用意しようがありません。きれいかどうかということよりも大会を開催する目的が達せられるか否かがこの際大事だと考えました。

身近に人材がいる

大会を作る上で、最も必要なのは情熱を持って献身的に役目をこなす人材です。
費用などは、収入を生み出す人材が加わればなんとかなるので、優先すべきは人材です。
幸いに「小江戸川越ファンランの集い」のスタッフに人材は事欠きませんでした。5人の発起人で、企画発案、印刷物制作、WEB制作・メーリングリスト管理、布物(ゼッケン)の制作、賞品生産! がこなせ、周辺にもデザインや観光地ガイドマニュアルなどの執筆を頼める仲間がいたので、人材は仲間うちで間に合いました。
この中で絶対にいたほうがいいのは、印刷物制作、WEB制作・メーリングリスト管理、布物(ゼッケン)の制作スタッフでしょう。
WEB制作やメーリングリストの設置など、IT関係の心得があるスタッフはオープンに募集するなら不可欠です。「小江戸川越ファンランの集い」では、無料ブログ、無料メーリングリストシステムを使用しました。それで十分だと思います。
仲間の特技を洗い出して大いに活用しましょう。意外な才能が身近に隠れているものです。

ポスター、パンフはレーザープリンターで

「小江戸川越ファンランの集い」で制作した印刷物は、パンフレットとポスターです。記念品のバンダナデザインに使用したロゴやイラストを兼用して作成しました。使用ソフトはアドビ・イラストレーターです。
ポスター(4色)A3判、パンフレットチラシ(モノクロ)A4判で、印刷は会員が持っていたレーザープリンターを使用し、ポスターはA3で50枚ほど、チラシは300枚ほどプリントしました。チラシ枚数は少なかったように思います。通販による印刷価格も安くなっているので、枚数によっては業者に頼んだ方がよいかもしれませんが、多少データ入稿の知識が必要です。コンビニなどのコピー利用は、枚数が多くなると経済的負担が大きくなります。インクジェットですと、インクコストがばかにならないのと、濡れに弱いのが弱点です。
ポスター貼付・パンフレットの配布は、地元のスポーツショップ、スポーツジムに手分けしてお願いしました。みさなん好意的でほぼOKでした。実際にそれを見て申し込まれた方が何人もいました。
ポスターはランナーがよく練習している歩道脇の柵などにも貼りました。A3判サイズというのは戸外では小さいポスターサイズでありそう目立ちませんし、貼った期間は2週間ほどで、どのくらい効果があったのかはわかりません。しかし、走らない方にPRするという効果もありますから、もっとたくさん貼るとよかったと思っています。コース沿道のお店などには一通り頼んでみる手でした。


バンダナデザインは紙のデザインと違う

バンダナはいろいろに使えて便利

バンダナはいろいろに使えて便利

大会参加者の目印、アイデンティティの象徴としてバンダナを制作しました。
バンダナが一番経費がかかったものです。デザインは会員の手になります。大会名、コース図と川越の名所のイラスト数点を中心にアレンジしました。この中に協賛企業のロゴなどを刷り込むつもりでしたが、協賛企業を集めている時間がなくて、協賛企業の広告は無しです。
バンダナのデザイン経験があるわけではないので、適正な文字のサイズや書体がよくわからず、入稿後に再修正したりしてあわてました。文字の最低サイズは20Q、太さはミディアム程度がよいようです(書体が大きくなれば、ボールドやエキストラボールドも使えます)。最初は業者に教えてもらうといいでしょう。
色決めもたいへんでした。デザイン担当者からの色指定はあったのですが、色を指定してもモニターの色とプリンターの色は異なりますし、さらにこれを布に染めるとまた異なります。カラーチップがあれば良かったのですが、ないので、見本の色を出力し、その色見本を持って業者の事務所を訪ね布の色見本と付き合わせて決めました。おかげさまで多くの方からいい色だとおほめの言葉をいただき、残った120枚も大会後一ヶ月も経たずに完売しました。
制作を依頼したのはシフォーネというバンダナ、手ぬぐいなどの専門会社です。
53×53センチの標準的なバンダナサイズで、100枚~単価305円、200枚~250円、300枚~240円、500枚以上は見積り、これに捺染型代が1色につき21000円かかります。さらに1枚ずつOPP袋に入れると1枚につき12円プラス。
納期は40日ぐらい必要とのことでしたが、このときは頼み込んで1ヶ月弱で仕上げていただきました。大会前々日の納品という綱渡りでした。紙への印刷物のようなわけにはいきません。


