接待の準備と心構え

接待の準備は、意外に神経を使うものです。下記に、おさえるべきポイントを紹介します。

1.セッティングと参加者選び
時期や規模、自社の参加者は上司の指示を待ちましょう。先方の参加人数は、相手方の窓口となる人に確認しましょう。

2.日時の決定
まず先方の日時の都合を確認してから、日時と場所の候補を上司に提出し、選択してもらいましょう。先方の都合を確認する際に、食べ物の好き嫌いがないか尋ねておくと、店とメニュー選びに失敗がないです。

3.場所(店)の決定
接待の成功のカギを握るのは、店選び。下記のポイントを満たす店が望ましいでしょう。
  • 距離(先方の会社や自宅からあまり遠い距離にないこと)
  • 営業時間(早く閉店する店はNG)
  • 個室の有無(親睦を深めるには、個室が最適)
  • 会社で接待の予算が決まっている場合は、予算内でおさまる店
  • 先方の好みの料理やアルコール(ワイン、ビール、地酒など)の種類が揃っていること
必ずしも高級なお店が最適とは限りません。お客様が望んでいそうな環境を考慮した店の設定が大切です。ポイントは、食べ物の好みは何なのか、お酒が飲めるとしたらどんな種類が好みなのかなど、日頃の会話からさりげなく相手の趣向を聞き出しておくことがコツです。

4.ご案内
日時と場所を記し地図を添えて、先方に送ります。メールでもFAXでも結構です。社内の参加者全員にも案内します。

5.前日と当日のマナー
前日には、接待するお客様や取引先と、お店の両方に確認の電話を入れておくのがよいでしょう。当日は、自社側の人間が全員先に到着し、下座で待つのがマナー。なお、帰宅時にはタクシーの手配をする必要もあります。タクシー代金やチケットは封筒に入れて準備しておきましょう。