ほとんどの電子メールソフトには、メールの重要度を示す機能があります。「最高」「高」「標準」「低」「最低」といった具合に五段階か、「高」「通常」「低」の三段階から選択できるようになっているです。通常は「標準（通常）」に設定されています。この場合ですと送信メールには何の印も付きません。日頃送る一般メールは、この設定でOKです。
仕事上、重要な用件をメールで伝える場合は「高」または「最高」を選択して設定します。このメールを送信すると、相手の受信ボックスのメール一覧表に何らかの印が付きますので、他のメールよりも先に読んでもらえる可能性が高くなります。Outlook Expressバージョン6なら「メッセージ」メニュー→「重要度」から選択するか、ツールボタンの「重要度」ボタンをプレスして付けたい印を選択してください。
ただし、この手法は頻繁に使ってはダメです。
私的な用事や自分の売り込みメールで「最高」の重要度を設定しては、相手に良い印象を与えません。また常に「最高」でメールを送ってくる人がいますが、これではホントに重要な用件のメールであっても「あ、この人はいつも最高に設定しているから」と見過ごされかねません。私の場合、「最高」に設定してメールを送るのは次のような場合です。
・思わぬトラブルが発生したとき
・緊急の連絡を入れたいとき
・契約に関する問い合わせ
「最高」「高」を設定されたメールを受信した場合は、他のメールよりも先に目を通すことは言うまでもありませんね。相手は“大切な用件だから必ず読んで欲しい”との考えで送ってきていますので、例え「了解しました」の一言でも、必ず返信はしてください。
| 一日に膨大な量のメールを受信しているクライアントも少なくありません。ビジネスメールでは用件によって件名や重要度を工夫し、相手の方に負担をかけないよう心がけましょう。 |
