依頼につながるメールのマナーとは

ビジネスメール

ビジネスメールで好印象を持たれるには?

フリーの立場で仕事をしていると、面識のない人に営業のメールを出すことも多いでしょう。メールには、手紙のような厳格なマナー・ルールは確立されていませんが、ビジネスの場ではある程度の“常識”が求められます。今回は基本的なビジネスメールの形を紹介しましょう。

メールの宛名・挨拶をどうするか

メールの本文の一番最初に来るのは、相手の名前です。会社名や部署名、相手の肩書きが分かれば入れておきます。もちろん「様」付きです。
いろは株式会社営業部部長 
山田太郎様
一行空けて簡単な挨拶文を入れます。

初めてメールを出す先なら
突然のメールで失礼いたします。
二度目以降なら
いつもお世話になっております。

一緒に仕事をしている間柄であれば、相手の労をねぎらう意味である「お疲れさまです」という一文も有効です。ただし、私自身は「ご苦労さまです」は使いません。これは目下の人に対する言葉とされるからです。メールの相手が社内でのポジションが低くても、外部者にとってはクライアントに変わりありません。取引先に対して「ご苦労さま」では失礼にあたると考えています。

またここで「謹啓 初冬の候、御社におきましては益々のご繁栄の段、心からお慶び申し上げます……」といった手紙の定形の書き出し文を入れたい!という人がいるかもしれません。メールでも相手が社長クラス、団体やグループの代表者である場合はたまに使うことがあります。私もこの常套句ではじまるメールを受け取ったことがありますが、いずれも相手の会社のトップレベルの方で、ビジネス成立時の挨拶メールでのことでした。このメールに対しては、私の方も「謹啓」からはじめるビジネス手紙の定型を取りました。もらったメールに対する返信では、挨拶文も相手のテンションに合わせておけば無難です。

さて挨拶文の次には、とっても大事なことを書きます。
それは……、

本文にも必ず自分の名前を入れる


宛名の記載と挨拶が終わったら、次は自分の名前を入れてください。メールに不慣れな人には、これがないことが結構多いのです。

メールにはヘッダが付きますし、また署名の自動添付機能を使えば文末署名で名前はわかります。だからといって本文で名前を名乗らないのは相手に対して失礼です。

特に初回メールでこのミスをやってしまうと「名無しの権兵衛に依頼する仕事はない!」とメールそのものをポイと捨てられてしまうかもしれません。特に何らかの募集をしているときであれば、先方には膨大なメールが届いている可能性が大です。沢山のライバルと比べられて、名乗り忘れだけで「社会的マナーがない」と判断されては、それまでの努力も水の泡です。

ここまでをまとめると、本文の最初はこのようになります。

いろは株式会社営業部部長 
山田太郎様

突然のメールで失礼いたします。
美縞ゆみ子と申します。

または、
いろは株式会社営業部部長
山田太郎様

いつもお世話になります。
美縞ゆみ子です。
となります。
では次に、本文を書くときのポイントを挙げましょう。

本文を書くときのポイント

本文は伝えたい用件を絞り込み、できるだけ簡潔に書きます。といっても、これが下手で頭が痛い、という人、いませんか? 文章作法で参考になるのは新聞です。簡潔で読みやすく、何を伝えたいかが明確です。日頃から良文に親しんでおけば自ずから文章力がつきますので、情報収集も兼ねて新聞は毎日読みましょう。

次に大切なのが敬語の使い方です。敬語が難しいと感じるのは、クライアントに対してどの程度であれば適切かが判別できないときでしょう。あまりにも過剰な敬語では慇懃無礼な印象になりますし、おざなりでは礼を欠くことになります。敬語について自信のない人は敬語に関する本を一冊手元に置いておくと良いでしょう。また手紙の文章例をまとめた本も実用的でお薦めです。

本文の内容はケースバイケースですが、営業メールの中でこれだけは書いてはダメ!という代表的な一文を挙げてみます。
何も経験がありませんが、やる気はあります。
「経験がない」ことを自分から主張する必要はありません。「やる気」はポイントになりません(誰でも言えますからね)。
夫が失業し家のローンもあって生活が苦しく大変です。
同情はされても仕事はもらえません。クライアントにとってはアナタの家庭の事情なんて関係ありませんから。
子どもがいます。
→先方から尋ねられない限り、子どもや同居している身内といった家族構成を自分から伝える必要はナシ。
何でもします。
→「何もできない」と言っているのと同じ。
何でもできます。
これも「何もできない」と見なされます。一番自信のある技術をドンとアピールした方が効果的です。

そして、もう一つ……、
頑張ります!
仕事ですから頑張るのは当然のこと。このセリフは具体的な依頼を受けたときのご挨拶に使いましょう。初対面メールや求人応募メールで連発すると安っぽく見られます。

ここで取り上げた一文は、決して耳障りの悪いものではありません。メールを書いている側は、むしろ謙虚な気持ちでいる場合が多いでしょう。自分としては誠意のあるところ示したつもりでも、メールではむしろマイナスとなります。クライアントが欲しいのは、客観的に判断できるあなたの能力です。過去の実績があればそれを出来るだけ詳しく、無いならば代わりにアピールできる技術を明確に書くよう心がけてください。

求人募集に応募する場合、記載する内容が定まっているなら、それに添って書けばOKです。

例えば
「住所/氏名/電話番号」とあれば
「福岡県◯◯市…/美縞ゆみ子/XXX-XXXX」という具合ですね。

求人募集の掲示板や人材バンクのサイトに掲載されているこの順番は、自分で勝手に変えないようにしましょう。

最後のシメは、やはり正攻法で

本文の最後に来るのは、これでしょうね。

どうぞよろしくお願い致します。

本文で存分に自分のことをアピールしたり、力の入った企画を書き連ねた最後はサラッと印象良く終わりたいものです。この他に本文の内容によっては、次のような一文も有効です。
ご検討くださいますよう、重ねてお願い申し上げます。
お時間のあるときに、お返事いただければ幸いです。
ご査収の程、よろしくお願い致します。

あくまでも相手に押しつけがましくない文章で締めてください。

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