郷土史に詳しいメンバーが先生役

ガイドの説明にはクイズのヒントが入っているので、皆さん聞くのに熱心

ガイドの説明にはクイズのヒントが入っているので、皆さん聞くのに熱心

ガイドには、参加者のコントロールだけでなく名所の解説を担当してもらいましたが、そのマニュアルを起草したのはメンバーの中で川越の郷土史に詳しいメンバーです。彼を先生役にし、試走会で解説してもらうとともに、川越に長く住んでいるメンバーから、ここは子供の頃はこうだったというようなエピソードを付け加えて練り上げました。
ガイドメンバーの中に石彫家がおり、その方の作品がコース上に展示されているというようなこともあって華を添えました。
ガイド担当者の中には、別途個人的にも2度試走した人もいたし、自分でさらに郷土資料にあたって知識を蓄えた熱心な人もいました。担当となると責任感も芽生えるし、やりがいも感じるのだと思います。
しかし、ガイド役の方には名所の解説だけでなく、参加者のコントロールや交通安全の注意などもしていただかなければならなかったので、ちょっと負担が重すぎたかも知れません。参加者が増えたら、ポイントとなる名所の解説については、市の観光施策として実施しているシルバーボランティア(ボランティア観光ガイド)などのお世話になるなどの方法を考える必要があるかもしれません。

ぞうきんが縫えるミシン能力

横断幕は補強して紐通しのハトメ。ミシンの直線縫いができればOK

横断幕は補強して紐通しのハトメ。ミシンの直線縫いができればOK
 

近くで見ると文字の縁がきたならしいが…

近くで見ると文字の縁がきたならしいが…
 

離れてみると美しい

離れてみると美しい

スタッフやガイドの目印は何にするか見当しましたが、これも一人のスタッフの奥様がミシンをかけてくれたゼッケンで解決しました。
今回はその方に布を提供していただきましたが、不要になった無地のシャツなどを集めて作れば費用がかかりません。
ミシン技術は、ぞうきんが縫える技術があればOKです。
今回は作りませんでしたが、私は横断幕やノボリを作ったことがあります。
横断幕は布幅いっぱいに使えば、縫うのは端末だけで済むのでそんなに難しくありません。張り紐を付ける孔はハトメです。生地屋さんでハトメ孔空け加工をしてくれるところもあるようです。ハトメ孔空けをしなければ、紐をつけたいところの生地を補強して短い紐を固定で縫いつけ、それに適宜必要な長さの紐を結びつけてもいいでしょう。
横断幕の場合、端末をループにし、そこに棒を通して棒の端に紐を結びつけて引っ張るという方法を見たことがあります。これだと幕がピンと晴れて具合がよさそうでした。
文字は小さければフェルトペンで塗るのが簡単ですが、色むらができないように丁寧にぬらなければなりません。
私が作成したときは大きかったので、布地も塗れる塗料を使いました。しかし、これがなかなか難物で、薄めすぎると生地ににじみすぎ、濃いと塗料が伸びないという具合でキレイに仕上げるのが容易ではありません。それでも間近に見ると、なんだこれはというできなのですが、離れてみるとキレイそのものです。あまり細かいことは気にせず塗るのがいいでしょう。

スタッフの日曜農園の収穫を賞品に

参加者が一同に会した場で盛り上がりが欲しいということで、一番最後にクイズによる川越検定コンテストをおこないました。問題はガイドの解説の中に滑り込ませて、ガイドの説明もよく聞いてもらおうという意図もあります。
正解率で順位をつけ、同得点の場合はじゃんけんで決着をつけるという趣向です。
その賞品は、実はスタッフが自宅の農園で育てた川越名物サツマイモをはじめとする野菜。まさに手作りの賞品ですが、今年は夏の暑さのため、野菜の収穫に苦労があったようです。野菜に限りませんが地元の特産品やスタッフの特技を活かした賞品が用意できると大会にも個性がでると思います。
領収書に押した印は消しゴムを彫ったゴム印です。

手作りのしようがなかったのは、ハンドマイク。やはり人が50人以上集まると、肉声だけでは十分に声が届きません。これはスタッフが所属する走友会が持っているハンドマイクを借用しました。今回は自動車を使用しませんでしたが、飛鳥名場合はあるでしょう。

残ったいくつかの課題

終了後の懇親会には一般参加者も多数参加していただいた

終了後の懇親会には一般参加者も多数参加していただいた

参加者にもスタッフにも好評だった催しでしたが、当初の目標を達成できない部分もありましたし、実際にやってみると、ああすれば良かったこうすれば良かったということが多々ありました。そんな反省点を点検してみたいと思います。

参加者数は少なくて良かった!?

