定例ミーティング
情報共有のために定例ミーティングを開催する
社外の担当者とプロジェクトを組んで仕事をすることがあります。

物理的に離れたメンバーと仕事をしますので、情報共有が必要となります。そんな時どうされていますか?

例えば
・定例ミーティングを行う。
・必要な時に電話連絡をする。
・プロジェクト用のメーリングリストを開設する。
・複数の会社で共有できるグループウェアを導入する。

きめこまやかな情報共有を行うのなら、おすすめはグループウェアの導入です。

ただグループウェアを使うには設定が必要となります。また社内だけでなく外から活用できるよう設定するにはITに強い人材がいないと、なんともなりません。

また人材がいても次々とプロジェクトが立ち上がるような現場ですと、各社へ設定のため奔走したり、技術的な問い合わせなどで担当者がヘルプデスク状態となり自分の仕事ができなくなってしまいます。

メーリングリストの限界

中小企業支援センターへ建設業の経営者が相談に訪れました。

相談者:当社は工事の施工管理を行っており、いろいろな業者とプロジェクトを組んで仕事を進めています。今日はプロジェクトの情報共有でなにかよいお知恵はないか相談にきました。

アドバイザー:情報共有が必要な事業者の数はどれぐらいですか?

相談者:プロジェクトによって異なりますが、少ない場合で3社ほど、多いと10社ほどになります。また各社の担当者との情報共有ですので1社あたり1人か2人になります。プロジェクトの人数としては15人ぐらいが最高になります。
メーリングリストで情報共有
メーリングリストで情報を共有する

アドバイザー:今はどういう形で情報共有をされていますか?

相談者:プロジェクトごとに曜日を決め毎週、定例ミーティングを行っています。グループウェアを導入すればよいとは分かっているのですが小さな企業で自前のサーバーをもっておりませんし、ITに詳しい人材もいません。それで無料で使えるメーリングリストをプロジェクトごとに作って情報共有をしています。

アドバイザー:メーリングリストでは限界がありますか?

相談者:メーリングリストでもある程度の情報共有はできています。ただ基本的にメールですので、プロジェクトの様々な話題を一つのメールで議論する形になります。件名に【納期】、【コスト】などつけて工夫はしていますが話題がいくつもあると情報がさくそうしてしまうことがあり、どうしようかと悩んでいます。

ミクシーでグループウェア

アドバイザー:なるほど。メーリングリストではきめこまやかな情報共有ができないということですね。

相談者:テーマごとに掲示板を作る方法を考えましたが管理が大変になります。やはりグループウェアを導入しないといけませんか?

アドバイザー:グループウェアを導入するのが一番ですが、自前のサーバーがないとするとASP型のグループウェアといってグループウェアの機能を月単位で期間貸しするシステムの活用が考えられますね。

相談者:自社だけでなく、他社も含みますので課金管理が大変ですね。わが社は小さな企業なので、なるべく費用をかけない方法ってありませんか?

アドバイザー:情報共有ですがテーマごとに議論が出来ればいいのですか?

相談者:ええ、それが目的です。

アドバイザー:じゃあ、ミクシィでやりましょう。

相談者:ミクシィ!何ですかそれは?

アドバイザー:ミクシィとはソーシャルネットワーキングサイトです。

ソーシャルネットワーキングサイトとはいったい何でしょう? >>