当初の目標の約半数という参加者でしたが、終わってみると数が少なくて良かったというのが正直なところです。当初は15~20人ごとに一人のガイドが付く予定でしたが、参加者数が減ったために各グループごとにガイドを2人体制にしました。おかげで参加者全体に目が届きました。
フィニッシュ後に用意した銭湯入浴も、時差フィニッシュによって混雑が少なくなるように計算をしていましたが、もし参加数が倍になっていたらかなりの混雑が生じたと思われました。

延期、中止時はどうする!

大会は、実は予定していた10月10日ではなく、予備日としていた翌11日に実施しました。これは台風の接近による影響を危惧して延期したためです。
一般の大会でしたら当然実施というレベルと思われましたが、風雨の中を立ち止まり立ち止まりスロージョグしても楽しくなかろう、という判断で好天が確約されていた翌日に延期しました。
参加者への連絡はスムーズにできましたが、もしもっと規模が大きい場合だったらどうなるのか。延期によって都合が悪くなるスタッフもいることでしょう。
延期(あるいは中止)の場合についての広報、対策はしっかりとたてておく必要があります。

PRは不充分だった

メディアによるPRについては、事前には新聞の県版に掲載され、当日は地元テレビ局の取材が入り、後日には商工会議所の会報に紹介されました。しかし、広くPRするという点からみると不充分でした。実施日まで3ヶ月はほしいところです。
本大会の事前PRという目的から考えると、本大会の要項発表のすぐ後でかつ3~6ヶ月前にはPR活動を開始したいところでした。
地元へのPR効果と言うことからいうと、コース沿道の商店にポスター掲示を依頼し、地元PRをはかるとよかったでしょう。
参加者募集という面から考えると、現在応募方法として本流になっているエントリーサイトを活用しない手はありません。これは次ぎに述べる集金手段とも関係しています。

参加料の集金手段が大事

今回の参加料は、記念品代、入浴料を含めて1000円としました。参加料の納付は当日受付時としましたが、キャンセルについてのルールがあいまいでした。口頭申し込みで当日キャンセルという人もいました。参加者のキャンセルを減らすため、及び大会経費の安定的な確保のためには事前集金が必須だと思います。人気があって募集期間が長ければ入金をもって正式受付、とするのが至当でしょう。

入金受付法でもっとも簡単なのは郵便振替口座を開設してそこに振り込んでもらうのが良いと思います。開設方法は簡単です。印鑑と印鑑証明と自動車免許証などの本人確認書類を揃えて郵便局で手続きします。
郵便振込の有利な点は、振込料の安さです。ATM機を使用して自分でやると80円(3万円未満)でできます。そのかわり、受払通知票が届くまで営業日ベースで中1日かかること、入金のお知らせに1通120円かかります。

エントリーWEBサイトは便利

さらにおすすめしたいのが、いまや数多くのランナーがお世話になっている「スポーツエントリー」「RUNTES」のWEBサイトのエントリーシステムです。
これに登録することによって、広く大会PRもできますし、集金もかわってやってくれます。手数料は必要ですが郵便受払通知費用は不必要ですから、やや高いというレベルでしょう。
スポーツエントリーの場合、最低料金は[ランニングマガジンクリール提携/特別料金(ランニング・ロードレースのみ)]で、1エントリー100円(税別)。
RUNTESの場合、最低料金は100円(税別)。ただし、手数料総額が5000円に満たない場合は、5000円です。
両システムとも、途中報告などの提供を受けるなどのサービスが増えるにつれて料金が高くなったり基本料金がついたりします。詳しくはそれぞれのシステム運営会社にお問い合わせ下さい。
手数料はかかりますが、PRもできて集金の手間も軽減されることを考え合わせるとこのシステムを利用しない手はないと思います。

賛助金集めは失敗だったが行動は必要

米粒のような絵柄はランナー。ここに協賛企業のロゴをちりばめるつもりだったが…

米粒のような絵柄はランナー。ここに協賛企業のロゴをちりばめるつもりだったが…

経済的な面では、当初広告収入を予定していましたが、広告を集めている暇がなく、早々に諦めました。もっとも頑張ったところで募集人員100人のイベントに宣伝効果を見出してくれるかどうか疑問です。ただ、イベントの意義を認めてもらい、企業メセナ的発想で賛助していただく途はあると思います。
収支はバンダナの売上で間に合ってしまったので、苦労して賛助を求める必要はないだろうとも考えられるところですが、地元企業にもマラソン大会をPRし巻き込もうというのがこのイベントの趣旨の一つなので、これは十分に意義のあることなのです。集まる集まらないということにはそれほど拘泥する必要がないところが、お金がかからない手作り大会のいいところです。

競技性のある大会の場合は

「小江戸川越ファンランの集い」は競技ではないので、正確に距離を測ったりタイム計測をしたり着順判定をする必要がありませんでした。しかし、競技性のある大会にした場合は、こうしたことは重要になります。

距離測定は、自転車を使用した計測が陸上競技の競技・審判規定にもあり本格的です。
ルール通りには、とてもできないので、できる範囲で行うといいでしょう。自転車に距離計をつけ、距離が正確に分かっているところで調整し、その上でコースを走って測ります。
GPSの利用も考えられますが、GPS値はコーナーで大きく狂います(短く計測)から便宜的なものです。それほど距離に正確さを要しないならば、GPSや自動車、フットポッドなどによる計測でいいと思います。

簡易なタイム測定には、プリンター付きストップウォッチという機械が発売されていますが、それも3万円以上します。もっともいいと思われるのは、ストップウォッチソフトを使用することです。パソコンのファンクションキーがストップウォッチのボタン代わりになってラップやスプリットタイムを記録できます。ランナーのフィニッシュごとにタイムを記録して読み上げ、もう一人がそのランナーのナンバーを読み上げ、さらにもうひとりがそのナンバーを書き留めます。ランナーがまばらで余裕があるときには、ナンバーだけでなくタイムも書き留めておきます。
したがって、決勝審判には最低3人が必要だということになります。
パソコンは電源がないところならたっぷり充電しておいて、途中で切れないように、スリープ機能なども解除しておきましょう。
プリンタは、モバイルプリンタが用意できれば最高ですが、なければ電源を引く、車のバッテリーから変圧して汎用品を使うと言うことになります。

大会会場・入浴について

「小江戸川越ファンランの集い」はちょうど良いところに銭湯があり、ここを会場兼用としました。ご主人が話が分かる方で、営業時間外OK、大会延期で実施日が本来定休日になっても開けてくれるということで助かりました。
銭湯がなくても、最近はスーパー銭湯が各地にできていますし、体育館や競技施設にシャワー施設が付随している場合が多いので、そうしたところをあたると発見できると思います。
今回は別途会場を用意せずに済んでしまったのですが、参加者数が増えるとか近くに入浴施設がない場合などは、会場として使える会議室などが必要になると思います。これは更衣室や荷物置き場として使えます。
公民館や、文化センター、自治会集会所などそうした会議室は案外とあるものです。自治会集会所などは自治体のホームページにも載っていません。自治体のホームページに掲載されているような施設は早くに予約で埋まってしまう傾向がありますので、予約開始についての情報を仕入れておき、開催が決まったら感@圧を入れず予約を。もし埋まってしまっていたらそのエリアの自治会集会所などもあたってみるといいと思います。

どんな種類の大会にする?

大会や競技の種類も環境や目的に合わせて柔軟に考えましょう。

公園などの一周数キロの周回路なら、タイムレースの他に、長時間の時間走(設定した時間内に何周できるかを競う)競走が考えられます。

信号が多いところならファンランが無難でしょう。オリエンテーリング的な要素を加えてゲーム性を高めることも考えられます。

コースの沿道になにもないサイクリングロードなどなら、自己申告タイムレースが面白いと思います。時計を持たずに走り、走る前に申告したタイムに近い順に順位をつけるレースです。誰にも優勝、入賞のチャンスがあります。

最初は手作りから始まり、それが大きく育った大会はたくさんあります。ニューヨークマラソンも、ホノルルマラソンも青梅マラソンもそういう要素を持った大会です。本当によい大会は図らずとも大きく充実した大会に育つと思います。
「小江戸川越ファンランの集い」を振り返って発起人の間で確認したことは、この大会は大きくすることより、参加するのにプレミアムがつくような良い大会にしようということでした。次回の大会開催を楽しみにしています。
そして皆様にも、できる範囲で、集まる仲間で可能な大会を始めてみてください。あちこちに大会ができて呼んだり呼ばれたりする、そんなパーティー感覚の大会も楽しいと思いませんか。
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